お礼は必要?どう書けばよい?説明会のお礼メールと返信のマナー

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就活する学生に向けて企業が自社の事業内容などを説明するために開催されるのが説明会です。説明会について選考に影響はないと説明する企業は多く見られますが、実際には採用選考を進むために参加が必須となっている企業は少なくありません。そのため、就活中の学生は説明会に参加する機会は必ずあるといっても過言ではないでしょう。そのような説明会について参加した後には企業にお礼を伝えることが必要であると耳にしたことがある就活生もいるのではないでしょうか。そこで、説明会のお礼について知っておくべき基本のマナーを紹介します。

必須のマナー?説明会のお礼メールは出すべきなのか、出さなくてもよいのか

説明会に出席した後にお礼のメールを送ることはマナーのうえでは必須ではありません。また、お礼のメールを送った人が送らなかった人よりも採用選考で必ずしも有利になるということはないのが現状です。しかし、お礼のメールを送ることに意味がないというわけではありません。たとえば、説明会の質疑の時間に意味のある質問で積極的に参加して採用担当者に良い印象を与えている人がお礼のメールを送ると、さらに印象を強く残すことが可能となります。また、今後、書類審査や面接と採用選考が進められる中で他の人と同等評価で合否が迷われているときにも、お礼メールがプラスの効果を与えることもあります。お礼メールが志望の熱意の表れと判断されて評価が高まるということもあるからです。このような理由から、お礼メールはできる限り、出しておいた方が安心といえるでしょう。

お礼メールはテンプレを利用してもOK?

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説明会参加後にお礼のメールを送っておきたいと考えても、どのように書いていいのか悩んでしまうという人もいることでしょう。ビジネス文書を書くことに慣れていない人にとって便利なのがテンプレートです。お礼メールでテンプレを使用することは間違った方法ではありません。しかし、テンプレの原型となる文章がわかるような形でそのまま使用することは避けましょう。企業の採用担当者は毎年のように応募者から数多くのお礼メールを受け取っています。たくさんのメールを目にしたことがある経験の中から、似た内容の文書が書かれたメールはテンプレを使用していると気づかれてしまうことも少なくありません。そもそもお礼とは感謝の気持ちを伝える行為です。テンプレの文章をそのまま送るということは個人的な感謝の思いが一切含まれていないということになります。形だけのメール送信は逆に企業に悪い印象を与えることもあるので注意が必要です。

お礼メールの書き方の大切なポイントとは

説明会を開催してくれたことへのお礼のメールは企業の採用担当者に感謝の気持ちを込めて書くことが大切です。まず、文章は簡潔に書くことを心がけましょう。就職活動シーズンは企業の人事にとって忙しい時期となります。選考のスケジュールを管理し、各種イベントに参加し、数多くの説明会を行い、面接に向けた準備も行わなければいけません。このため、多忙な中でも読みやすいメールにすることが担当者への気遣いとなります。件名は一目で理解できるわかりやすい書き方にしましょう。説明会の開催日と送信者の大学名や名前を書きます。また、メールの本文ではただ感謝の言葉を述べるだけではなく、自己アピールにつながる内容を含ませることがポイントです。説明会で印象に残った点を挙げ、さらに入社志望の意欲が高まったという内容を書き入れるとよいでしょう。

説明会の案内をメールでもらったら?おさえておくべき返信のマナー

企業が開催する説明会の情報は就職情報サイトや学校の就職課、企業のホームページなどで知ることが可能です。しかし、企業にエントリーをしておくことで説明会の案内を早くにメールで受け取ることもできます。説明会の案内を受けた際に参加する意思がある場合には企業へその旨をメール返信することが必要です。参加の旨の返信を送る場合には、3つのポイントをおさえてきましょう。1つ目が件名は返信メールの内容が一目でわかる内容とすることです。参加を希望する説明会の日付や送信者の大学名と氏名は件名に必ず入れるようにしましょう。2つ目が送る期限です。特別な事情がない限りは説明会の案内メールを受信した後、24時間以内に返信するようにします。そして3つ目が誤字脱字なく送ることです。内容を十分に確認し、志望企業への熱意と真剣さを伝えましょう。

後悔のない丁寧な対応を!メールは中身のあるものを送ることが大切 1706_1_23(3)

数多くの応募者が動いている就職活動では形だけを取り繕った中身の薄い活動では志望する企業から内定を獲得することは難しいものです。説明会のお礼や案内メールの返信は定型の内容のみで送ることは避け、自己アピールとなるオリジナル性を出した内容で気持ちを込めて送るようにしましょう。

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