やまおか@28卒就活生
はい...。「いつでも大丈夫です」と書いていいのか、候補日を出すべきか迷っていて...。
えり@就活アドバイザー
いい質問です！候補日の出し方の型と、そのまま使える例文を丸ごと紹介しますね。これでスムーズに調整できますよ！
OB・OG訪問のアポイントが取れたら、次に行うのが日程の調整です。
この日程調整のやりとりは、地味ながら相手への配慮が表れる大切な場面です。
候補日の出し方ひとつで、「気が利く学生」という印象を与えることもできます。
27卒・28卒の皆さんの中には、「日程調整メールで候補日をどう出せばいいのか、何と書けば失礼にならないのか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
OB・OGは、仕事の合間に貴重な時間を割いてくれる相手です。
日程調整の進め方を誤ると、相手に手間をかけさせ、印象を下げてしまうこともあります。
この記事では、日程調整メールの基本構成・そのまま使える例文・やりとりのマナーを、初めての方にもわかるように徹底解説します。
正しい型さえ押さえれば、日程調整はスムーズに進みます。
ぜひ最後まで読み込み、自信を持ってやりとりに臨んでください。
目次［目次を全て表示する］
OB・OG訪問の基本マナー
例文を見る前に、まずはOB・OG訪問の連絡に共通する基本マナーを4つ押さえておきましょう。
日程調整では、相手の都合を最優先する姿勢が何より大切です。
この土台を意識すれば、自然と丁寧なやりとりになります。
まずは基本の考え方から確認していきます。
「貴重な時間をいただく」意識を持つ
OB・OGは、自分の業務を抱えながら、後輩のために時間を割いてくれています。
日程調整でも、「お忙しい中恐れ入ります」という低姿勢を保つことが大切です。
相手の都合を優先する姿勢が、文面ににじみ出ます。
自分の都合ばかりを主張するのは避けましょう。
相手の時間への敬意が、好印象の土台になります。
返信は24時間以内を目安に
日程調整のメールは、原則24時間以内に返信するのがマナーです。
返信が遅れると、相手は予定を確定できず困ってしまいます。
早めの返信は、それだけで丁寧で信頼できる印象を与えます。
すぐに詳細を返せない場合も、一報だけ入れておきましょう。
スピード感が、調整をスムーズにします。
送信する時間帯に配慮する
メールは、相手の営業時間内（平日の日中）に送るのが基本です。
深夜や早朝の送信は、配慮が足りない印象を与えかねません。
夜に書いた場合は、予約送信で翌朝に届くようにすると安心です。
相手の通知が鳴る時間帯まで想像しましょう。
時間帯への配慮が、細やかさを伝えます。
件名は変えず「Re:」のままで
日程調整は、最初のアポ依頼メールへの返信として続くことが多いものです。
その際は、件名を変えず「Re:」を残したまま送るのがマナーです。
これにより、相手はやりとりの流れを一目で追えます。
毎回新規メールで送ると、経緯が分かりにくくなります。
件名の扱いにも、配慮を示しましょう。
日程調整メールの基本構成と候補日の出し方
日程調整メールには、押さえるべき型があります。
特に候補日の出し方が、印象を左右する大きなポイントです。
基本の流れを確認しておきましょう。
順番に見ていきます。
候補日は自分から3つ以上提示する
日程調整では、学生側から候補日を3つ以上提示するのが基本です。
「いつでも大丈夫です」と相手に丸投げすると、相手にカレンダーを確認させる手間をかけてしまいます。
自分から候補を出すことが、相手への配慮になります。
候補日は、できるだけ幅を持たせて提示しましょう。
主体的な提案が、好印象につながります。
日時は幅を持たせて伝える
候補日は、「◯日終日」「◯日◯時以降」のように幅を持たせると親切です。
ピンポイントの時間だけだと、相手の選択肢が狭まります。
幅を持たせることで、相手が都合を合わせやすくなります。
所要時間の目安も添えると、相手は予定を立てやすくなります。
相手が選びやすい形を意識しましょう。
合わない場合の再調整も添える
提示した候補がすべて合わない可能性にも備えましょう。
「ご都合が合わなければ、改めて調整いたします」と一言添えると柔軟な印象になります。
相手も気兼ねなく別日を提案できます。
対面・オンラインの希望も、あわせて伝えると親切です。
配慮の一言が、調整をスムーズにします。
えり@就活アドバイザー
ポイントは「自分から候補日を3つ以上、幅を持たせて出す」こと。これだけで気が利く印象になりますよ！
やまおか@28卒就活生
「いつでも大丈夫」は逆に手間なんですね...。候補日を出すようにします！
えり@就活アドバイザー
その通りです！では、そのまま使える例文を見ていきましょう。
そのまま使える日程調整メール例文集
ここからは、シーン別にそのまま使える例文を紹介します。
基本は大学名・氏名・日時を自分の情報に置き換えるだけで使えます。
丸写しにせず、一言自分の言葉を添えると、より誠実な印象になります。
2つの代表的なシーンを見ていきましょう。
自分から候補日を提示する場合
相手から「ぜひお話ししましょう」と前向きな返信が来たら、自分から候補日を提示します。
このとき、候補日を3つ以上、幅を持たせて提示するのがポイントです。
所要時間の目安や、対面・オンラインの希望も添えましょう。
下記の例文を土台に作成してみてください。
候補日は箇条書きのように並べると見やすくなります。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（◯◯大学・氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
ご返信ありがとうございます。◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。お忙しい中、訪問のお願いをご快諾いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、下記の候補日時を挙げさせていただきます。ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）◯時以降 ・◯月◯日（◯）終日 ・◯月◯日（◯）◯時まで
所要時間は30分から1時間ほどを想定しております。対面・オンラインのいずれでも構いません。
上記でご都合が合わない場合は、改めて調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。何卒よろしくお願いいたします。
相手から提示された日程に返信する場合
相手のほうから候補日を提示してくれることもあります。
その場合は、できる限り相手の都合に合わせて返信しましょう。
提示された日時で問題なければ、感謝とともに快諾の返信をします。
確定した日時・場所・所要時間を、念のため復唱すると行き違いを防げます。
下記の例文を参考にしてください。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（◯◯大学・氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。◯◯大学の（氏名）です。
それでは、◯月◯日（◯）◯時に、◯◯にてお願いできますでしょうか。当日は何卒よろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、当日お会いできますことを楽しみにしております。
返信・やりとりのマナー
日程調整は、一度のメールで終わらず何度かやりとりが続くこともあります。
最後まで一貫した丁寧さを保つことが大切です。
やりとりのポイントを確認しておきましょう。
3つの点を押さえておきます。
相手の提示には柔軟に合わせる
相手が日時を提示してくれた場合は、できる限り合わせるのが基本姿勢です。
相手はわざわざ予定を調整してくれているため、細かな希望を優先するのは避けましょう。
どうしても難しい場合は、ただ断るのではなく代替案をセットで伝えます。
「その日は授業があり、◯日や◯日であれば終日空いております」といった形です。
柔軟な姿勢が、信頼につながります。
一往復ごとにお礼を添える
やりとりが続くなかでは、毎回の返信に感謝の一言を添えましょう。
「日程をご調整いただき恐縮です」といったクッションになる一言があると、丁寧な印象になります。
用件だけを送ると、事務的で素っ気なく感じられます。
自然な範囲で、感謝を表現しましょう。
温かいやりとりが、関係づくりにつながります。
日程確定後は前日に確認を
日程が確定したら、前日に確認のメールを送るとより丁寧です。
日時・場所（またはURL）・所要時間を再確認し、お礼を添えましょう。
前日の一報は、相手に安心感を与え、当日のすれ違いも防げます。
長文にせず、簡潔にまとめるのがコツです。
最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
えり@就活アドバイザー
相手が日時を出してくれたら、できる限り合わせる。これが調整の基本姿勢ですよ！
やまおか@28卒就活生
合わないときは代替案をセットで、ですね。前日確認も忘れないようにします...！
えり@就活アドバイザー
その配慮が好印象につながります！次は、つい多くの人がやってしまうNG例を確認しましょう。
日程調整でやってはいけないNG例・失敗パターン
ここでは、日程調整にまつわるよくある失敗パターンを紹介します。
いずれも事前に知っておけば確実に防げるものばかりです。
良いやりとりを目指す前に、まずは「やってはいけないこと」を避けるだけでも印象は変わります。
自分に当てはまっていないか、チェックしながら読み進めてください。
「いつでも大丈夫」と丸投げする
「いつでも大丈夫です」と相手に丸投げするのは、よくある失敗です。
一見柔軟に見えますが、相手にカレンダーを確認させる手間をかけてしまいます。
必ず自分から候補日を3つ以上提示しましょう。
主体的な提案が、配慮として伝わります。
返信が遅く、調整が長引く
返信が遅いと、相手は予定を確定できず困ってしまいます。
やりとりの途中でこちらの返信が滞ると、調整全体が長引きます。
原則24時間以内の返信を心がけましょう。
すぐ返せないときは、一報だけ入れておくと安心です。
確定した日時の認識がずれる
日時や場所の認識がずれると、当日のすれ違いにつながります。
確定の際は、日時・場所・所要時間を復唱して確認しましょう。
前日にも確認のメールを送ると、行き違いを防げます。
細かな確認が、トラブルを未然に防ぎます。
最も多い失敗が「いつでも大丈夫です」と相手に日程を丸投げすることです。一見気をつかっているようで、実は相手に予定確認の手間をかけています。必ず自分から候補日を3つ以上、幅を持たせて提示しましょう。
日程調整メールのよくあるQ&A
ここでは、日程調整メールについて、27卒・28卒の皆さんからよく寄せられる疑問にお答えします。
細かな不安を解消しておくことで、自信を持ってやりとりに臨めるようになります。
気になる項目から読んでみてください。
候補日はいくつ出せばいいですか？
3つ以上提示するのが基本です。
選択肢が多いほど、相手は都合を合わせやすくなります。
「◯日終日」「◯日◯時以降」のように幅を持たせるとより親切です。
少なすぎると、再調整の手間が増えてしまいます。
余裕を持って候補を出しましょう。
相手が候補日を出してくれた場合は？
相手が候補日を提示してくれた場合は、できる限り合わせましょう。
相手はわざわざ調整してくれているため、こちらの希望を優先しすぎないのがマナーです。
難しい場合は、代替案をセットで伝えます。
確定した日時は、復唱して確認すると安心です。
柔軟な姿勢が信頼につながります。
提示した候補が全部だめだったら？
提示した候補がすべて合わない場合は、改めて別の候補を提示しましょう。
「ご都合が合わず申し訳ございません。改めて候補を挙げさせていただきます」と添えます。
相手を責めるような表現は避けましょう。
柔軟に対応する姿勢が、好印象につながります。
焦らず、丁寧に再提示してください。
件名は新しく変えるべきですか？
日程調整は返信のやりとりなので、件名は変えず「Re:」を残すのが基本です。
これにより、相手はやりとりの経緯を一目で追えます。
毎回新規メールで送ると、過去のメールを探させる手間をかけます。
引用を残して返信すると、何への返信か明確になります。
件名の扱いにも配慮しましょう。
日程が確定したら何かすべきことは？
日程が確定したら、前日に確認のメールを送るとより丁寧です。
日時・場所（またはURL）・所要時間を再確認し、お礼を添えましょう。
前日の一報は、相手に安心感を与え、すれ違いも防げます。
長文にせず、簡潔にまとめるのがコツです。
最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
アプリのメッセージでも同じマナーですか？
媒体がアプリのメッセージ機能でも、基本マナーは変わりません。
候補日を自分から提示し、敬語で丁寧にやりとりしましょう。
アプリはやや簡潔でも許容されますが、くだけすぎは禁物です。
相手は社会人の先輩であることを忘れないようにしましょう。
丁寧さを基本に据えてください。
えり@就活アドバイザー
疑問は解消できましたか？「候補日は自分から3つ以上、相手の提示には柔軟に」が合言葉ですよ！
やまおか@28卒就活生
はい！例文を使って、候補日を幅広く出してみます...！
えり@就活アドバイザー
その調子です！最後に要点をまとめておきますね。
まとめ：候補日は自分から、相手の都合を最優先に
OB・OG訪問の日程調整は、相手への配慮が表れる大切な場面です。
ポイントは、自分から候補日を3つ以上、幅を持たせて提示することです。
「いつでも大丈夫」と丸投げせず、主体的に提案しましょう。
相手が日時を提示してくれた場合は、できる限り合わせるのが基本姿勢です。
確定後は前日に確認のメールを送り、すれ違いを防ぎましょう。
今日できる最初のアクションは、今回紹介した例文を土台に、自分の候補日を3つ書き出してみることです。
準備が整えば、スムーズに日程を調整できます。
OB・OG訪問は、相手への敬意とちょっとした気配りさえあれば必ずうまくいきます。
丁寧なやりとりで、訪問への第一歩を踏み出してください。
皆さんの就職活動を心から応援しています。
※本記事の情報は、各就活関連サイト・公式情報等を参考に作成したものであり、OB・OG訪問のマナーは企業・業界・相手や時期によって異なる場合があります。最終的な判断は、訪問先の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
えり@就活アドバイザー
OB・OG訪問の日程調整、候補日の出し方ひとつで印象が変わるんですよ！