【27卒向け】ES管理は文章のバージョン管理が正解！Notionで設問単位に蓄積する方法

本選考が本格化してくると、出すES(エントリーシート)の数が一気に増えて、「あれ、この設問、前にどこかの会社で書いた気がする」という瞬間が増えていないでしょうか？

5社、7社、10社と並行で書き始めた途端、ガクチカや志望動機の文章が頭の中でごちゃ混ぜになり、どの会社にどのバージョンを出したのかすら分からなくなる。

これは決して書き手の集中力の問題ではなく、ES管理の「やり方」そのものが古いから起きている現象です。

この記事では、ESを「書く」のではなく「設問単位で蓄積して組み合わせる」という新しい管理の考え方と、それをNotionで実現する具体的な手順を解説していきますので、ぜひ参考にしてください！

なぜ今、ES管理に「仕組み」が必要なのか

本選考が始まると、ES提出の同時並行数は想像以上に膨らみます。ここでは、なぜ昔ながらのやり方では追いつかなくなっているのかを整理していきます。

本選考期のES提出社数は想像より多い

本選考が始まると、就活生1人あたりのES提出社数は平均で20社前後になると言われています。

もちろん業界や志望度によって幅はありますが、本命5社・併願10社・滑り止め5社くらいの組み立てになると、結局これくらいの数字に落ち着きます。

そしてこの20社が、きれいに順番に来てくれるわけではありません。

多くの場合、3月から4月の数週間に、締切が団子状態でやってきます。

「来週までにあの会社、その3日後にこの会社、さらに翌週月曜にあの2社」といった具合で、頭の中のスケジュール感だけでは確実に取りこぼしが発生します。

ES1本あたりにかかる平均時間は3〜5時間と言われ、20本書けば単純計算で80時間以上の作業ボリュームです。

つまりES管理の問題は「作業量×締切密度×並行数」のかけ算で爆発しているということです。

「同じ設問でも会社ごとに微調整したい」というジレンマ

厄介なのは、同じ「ガクチカ」「志望動機」「強みと弱み」を聞かれても、会社ごとに微妙に書き分けたいと思ってしまうことです。

業界が違えば刺さるエピソードも変わるし、文字数制限が400字なのか600字なのか800字なのかでも、入れる要素を取捨選択しないといけません。

ベースは同じだけど、ちょっとだけ表現を変えたい。

この「ちょっとだけ違うバージョン」を保存しておきたいだけなのに、Wordファイルが20個できあがってフォルダがカオスになっていく現象は、就活生あるあるです。

「ガクチカ_A社_最終.docx」「ガクチカ_A社_最終_修正.docx」「ガクチカ_A社_本当に最終.docx」みたいなファイル名に心当たりがある方も多いのではないでしょうか。

これは管理ではなく、ただのファイル墓場です。

従来の管理方法の限界

多くの就活生は、ESをWord・Googleドキュメント・スマホのメモ・LINEのKeepあたりに分散して保存しています。

たしかに「とりあえず書く」だけならこれで足りるのですが、いざ後から「あの設問、過去にどう答えたっけ」と探そうとした瞬間に詰みます。

ファイル名で検索しても、中身が単純にコピペできる構造になっていなければ意味がありません。

しかも会社ごとの文字数制限・締切日・提出済みかどうかの状態管理は、別のスプレッドシートやLINEメモに書いてあったりして、情報が3〜4箇所に散らばっているのが普通です。

結果として「書く時間より探す時間の方が長い」という本末転倒な状態になります。

この記事の核心は、ESを1つのデータベースに集約して、設問×会社で組み合わせるという発想の転換です。

多くの就活生がやってしまうES管理の失敗パターン

仕組みを作る前に、まずよくある失敗パターンを知っておくと、自分が今どこで詰まっているかが見えてきます。ありがちな4つのパターンを紹介します。

失敗1：Wordファイルを会社ごとに作って収拾がつかなくなる

一番よく見るのが、会社ごとにWordファイルを作るパターンです。

「A社_ES.docx」「B社_ES.docx」と会社単位でファイルを切り、その中にすべての設問と回答を書いていくスタイルですね。

最初の3社くらいまでは成立するのですが、5社を超えたあたりから過去の回答にアクセスできなくなります。

「あのC社のガクチカ、D社にも流用したい」と思ったときに、C社のWordファイルを開いて該当箇所を探してコピーして、D社のファイルに貼り付ける、という手作業が発生します。

10社並行になると、開いては閉じ、開いては閉じを繰り返すだけで疲弊します。

そして致命的なのは、Wordファイル名で「ガクチカ」を検索しても、本文の中身までは引っかからないという点です。

失敗2：スプレッドシートに全部詰め込んで列が爆発する

次に多いのが、Googleスプレッドシートで全部管理しようとするパターンです。

1行=1社にして、列に「会社名・締切・志望動機・ガクチカ・自己PR・強み弱み」と並べていく形ですね。

このやり方は最初の発想としては悪くないのですが、セル内に長文を入れた瞬間に視認性が崩壊します。

志望動機400字をスプレッドシートのセルに突っ込むと、行の高さが伸びて、他の情報が見えなくなります。

かといって行の高さを固定すると、肝心の文章がセルの中に隠れて読めません。

さらに「同じ設問の別バージョン」を保存したくなった瞬間、列を増やすか別シートを作るかの選択を迫られて、結局カオスになります。

失敗3：締切と回答を別々の場所で管理して連動しない

3つ目は、締切管理は別のアプリでやっているパターンです。

ES回答はWord、締切はGoogleカレンダー、提出済みかどうかはLINEの自分宛てメモ、みたいに役割で分けてしまう。

これもよく見る失敗で、情報が3箇所に散らばっているので、どこか1つでも更新を忘れると一瞬で破綻します。

たとえばES提出が完了したのにカレンダーの予定を消し忘れて、後から「これってもう出したっけ?」と不安になる現象。

あるいは、カレンダーには締切が入っているのに、Wordの方を開く習慣がなくて気付いたら前日になっていた、という現象。

情報の置き場所が分かれた瞬間、それは管理ではなく分散保管です。

失敗4：書きながら考える状態から抜け出せない

最後は、毎回ゼロから書こうとしてしまうパターンです。

過去に書いた回答が手元にないので、新しい会社のESを書くたびに「私のガクチカってなんだっけ」「強みってどう表現してたっけ」と頭の中でゼロから組み立て直す。

これは精神的にもキツく、1社書くのに4〜5時間かかってしまう原因になります。

本来、ES執筆で時間をかけるべきは「会社ごとのカスタマイズ部分」であって、自分のエピソードや強みの再発掘ではありません。

過去の自分が書いたものを呼び出せる状態を作っておけば、執筆時間は半分以下に圧縮できます。

ここまでが「やってはいけない」の話で、ここから先は「ではどう管理するか」を具体的に見ていきます。

ES管理の新しい考え方：設問単位のバージョン管理

ここからが本題です。ESを管理する最適解は、会社単位ではなく「設問単位」で蓄積して、後から組み合わせるという考え方です。

「会社×設問」の発想を捨てる

多くの就活生が無意識に持っているのが「会社という箱の中にESがある」というイメージです。

A社のフォルダの中にA社のESがあって、B社のフォルダの中にB社のESがある、という縦割りの構造ですね。

この構造をいったんバラバラに分解して、設問という横軸で並べ直してみてください。

すると「ガクチカ」という設問の下に、A社向け400字バージョン、B社向け600字バージョン、C社向け800字バージョンが横に並ぶ状態が作れます。

こうすると、新しいD社のESを書くときも、過去の3バージョンを並べて見比べながら、一番近いものをベースに調整するだけで済みます。

ゼロから書く必要がなくなり、執筆時間が劇的に短くなります。

エンジニア発想のバージョン管理を就活に持ち込む

この発想は、エンジニアが使うGitというツールの「バージョン管理」の考え方とそっくりです。

Gitでは、1つのファイルに対して「このときのバージョン」「次のときのバージョン」「実験的に試したバージョン」を全部保存しておき、後から好きな状態を呼び出せるようになっています。

就活ESも同じで、「ガクチカ_2025年12月版」「ガクチカ_短縮400字版」「ガクチカ_リーダーシップ強調版」のように複数のバージョンを保存しておいて、新しい会社が出てきたときに最も近いものを選んで微調整する、という運用にすれば最強です。

難しく聞こえるかもしれませんが、Notionのデータベースを使えば、これは数クリックで実現できます。

1行=1バージョンとして保存していくだけです。

設問単位管理が生む3つの効果

ESを設問単位で管理すると、明確に変わる効果が3つあります。

1つ目は、執筆時間の短縮です。

過去の自分の最良のフレーズをすぐに呼び出せるので、毎回ゼロから書く負担がなくなります。

2つ目は、回答クオリティの底上げです。

過去の回答を見比べることで、自分の言い回しの癖や、より刺さりそうな表現が客観的に見えてきます。

3つ目は、面接対策との連動です。

ESに書いた内容は面接でそのまま聞かれるので、設問単位で蓄積していれば「この会社にはこのバージョンを出した」という記録が面接前の最強の復習資料になります。

1つの仕組みでESと面接両方に効くのが、設問単位管理の最大のメリットです。

【27卒向け】Notion就活ノートの作り方、OB訪問から面接振り返りまで検索できるメモ術

NotionでESを設問単位に分解する具体的な方法

ここからは実際にNotionでES管理データベースを構築する手順を解説していきます。難しい操作は一切なく、3つのプロパティさえ設定できればOKです。

ステップ1：ES回答データベースを作る

まずはNotionで新規ページを開き、「テーブル」ブロックを追加して新しいデータベースを作ります。

名前は分かりやすく「ES回答ストック」あたりにしておきましょう。

このデータベースは、1行=1つの回答バージョンという設計で運用します。

同じガクチカでも、A社向けに書いた400字版と、B社向けに書いた600字版は別の行として保存します。

最初は空っぽの状態でもOKで、新しいESを書くたびに行を増やしていけば自然に資産が溜まっていきます。

2週間も運用すれば、自分専用の「ES回答ライブラリ」のような状態ができあがります。

ステップ2：必須プロパティ5つを設定する

次に、データベースの列(プロパティ)を設定します。

必須なのは以下の5つです。

1つ目が「設問カテゴリ」で、ガクチカ・志望動機・自己PR・強みと弱みなどの選択肢から選べる「セレクトプロパティ」にします。

2つ目が「回答バージョン名」で、自分が後から識別しやすい名前を自由に入れる「テキストプロパティ」です。

3つ目が「文字数」で、Notionの数式機能で本文の文字数を自動カウントするように設定します。

4つ目が「使用企業」で、この回答を提出した会社名を複数選択できる「マルチセレクト」にします。

5つ目が「ステータス」で、下書き・完成・提出済みなどの状態を管理します。

この5つのプロパティを揃えるだけで、後の検索性とフィルタ機能がグッと使いやすくなります。

ステップ3：ビューを切り替えて使い分ける

Notionのデータベースは、同じデータを複数の表示形式で切り替えられるのが強みです。

ES管理では、最低3つのビューを作っておくと便利です。

1つ目は「設問カテゴリ別ビュー」で、ガクチカだけ・志望動機だけ、というふうにフィルタリングします。

新しい会社のESを書くときに、まずこのビューで過去の同じ設問の回答を一覧表示します。

2つ目は「ステータス別ボードビュー」で、下書き中の回答と提出済みの回答を視覚的に切り分けます。

3つ目は「会社別ビュー」で、特定の会社に出した回答だけをまとめて見られるようにしておきます。

面接前にこのビューを開けば、その会社に出したES全体を3秒で復習できます。

これらのビューはすべて、元のデータベース1つから生成されるので情報の二重管理は発生しません。

志望企業とESを紐づけて使い回す仕組み

設問単位の蓄積ができたら、次はそれを会社側からも引き出せるように紐づけます。ここがNotionの真骨頂となるリレーション機能の出番です。

リレーションで企業マスタとES回答をつなぐ

Notionには「リレーション」という機能があり、別のデータベース同士をリンクさせることができます。

具体的には、先ほど作った「ES回答ストック」と、別途用意した「志望企業マスタ」をリレーションでつなぐイメージです。

こうすると、企業マスタ側で「A社」を開いた瞬間に、A社に出したすべてのES回答が自動でリストアップされます。

逆に、ES回答ストック側で「ガクチカA社版」を開けば、紐づいているA社のページにワンクリックで飛べます。

この双方向リンクが効くと、就活情報が完全に一元化されて、もう探し物のために時間を使う必要がなくなります。

リレーション設定は数クリックで終わるので、Notion初心者でも問題なく扱えます。

「使い回しテンプレ」と「カスタマイズ部分」を分ける

運用のコツとして、ES回答ストックの中に「汎用ベース版」と「会社特化版」を分けて保存しておくと便利です。

汎用ベース版は、どの会社にも出せる前提で書いた標準形のガクチカや自己PRです。

これをマスター文章として持っておき、新しい会社のESが出てきたら、ベース版をコピーして「会社特化版」として複製します。

そして特化版の中で、その会社に合わせた業界用語や志望理由のカスタマイズだけを入れていくスタイルです。

こうすればベース部分は何度書き直しても劣化せず、特化部分の差分だけが各会社用に蓄積されていきます。

結果として、ベース版自体も他社のESを書きながらどんどん磨かれていく好循環が生まれます。

提出履歴を1行追加するだけで管理する

さらに運用を簡単にするコツが、「提出済みかどうか」をES回答ストック側のステータスで管理することです。

新しいES提出が完了したら、その回答行のステータスを「提出済み」に変えるだけ。

たったこれだけの操作で、企業マスタ側にも自動で「A社にはこの回答を提出済み」という情報が反映されます。

従来の管理方法だと「ES提出済みリスト」「未提出リスト」「下書きリスト」を別々に作る必要がありましたが、Notionなら1つのデータベースのステータス列だけで全部完結します。

運用ルールがシンプルなほど、就活が忙しくなっても続けられるので、この「ステータス1列で管理」というスタイルは強くおすすめします。

文字数制限の自動カウントとリアルタイムチェック

ES管理で意外と地味にストレスなのが、会社ごとに違う文字数制限です。Notionの数式機能を使えばこの問題もきれいに解決できます。

会社ごとに違う文字数制限という地獄

ESの文字数制限は、会社によって本当にバラバラです。

ガクチカひとつ取っても、300字・400字・500字・600字・800字と幅広く、しかも「○○字以内」「○○字程度」「○○字以上」と縛り方も違います。

同じ内容を書いていても、文字数制限が変わるたびに削るところと残すところを判断しなければなりません。

Wordで書いていれば文字カウント機能はありますが、いちいちステータスバーを見に行くのが地味に面倒です。

しかも複数バージョンを並行で書いていると、どのバージョンが何字なのかを一覧できません。

Notionなら、データベースの列に文字数を自動表示できるので、一覧画面でその場で全バージョンの字数が確認できます。

Notionの数式で文字数を自動カウント

Notionには「数式(formula)プロパティ」という機能があり、他のプロパティの値を使って自動計算させることができます。

ES回答ストックの「回答本文」プロパティに対して、数式プロパティで`length(prop("回答本文"))`と書くだけで、その行の文字数が自動表示されます。

関数を覚えなくても、Notionのテンプレートにあらかじめこの数式が組まれていれば、コピペで使い始められます。

これを設定しておくと、データベース一覧画面に「ガクチカA社版 412字 / ガクチカB社版 587字 / ガクチカC社版 798字」のように全バージョンの字数が並びます。

新しい会社の文字数制限が「500字以内」と分かったら、その瞬間に「412字版を流用しよう」と判断できます。

探す時間も数える時間もゼロになるのが、この仕組みの強さです。

制限超過を視覚的に警告する

もう一歩進んだ使い方として、「文字数制限を超えていたら赤く表示する」という仕組みも作れます。

各回答行に「目標文字数」というプロパティを追加しておき、数式で「実際の文字数 > 目標文字数」のときに警告マークを出すように設定します。

たとえば400字制限のESに対して405字書いてしまったら、画面上で警告が出るので、提出前に削るべきポイントが瞬時に分かります。

逆に「最低300字」の指定で290字しか書けていない場合も警告が出るので、書き足す必要があると気付けます。

こうした「ミスを未然に防ぐ仕組み」を1回作っておけば、ES提出直前のヒヤリハットがほぼゼロになります。

細かい話に見えますが、20社並行でESを書いていると、こういう小さな安心感の積み重ねが精神的余裕を生みます。

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提出前チェックと提出後の振り返りログ

仕組みを作ったあとは、提出前のセルフチェックと提出後の振り返りをルーティン化することで、ESの精度と通過率がさらに上がっていきます。

提出前に必ず確認したい5項目

ES提出の直前に必ずチェックしたい項目は5つあります。

1つ目が「文字数が制限内に収まっているか」で、これは数式プロパティで一目で分かります。

2つ目は「会社名の表記ミスがないか」で、本文中に書いた会社名や事業名が正しいかを必ず確認します。

3つ目は「他社の話を引きずっていないか」で、コピペベースで書いていると、たまに別の会社向けのフレーズが残っていることがあります。

これは本当によくあるミスで、面接で「なぜ弊社で書いたはずのESに他社名が出てくるのですか」と聞かれた話を耳にすることもあります。

4つ目は「設問の聞かれ方に正面から答えているか」で、過去のバージョンを流用すると微妙に聞かれ方が違うことがあります。

5つ目は「誤字脱字」で、Notion単体では校正機能が弱いので、提出前にコピーしてGoogleドキュメントに貼ってチェックする運用がおすすめです。

提出後の「振り返りメモ」を1行で残す

ESを出したら終わり、ではなく、「振り返り1行」をその場でデータベースに残しておくと後から効きます。

たとえば「この設問は400字制限のわりに書きやすかった」「この会社向けに志望動機を書き直したのは正解だった気がする」みたいな、ちょっとした感想で十分です。

これを続けていると、自分にとってどの設問が書きやすくて、どの会社向けの調整が手応えあったかが見える化されてきます。

ES100本の経験が、ただの提出履歴ではなく「自分のES作戦データベース」として蓄積されるイメージです。

振り返りを書く時間は1分かからないので、ES提出直後の余韻が残っているうちに済ませてしまうのがコツです。

記憶が新鮮なうちに残す情報は、後から書き起こす情報の3倍くらいの価値があります。

面接対策との連動を最大化する

ESに書いた内容は、ほぼそのまま面接で深掘りされます。

つまり、提出済みのES回答ストックは、そのまま面接の想定問答集になるということです。

面接前日に「会社別ビュー」を開けば、その会社に出したES全体が3秒で表示されます。

そこで自分が書いた回答を読み返しながら、「この一文を聞かれたらどう答えるか」を頭の中でシミュレーションするだけで、対策の質が一気に上がります。

従来の管理だと面接前にWordファイルを開いてスクロールして探す手間がありましたが、Notionなら1クリックで全回答が並ぶので、移動時間や直前の数分でも復習できます。

ES管理の仕組みが、そのまま面接対策の仕組みになるのが、設問単位管理の真の強みです。

ES管理に関するよくある質問

ここまでの話を踏まえて、就活生から実際に聞かれることが多い質問に答えていきます。Notionが初めての方も気になる点が多いはずです。

Q1. Notionを使ったことがなくても本当に作れますか？

結論から言うと、完全に未経験でも問題なく作れます。

Notionは登録から最初のページ作成まで5分もかからず、操作もドラッグ&ドロップが中心です。

ただし、ゼロからデータベースを設計するとなると、どんなプロパティが必要かを考える時間がそれなりにかかります。

本記事で解説した5プロパティ・3ビューの構成も、自力で組もうとすると30分〜1時間ほどかかると思っておいてください。

その時間を節約したい場合は、就活市場が配布している完成済みテンプレートをコピーするのが最短ルートです。

登録後の画面でテンプレートを「複製」ボタン1つで自分のNotionに取り込めるので、初日からすぐ使い始められます。

Q2. ESの内容を全部Notionに入れて、情報漏れの心配はないですか？

Notionの個人ワークスペースは本人しかアクセスできない非公開設定がデフォルトです。

明示的に「Webに公開」「他のユーザーを招待」を選ばない限り、外部から見られることはありません。

パスワードログインに加えて2段階認証も設定できるので、Wordファイルをデスクトップに置いておくよりむしろ安全とも言えます。

ただし、共有リンクを友達に渡すときは「リンクを知っている全員に公開」設定になっていないかだけ要注意です。

志望動機や個人情報を含むESを共有するときは、念のため共有相手をメールアドレス指定で限定することをおすすめします。

普段の運用では、自分のアカウント内だけで完結させていれば情報漏れの心配はほぼありません。

Q3. 全部書き終わったESはどこに最終保存しますか？

提出したESの最終バージョンは、Notion上にそのまま残しておくのがベストです。

ステータスを「提出済み」に変更し、提出日と提出先企業をプロパティに記録すれば、それ自体が提出記録になります。

WordファイルやPDFとして別途保存する必要はありませんが、念のためバックアップが欲しい人はNotionの「エクスポート」機能でPDF化できます。

面接対策の段階で「あのとき何を書いたっけ」と振り返るときも、Notion上で検索すれば一発で出てきます。

提出済みES = 面接対策資料という発想で、データベースの中で資産として残し続けるのが正解です。

就活が終わるまで、その情報が自分の最強の味方になります。

まとめ

本選考期に20社前後のESを並行で書く27卒就活生にとって、ES管理は「書く力」と同じくらい重要なスキルになっています。

従来のWordファイル分散・スプレッドシート列爆発・情報の散らばりという失敗パターンから抜け出すカギは、ESを設問単位でバージョン管理するという発想の転換です。

Notionなら、5つのプロパティと3つのビューを設定するだけで、設問別・会社別・ステータス別に自由に切り替えられるES回答データベースが作れます。

文字数の自動カウントや、企業マスタとのリレーションを組み合わせれば、書く時間も探す時間も大幅に短縮できます。

そして提出済みのES回答は、そのまま面接対策の最強の資料として再利用できます。

1つの仕組みでES執筆と面接対策の両方が回るのが、設問単位管理の最大のメリットです。

ゼロから自分で設計するのは大変なので、まずは就活市場が配布している無料のNotion ES管理テンプレートを取り入れて、本選考の山場を効率よく乗り切ってみてください。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート