やまおか@28卒就活生
はい...。宛名のあと、何から書き始めればいいのか毎回迷って、用件にたどり着く前に時間がかかってしまって...。
えり@就活アドバイザー
その迷い、よくわかります！書き出しには「宛名→挨拶→名乗り→用件への入り方」という型があるので、これを覚えればもう手が止まりません。例文つきでがっつり紹介していきますね！
就活が本格化すると、企業へメールを送る機会が一気に増えてきます。宛名を書いたあと、「次に何を書けばいいんだろう」と書き出しで手が止まってしまった経験はありませんか。
27卒・28卒として就活に臨む皆さんの中には、「いきなり用件を書いていいのか」「挨拶や名乗りはどう入れるのが正解なのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
メールの書き出しは、本文を読み始める相手が最初に目を通す部分です。書き出しの数行で、丁寧さや誠実さの印象が決まることもあります。
とはいえ、書き出しには決まった型があります。型さえ覚えてしまえば、毎回ゼロから悩む必要はなくなります。
この記事では、就活メールの書き出しの組み立て方とそのまま使える例文を、シーン別に徹底解説します。
正しい型を一度身につければ、書き出しで迷うことはなくなります。ぜひ最後まで読み込み、自信を持って一文目を書き始めてください。
目次［目次を全て表示する］
【就活メール】まず押さえる基本マナー（宛名・件名・署名・本文構成）
書き出しの話に入る前に、すべての就活メールに共通する4つの基本パーツを確認しておきましょう。それが「宛名」「件名」「本文構成」「署名」です。書き出しはこの本文構成の入り口にあたる部分なので、まずは全体の型を押さえておくと理解がスムーズになります。土台となる基本マナーから見ていきましょう。
宛名は「会社名＋部署名＋担当者名＋様」が基本
宛名は本文の一番上に書く、最初に目に入る部分です。「〇〇株式会社 人事部 △△様」のように、会社名・部署名・担当者名・様の順で正式名称で記載しましょう。
会社名は「(株)」と略さず、「株式会社」と書くのがマナーです。
ここで注意したいのが、「御中」と「様」は併用しないというルールです。担当者名がわかるなら「人事部 △△様」、名前がわからない場合は「人事部 採用ご担当者様」とするのが無難です。
件名は「用件＋大学名＋氏名」で一目でわかるように
採用担当者は1日に何十通ものメールを受け取っています。件名を見ただけで「誰からの・何の連絡か」がわかることが重要です。
「会社説明会についてのご質問（〇〇大学・就活太郎）」のように、用件・大学名・氏名をまとめて入れましょう。
件名が空欄だと、迷惑メールと間違われたり後回しにされたりする原因になります。一目で内容が伝わる件名を心がけてください。
本文は「宛名→挨拶・名乗り→用件→結び→署名」の順
就活メールの本文には、決まった並び順があります。上から「宛名」「挨拶・名乗り」「用件」「結びの言葉」「署名」の順に並べるのが基本の型です。
このうち「宛名→挨拶・名乗り→用件への導入」までが、本記事で扱う書き出しにあたる部分です。
並び順さえ守れば、内容が整理されて読みやすいメールになります。まずはこの型を頭に入れておきましょう。
署名は大学名・学部・氏名・連絡先を毎回付ける
署名は、メールの末尾に「自分が何者か」を示すビジネスメールの基本マナーです。就活生でも、すべてのメールに付けるのが望ましいとされています。
記載する情報は、大学名・学部・学科・氏名（ふりがな）・電話番号・メールアドレスが基本です。
就活メールの書き出しの基本（宛名→挨拶→名乗り→用件への入り方）
就活メールの書き出しは、「宛名→挨拶→名乗り→用件への導入」という4つの流れで組み立てるのが基本です。この順番を守るだけで、丁寧で読みやすい書き出しになります。ここでは、それぞれのパーツで何を書けばよいのか、一つずつ具体的に解説していきます。型を覚えれば、どんなシーンでも応用が利きます。
挨拶は「お世話になっております」が基本
宛名を書いたら、本文の最初の一文には挨拶を置きます。一般的に使われるのが「お世話になっております」です。
面識がまだない初めての相手には、「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」とすると、より自然な書き出しになります。
この一言があるだけで、メール全体が丁寧で礼儀正しい印象になります。挨拶を飛ばしていきなり用件に入るのは避けましょう。
名乗りは「大学名＋学部＋氏名」をセットで
挨拶のすぐあとには、自分の名乗りを置きます。「〇〇大学〇〇学部の就活太郎と申します」のように、大学名・学部・氏名をセットで伝えるのが基本です。
採用担当者は多くの学生とやり取りをしています。名乗りが省かれていると、誰からのメールか判断するのに手間がかかってしまいます。
書き出しでは、挨拶と名乗りをひと続きで書くのが定番です。「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎です」という形を覚えておきましょう。
名乗りのあとは「用件への導入」で自然につなぐ
挨拶と名乗りを書いたら、いきなり本題に飛び込むのではなく、ひとことクッションを置いて用件へつなぐと自然です。これが「用件への導入」にあたります。
たとえば「先日は〇〇の機会をいただき、ありがとうございました」や「〇〇の件でご連絡いたしました」といった一文です。
この導入があると、読み手が用件を受け取る心の準備ができます。挨拶・名乗りから用件へ、なめらかにつなぐのが書き出しのコツです。
書き出しの型は「お世話になっております。（挨拶）→〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。（名乗り）→〇〇の件でご連絡いたしました。（用件への導入）」の3ステップです。
えり@就活アドバイザー
「挨拶→名乗り→用件への導入」、この3ステップを覚えれば書き出しはもう怖くありませんよ！
やまおか@28卒就活生
順番が決まっていると安心です...！でも、初めての相手と2回目以降だと、書き出しは変えたほうがいいんでしょうか？
えり@就活アドバイザー
いいところに気づきましたね！初回と2回目以降で少し変わるんです。次でしっかり解説していきますね。
初回と2回目以降の書き出しの違い
就活メールの書き出しは、初めて連絡する相手か、すでにやり取りが続いている相手かで少し変わります。違いは主に「挨拶の言葉」と「名乗りの詳しさ」です。ここを使い分けられると、自然で違和感のないメールになります。ここでは、初回と2回目以降それぞれの書き出しのポイントを整理して解説します。
初回は「初めてご連絡いたします」で丁寧に
まだ一度もやり取りをしていない相手への初回メールでは、「お世話になっております」より「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」のほうが自然です。
まだお世話になっていない段階なので、いきなり「お世話になっております」だと少し違和感が出る場合があります。
初回は名乗りも省かず、大学名・学部・氏名をフルで伝えましょう。「〇〇大学〇〇学部の就活太郎と申します」と丁寧に名乗るのが基本です。
2回目以降は「お世話になっております」が定番
一度やり取りをした相手や、説明会などで接点があった相手への2回目以降のメールでは、「お世話になっております」が定番の挨拶になります。
すでに関係が始まっているので、この挨拶が最も自然です。
名乗りも「〇〇大学の就活太郎です」と、初回よりやや簡潔にして問題ありません。ただし名乗りを完全に省くのは避け、毎回どこの誰かは明示しましょう。
やり取りが続くときは相手が思い出せる工夫を
同じ相手と何度もメールを往復する場合でも、書き出しの名乗りは省略しないのが無難です。担当者は多くの学生とやり取りをしているため、毎回どこの誰かを示すと親切です。
必要に応じて「先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました」のように、前回の接点に触れる一言を添えると、相手も状況を思い出しやすくなります。
相手の手間を減らす配慮が、丁寧な書き出しの本質です。
シーン別の書き出し例文（問い合わせ／返信／お礼／お詫び）
書き出しの型は同じでも、シーンによって挨拶や用件への導入の言い回しは少し変わります。ここでは「問い合わせ」「返信」「お礼」「お詫び」という代表的な4つのシーン別に、そのまま使える書き出し例文を紹介します。〇〇部分はご自身の情報に置き換えて活用してください。型を押さえれば応用は簡単です。
問い合わせメールの書き出し例文
説明会や選考について質問したいときの問い合わせメールでは、丁寧な挨拶と名乗りのあと、何について聞きたいのかを早めに示すのがポイントです。
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：会社説明会についてのご質問（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
初めてご連絡いたします。
〇〇大学〇〇学部の就活太郎と申します。
貴社の会社説明会について、お伺いしたいことがありご連絡いたしました。
返信メールの書き出し例文
企業からのメールに返信するときは、まず「ご連絡ありがとうございます」と返信できたことへのお礼から入ると自然です。件名は「Re:」を残したまま返信しましょう。
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：Re:面接日程のご案内（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。
〇〇大学の就活太郎です。
このたびは面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
お礼・お詫びメールの書き出し例文
面接や説明会のあとのお礼メールでは、書き出しでお礼の気持ちを早めに伝えます。お詫びメールでは、まずお詫びの一言から入るのが基本です。
以下はそのまま使えるお礼の例文です。
お世話になっております。
〇〇大学の就活太郎です。
本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
以下はお詫びの書き出し例文です。
お世話になっております。
〇〇大学の就活太郎です。
先ほどお送りしたメールに誤りがあり、お詫びを申し上げたくご連絡いたしました。
えり@就活アドバイザー
シーンが変わっても「挨拶→名乗り」までは同じ。あとは導入の一言を変えるだけでいいんですよ！
やまおか@28卒就活生
そう考えると、ぐっとラクになります...！導入の一言って、どう書けば用件にうまくつながるんでしょう？
えり@就活アドバイザー
まさにそこが書き出しの肝です！用件へスムーズに入るコツ、次で詳しく紹介していきますね。
用件へスムーズに入る導入の一言のコツ＋例文
書き出しで意外と差がつくのが、名乗りから用件へつなぐ「導入の一言」です。ここがうまく書けると、用件が自然に伝わり、読みやすいメールになります。逆に、ここで詰まると本文全体がぎこちなくなりがちです。ここでは、導入の一言を作るコツと、そのまま使えるフレーズ例を紹介します。
「何の件か」を最初に示すと伝わりやすい
導入の一言で大切なのは、「このメールは何についての連絡なのか」を早めに示すことです。最初に用件のテーマがわかると、相手は内容を理解しやすくなります。
たとえば「〇〇の件でご連絡いたしました」「〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました」のように、用件の方向性を一言で添えます。
この一文があるだけで、読み手の負担がぐっと減り、丁寧で分かりやすい印象になります。
シーン別・導入の一言フレーズ集
導入の一言は、シーンごとに使える定番フレーズを覚えておくと便利です。状況に合わせて選ぶだけで、自然な書き出しが完成します。
・問い合わせ：「〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。」
・日程調整：「面接日程について、ご相談させていただきたくご連絡いたしました。」
・お礼：「本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
・返信：「このたびは〇〇のご連絡をいただき、ありがとうございます。」
・お詫び：「先ほどのメールに誤りがあり、お詫び申し上げたくご連絡いたしました。」
こうしたフレーズをいくつか手元に持っておくと、どんな場面でも書き出しに迷わなくなります。
【就活メール】書き出しでやりがちなNG・失敗例
書き出しは短い部分ですが、ちょっとした油断で印象を下げてしまう失敗が起こりがちです。ここでは、就活生がやりがちな書き出しのNGパターンを4つ取り上げます。どれも知っておけば簡単に防げるものばかりなので、送信前のチェックに役立ててください。書き出しが整うだけで、メール全体の印象が変わります。
挨拶や名乗りを省いていきなり用件に入る
宛名のあと、挨拶も名乗りもなくいきなり用件から書き始めてしまうのは避けたい失敗です。誰からの連絡か分からず、唐突な印象を与えてしまいます。
「お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です」の一行を入れるだけで、印象は大きく変わります。書き出しの挨拶・名乗りは省略しないようにしましょう。
挨拶と名乗りはワンセットで必ず入れる習慣をつけましょう。
「お疲れ様です」など社内向けの挨拶を使う
「お疲れ様です」は、本来は社内の人同士で使う挨拶です。就活生が企業の採用担当者に対して使うと、距離感を間違えた印象になってしまうことがあります。
書き出しの挨拶は「お世話になっております」、初回なら「初めてご連絡いたします」が無難です。
相手は社外の目上の方であることを意識して、挨拶の言葉を選びましょう。
名乗りで大学名や氏名が抜けている
名乗りはしているものの、「就活です」のように氏名だけ、あるいは大学名だけになっているケースも見られます。これでは相手が誰からの連絡か特定しづらくなります。
名乗りは「〇〇大学〇〇学部の就活太郎です」と、大学名・学部・氏名をセットで伝えるのが基本です。
特に初回は省略せず、フルネーム＋大学・学部まで丁寧に名乗りましょう。
砕けた書き出しや絵文字・顔文字を使う
友人へのメッセージの感覚で、「こんにちは！」といった砕けた挨拶や、絵文字・顔文字を使ってしまうのも避けたいところです。ビジネスメールとしてふさわしくない印象を与えます。
書き出しに限らず、就活メール全体で絵文字や顔文字、過度な記号は使わないのが基本です。
あくまで丁寧で落ち着いた文面を心がけ、誠実さが伝わる書き出しを意識しましょう。
えり@就活アドバイザー
書き出しのNGは「挨拶・名乗りの抜け」と「砕けた表現」がほとんど。どちらも意識すれば一瞬で防げますよ！
やまおか@28卒就活生
「お疲れ様です」、うっかり使いそうでした...。これからは「お世話になっております」で統一します。
えり@就活アドバイザー
その意識があれば大丈夫です！残りの疑問も、Q&Aで一気に解消していきましょう。
【就活メール】書き出しのよくあるQ&A
ここでは、就活メールの書き出しについて、就活生からよく寄せられる疑問にお答えします。書き出しのマナーには「諸説ある」ものもあるため、迷ったときの判断材料として参考にしてください。基本の型さえ押さえておけば、たいていの場面に対応できます。
「お世話になっております」は初回でも使っていいですか？
まだ一度もやり取りをしていない相手への初回メールでは、「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」のほうが自然とされています。
まだお世話になっていない段階で「お世話になっております」を使うと、人によっては違和感を覚える場合があるためです。
ただし、説明会への参加など、何らかの接点があった場合は初回でも「お世話になっております」で問題ないことが多いです。関係性に応じて使い分けるのが安心です。
毎回名乗る必要はありますか？
同じ相手と何度もやり取りをする場合でも、書き出しでの名乗りは毎回入れるのが無難です。採用担当者は多くの学生と並行してやり取りをしているためです。
名乗りがないと、誰からのメールかを確認する手間が相手に発生してしまいます。
2回目以降は「〇〇大学の就活太郎です」と簡潔にしてかまいませんが、どこの誰かが分かる名乗りは省略しないようにしましょう。
書き出しはどのくらいの長さが適切ですか？
書き出しは長すぎず、挨拶・名乗り・用件への導入をあわせて3〜4行程度が目安です。簡潔にまとめるほうが読みやすくなります。
丁寧にしようとして前置きが長くなると、かえって用件が伝わりにくくなってしまいます。
「お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です。〇〇の件でご連絡いたしました」のように、テンポよく用件へつなぐのが理想です。
返信のときも宛名や挨拶は毎回書きますか？
返信の場合も、宛名と挨拶・名乗りは基本的に毎回書くのが丁寧とされています。本文が続いていても、書き出しの型は省略しないのが無難です。
ただし、短いやり取りが何度も往復するような場面では、宛名を簡略にしたり挨拶を短くしたりする調整は許容される傾向があります。
迷ったときは丁寧側に寄せ、宛名・挨拶・名乗りは入れておくと安心です。
「いつもお世話になっております」と「お世話になっております」の違いは？
どちらも就活メールで使える挨拶ですが、「いつもお世話になっております」は、何度かやり取りが続いている相手に対してより自然な表現です。
初回や、まだ数回しかやり取りがない段階では、シンプルに「お世話になっております」で十分です。
厳密なルールがあるわけではないので、どちらを使っても失礼にはなりません。関係性に合わせて選びましょう。
名乗りに「ふりがな」は書いたほうがいいですか？
書き出しの名乗りでは、ふりがなは必須ではありません。「〇〇大学の就活太郎です」と漢字で名乗れば十分です。
ふりがなは、メール末尾の署名欄で「就活 太郎（しゅうかつ たろう）」のように添えるのが一般的です。
珍しい読み方の名前の場合は、署名でふりがなを示しておくと、相手が読み方に迷わず親切です。
【就活メール】書き出しのまとめ
ここまで、就活メールの書き出しのマナーと例文を解説してきました。最後に、押さえておきたいポイントを振り返ります。
書き出しは「宛名→挨拶→名乗り→用件への導入」という型で組み立てるのが基本です。
挨拶は「お世話になっております」、初めての相手なら「初めてご連絡いたします」が無難です。名乗りは「〇〇大学〇〇学部の就活太郎です」と、大学名・学部・氏名をセットで伝えましょう。
名乗りのあとは「〇〇の件でご連絡いたしました」と用件への導入を一言添えると、本題へなめらかにつながります。
今日からできる第一歩として、まずは自分の定番の書き出し3行をメモに用意しておくことをおすすめします。これだけで、毎回ゼロから悩むことがなくなります。
書き出しは、あなたの誠実さと丁寧さが最初に伝わる大切な部分です。正しい型を覚えて、自信を持って書き始めましょう。あなたの就活がうまくいくよう、心から応援しています。
えり@就活アドバイザー
「挨拶→名乗り→用件への導入」、この型を覚えればもう書き出しで止まりませんよ！
やまおか@28卒就活生
はい...！もう書き出しで手が止まらなさそうです。さっそく定番の3行をメモしてみます。ありがとうございました！
えり@就活アドバイザー
その意気です！自信を持って送ってくださいね。応援しています！
※本記事の情報は、各就活関連サイト等を参考に作成したものであり、メールのマナーや表現は企業・業界・状況によって異なる場合があります。最終的な判断は、応募先企業の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
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えり@就活アドバイザー
就活メールって、本文の「書き出し」で手が止まってしまうこと、ありませんか？