やまおか@28卒就活生
はい...。予約のメールも不安ですし、急に行けなくなってキャンセルするときなんて、どう書けば失礼じゃないのか全然わからなくて...。
えり@就活アドバイザー
その不安、よくわかります！予約・お礼・キャンセルには押さえるべき型があるので、これを知ればもう迷いません。そのまま使える例文つきでがっつり紹介していきますね！
就活が本格化すると、会社説明会に参加する機会がぐっと増えてきます。その都度、予約のメールやお礼のメール、ときにはキャンセルの連絡を送る場面に出くわすものです。
27卒・28卒として就活に臨む皆さんの中には、「予約メールはどう書けば失礼にならないのか」「キャンセルしたら印象が悪くならないか」と心配している方も多いのではないでしょうか。
説明会のメールは、企業の採用担当者と最初に直接やり取りする接点になることも少なくありません。何気ない一通が、第一印象を左右することもあります。
この記事では、説明会の予約・参加・お礼・キャンセルメールのマナーと、そのまま使える例文を徹底解説します。
正しい型さえ押さえれば、説明会メールで迷うことはなくなります。
ぜひ最後まで読み込み、自信を持ってメールを送ってください。
目次［目次を全て表示する］
【就活メール】まず押さえる基本マナー（宛名・件名・署名・本文構成）
説明会メールの話に入る前に、すべての就活メールに共通する4つの基本パーツを確認しておきましょう。それが「宛名」「件名」「本文構成」「署名」です。説明会のマナーを意識しても、メールの中身が整っていなければ印象は半減してしまいます。まずは土台となる型を押さえておきましょう。
宛名は「会社名＋部署名＋担当者名＋様」が基本
宛名は本文の一番上に書く、最初に目に入る部分です。「〇〇株式会社 人事部 △△様」のように、会社名・部署名・担当者名・様の順で正式名称で記載しましょう。
会社名は「(株)」と略さず、「株式会社」と書くのがマナーです。
ここで注意したいのが、「御中」と「様」は併用しないというルールです。担当者名がわかるなら「人事部 △△様」、名前がわからない場合は「人事部 採用ご担当者様」とするのが無難です。
件名は「用件＋大学名＋氏名」で一目でわかるように
採用担当者は1日に何十通ものメールを受け取っています。件名を見ただけで「誰からの・何の連絡か」がわかることが重要です。
「会社説明会参加のお申し込み（〇〇大学・就活太郎）」のように、用件・大学名・氏名をまとめて入れましょう。
件名が空欄だと、迷惑メールと間違われたり後回しにされたりする原因になります。一目で内容が伝わる件名を心がけてください。
本文は「宛名→挨拶・名乗り→用件→結び→署名」の順
就活メールの本文には、決まった並び順があります。上から「宛名」「挨拶・名乗り」「用件」「結びの言葉」「署名」の順に並べるのが基本の型です。
宛名のあとに「お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です」と挨拶と名乗りを置き、続けて用件を簡潔に伝えます。
用件は結論から先に書くのがポイントです。最初に要点を伝え、必要に応じて理由を添えると、読み手の負担が減ります。
署名は大学名・学部・氏名・連絡先を毎回付ける
署名は、メールの末尾に「自分が何者か」を示すビジネスメールの基本マナーです。就活生でも、すべてのメールに付けるのが望ましいとされています。
記載する情報は、大学名・学部・学科・氏名（ふりがな）・電話番号・メールアドレスが基本です。
説明会メールで押さえるべきポイント（予約・参加・お礼・キャンセル）
説明会にまつわるメールは、大きく「予約・参加申込」「参加後のお礼」「キャンセル・日程変更」の3場面に分かれます。それぞれで求められる配慮が少しずつ異なります。ここでは、各場面に共通して押さえておきたい考え方を整理し、好印象につながるポイントを確認しておきましょう。
レスポンスの早さと丁寧さが基本
説明会メールでまず意識したいのは、レスポンスの早さです。企業から案内や確認のメールが届いたら、24時間以内の返信を心がけましょう。早い反応は、説明会への参加意欲や誠実さを伝えることにつながります。
とはいえ、急ぐあまり雑な文面になっては逆効果です。
挨拶・名乗り・用件・結びという基本の型を守りつつ、簡潔にまとめるのが理想です。早さと丁寧さは、どちらも欠かせない要素だと覚えておきましょう。
「参加させていただきたい」という姿勢を示す
説明会は、企業が時間と場所を用意して開いてくれる場です。だからこそ、メールの文面には「参加させていただく」という謙虚な姿勢がにじむと印象が良くなります。
予約のメールでは「ぜひ参加させていただきたく」、お礼のメールでは「貴重なお時間をいただき」といった一言を添えるとよいでしょう。
こうした配慮は、テクニックというより、相手への感謝の気持ちの表れです。形だけでなく、気持ちを込めて書くことを意識してみてください。
キャンセル・変更は早めの連絡が鉄則
やむを得ず説明会に参加できなくなることもあります。そんなときに最も大切なのは、わかった時点ですぐに連絡することです。連絡が遅れるほど、企業側の準備に影響が出てしまいます。
無断でキャンセルするのは、ビジネスマナーとして最も避けたい対応です。
キャンセルそのものより、連絡の遅さや無断欠席のほうが印象を大きく下げます。早めの一報を徹底すれば、キャンセルでも誠実さは十分に伝わります。
えり@就活アドバイザー
説明会メールは「早く・丁寧に・謙虚に」が基本。これさえ押さえれば、どの場面でも応用が利きますよ！
やまおか@28卒就活生
キャンセルって、することより連絡の早さが大事なんですね...！まず予約のメールから書き方を知りたいです。
えり@就活アドバイザー
そこ、いちばん大切なところです！では、予約・参加申込メールの書き方から見ていきましょう。
説明会の予約・参加申込メールの書き方
説明会への参加を申し込むメールは、企業との最初のやり取りになることも多い大切な一通です。基本の型を守りつつ、参加したい日程や意欲を明確に伝えることがポイントになります。ここでは、予約・参加申込メールを書くときの具体的な手順と、参加案内への返信のしかたを解説します。
参加希望日と意欲を明確に伝える
自分から説明会の予約を申し込む場合は、どの日程の説明会に参加したいのかを明確に書きましょう。複数の開催日がある場合は、希望日時を具体的に記載すると、企業側も対応しやすくなります。
「〇月〇日〇時開催の会社説明会に参加させていただきたく、ご連絡いたしました」のように、用件を結論から伝えるのが基本です。
あわせて、説明会を楽しみにしている気持ちや、企業への関心を一言添えると、前向きな印象につながります。ただし長くなりすぎないよう、用件は簡潔にまとめましょう。
参加案内への返信は「お礼＋参加可否」をセットで
企業から説明会の案内メールが届いた場合は、案内へのお礼と参加可否をセットで返信します。まず「ご案内いただき、ありがとうございます」とお礼を述べ、続けて「参加させていただきます」と意思を明確に伝えましょう。
参加できる場合も、参加できない場合も、必ず返信するのがマナーです。返信がないと、企業側は出欠を把握できず困ってしまいます。
予約フォームでの申し込みが指定されている場合は、メール返信が不要なこともあります。案内文をよく読み、指示に従って対応しましょう。
持ち物や場所の確認は本文の最後に
説明会の持ち物や開催場所について質問がある場合は、参加の意思を伝えたうえで、本文の最後にまとめて尋ねるとスマートです。質問が用件の前に来ると、何のメールかが伝わりにくくなります。
「当日の持ち物について、一点お伺いしたいことがございます」と前置きしてから質問すると、丁寧な印象になります。
ただし、案内メールや募集ページにすでに書かれている内容を質問するのは避けましょう。確認できる情報は自分で調べてから尋ねるのが、相手への配慮です。
そのまま使える説明会メール例文（予約／キャンセル／参加後のお礼）
ここでは、説明会の場面別に、そのままコピーして使えるメール例文を紹介します。予約・お礼・キャンセルのうち、特に使う頻度の高い「予約」と「お礼」の2本を中心に掲載します。〇〇部分をご自身の情報に置き換えるだけで使えるので、ぜひ参考にしてください。
説明会の予約・参加申込メール例文
まずは、自分から説明会の参加を申し込むときの例文です。希望日時と参加意欲を明確に伝えるのがポイントです。
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：会社説明会参加のお申し込み（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎と申します。
貴社の会社説明会について、ぜひ参加させていただきたくご連絡いたしました。
〇月〇日〇時開催の回を希望しております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、参加の可否についてご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活太郎（しゅうかつ たろう）
電話：090-0000-0000
希望日時を具体的に書き、参加意欲を一言添えると、企業側も対応しやすくなります。署名は必ず付けましょう。
参加後のお礼メール例文
説明会に参加したあとは、当日中か翌日までにお礼のメールを送ると好印象です。感想や学びを一言添えると、形式的でない誠実なお礼になります。
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：会社説明会参加のお礼（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。本日の会社説明会に参加いたしました、〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇についてのお話が特に印象的で、貴社への志望度がいっそう高まりました。
本日学んだことを今後の選考にも活かしてまいります。
取り急ぎ、御礼を申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活太郎（しゅうかつ たろう）
電話：090-0000-0000
お礼メールは、印象が薄れる前の当日〜翌日の送信がおすすめです。
「〇〇のお話が印象的でした」と具体的に触れると、定型文との差がつきます。
えり@就活アドバイザー
お礼メールは「具体的な感想」を一言入れるだけで、ぐっと印象が良くなりますよ！
やまおか@28卒就活生
例文があると安心します...！感想を入れると定型文っぽくならないんですね。キャンセルのときも知りたいです。
えり@就活アドバイザー
もちろんです！キャンセル・日程変更の注意点を、次でしっかり見ていきましょう。
説明会のキャンセル・日程変更で気をつけること
説明会を予約したあとに、どうしても参加できなくなることもあります。そんなときに大切なのは、できるだけ早く、誠実に連絡することです。ここでは、キャンセルや日程変更を伝えるときの注意点と、状況に応じたメール・電話の使い分けを解説します。キャンセル例文もあわせて紹介します。
キャンセルはわかった時点ですぐ連絡する
参加できないとわかったら、わかった時点ですぐに連絡するのが鉄則です。連絡が遅れるほど、企業側は座席や資料の準備で困ってしまいます。早めの連絡は、相手への配慮の表れです。
キャンセルの連絡では、率直にお詫びを伝えつつ、簡潔にまとめましょう。理由は「一身上の都合」「学業の都合」など、詳細に立ち入らない表現で問題ありません。
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：会社説明会キャンセルのご連絡（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。
〇月〇日に参加を予定しておりました会社説明会につきまして、誠に恐れ入りますが、一身上の都合によりキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
何卒ご了承いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
前日・当日のキャンセルは電話が基本
キャンセルの連絡は基本的にメールで構いませんが、前日や当日のキャンセルは電話で連絡するのが望ましいとされています。メールはすぐに読まれるとは限らず、急ぎの連絡が伝わらない可能性があるためです。
電話で連絡したあと、念のためメールでも一報を入れておくと、より確実で丁寧な対応になります。
直前のキャンセルは相手に迷惑をかけてしまうからこそ、確実に伝わる手段を選ぶことが誠実さにつながります。電話が苦手でも、ここはきちんと連絡を入れましょう。
日程変更なら代替日も添えて相談する
完全なキャンセルではなく、別の日に参加したい場合は、日程変更の相談として連絡します。その際、参加可能な代替日をいくつか添えると、企業側もスムーズに調整できます。
「大変恐れ入りますが、〇月〇日もしくは〇月〇日の回に変更は可能でしょうか」と、候補日を具体的に示すとよいでしょう。
ただし、説明会の開催日が限られている場合は、変更に対応してもらえないこともあります。あくまでお願いする姿勢で、低姿勢に相談することを心がけてください。
【就活メール】説明会メールでやりがちなNG・失敗例
説明会メールの失敗は、ちょっとした油断や思い込みから起こりがちです。ここでは、説明会に関して就活生がやりがちなNGパターンを4つ取り上げます。当てはまっていないか、送信前のチェックに役立ててください。どれも知っておけば簡単に防げるものばかりです。
無断キャンセル・連絡なしの欠席
最もやってはいけないのが、連絡をせずに説明会を欠席する無断キャンセルです。企業は座席や資料を準備しているため、無断欠席は大きな迷惑をかけてしまいます。
無断欠席は、その企業の選考に悪影響を及ぼす可能性があります。行けなくなったら、必ず早めに連絡を入れましょう。
キャンセルそのものより、連絡をしないことが一番印象を下げます。一報を入れるだけで誠実さは伝わります。
件名なし・名乗りなしで用件だけ送る
件名を空欄にしたり、名乗りを省いていきなり用件を書いたりするのも避けたい失敗です。採用担当者は多くのメールを受け取るため、誰からの何の連絡かが伝わらないと対応に困ってしまいます。
件名には「用件＋大学名＋氏名」を入れ、本文の冒頭では必ず大学名とフルネームを名乗りましょう。
基本の型を省略すると、マナーを知らない印象を与えかねません。一通ごとに、宛名・件名・署名がそろっているか確認する習慣をつけましょう。
「了解しました」などくだけた敬語を使う
参加案内への返信で「了解しました」と書くのも避けたい表現です。「了解」は目上の人に対してはふさわしくないとされ、就活メールでは「承知いたしました」「かしこまりました」を使うのが無難です。
同様に、絵文字や顔文字、「!」の多用などくだけた表現も、就活メールでは控えましょう。
普段のチャット感覚で送ってしまうと、ビジネスマナーへの意識が低いと見られかねません。送信前に、丁寧な言葉づかいになっているか読み返すと安心です。
返信を後回しにして放置する
説明会の案内や確認メールへの返信を「あとで」と後回しにして、数日放置してしまうのもよくある失敗です。返信が遅れると、参加意欲が低いと受け取られる可能性があります。
すぐに詳しい返事ができなくても、まずは受領の一報だけでも入れておくと安心です。
説明会メールの返信は、24時間以内を一つの目安にしましょう。早めの対応が、誠実な印象につながります。
えり@就活アドバイザー
説明会メールのNGは「無断キャンセル」と「型の省略」がほとんど。どちらも一手間で防げますよ！
やまおか@28卒就活生
「了解しました」、つい使っていました...。これからは「承知いたしました」にします。
えり@就活アドバイザー
それだけで印象が全然違います！残りの疑問も、Q&Aで一気に解消していきましょう。
【就活メール】説明会メールのよくあるQ&A
ここでは、説明会のメールについて、就活生からよく寄せられる疑問にお答えします。説明会のマナーには「諸説ある」ものも多いため、迷ったときの判断材料として参考にしてください。基本の考え方さえ押さえておけば、たいていの場面に対応できます。
説明会の案内メールに返信は必要ですか？
原則として、案内メールには返信するのがマナーです。参加する場合も参加しない場合も、出欠を伝えることで企業側が準備を進めやすくなります。
「ご案内いただきありがとうございます。参加させていただきます」と、お礼と参加可否をセットで返信しましょう。
ただし、予約フォームでの申し込みが指定されている場合は、メール返信が不要なこともあります。案内文の指示をよく確認してから対応しましょう。
参加後にお礼メールは送るべきですか？
お礼メールは必須ではありませんが、送ると丁寧で前向きな印象を与えられます。義務ではないからこそ、送ることで他の就活生と差をつけられる場面でもあります。
送る場合は、印象が薄れないうちに当日中か翌日までに送るのがおすすめです。
「〇〇のお話が印象的でした」と具体的な感想を添えると、定型文ではない誠実なお礼になります。志望度の高い企業には、ぜひ送ってみましょう。
キャンセルはメールと電話、どちらがいいですか？
キャンセルの連絡は、基本的にメールで問題ありません。ただし、前日や当日など直前のキャンセルは、電話で連絡するのが望ましいとされています。
メールはすぐに読まれるとは限らず、急ぎの連絡が伝わらないおそれがあるためです。
電話で伝えたあと、念のためメールでも一報を入れておくと、より確実で丁寧な対応になります。直前ほど確実な手段を選びましょう。
キャンセルすると選考に不利になりますか？
やむを得ない理由で、きちんと連絡したうえでのキャンセルであれば、それだけで選考に大きく不利になることは多くありません。誰にでも予定が重なることはあるためです。
問題なのは、無断欠席や直前すぎる連絡です。これらは企業に迷惑をかけ、印象を下げてしまいます。
キャンセルする際は、早めに、誠実にお詫びを伝えることを心がけましょう。対応次第で、悪い印象は十分に避けられます。
キャンセル理由は詳しく書くべきですか？
キャンセル理由は、詳しく書く必要はありません。「一身上の都合」「学業の都合」といった表現で十分とされています。
詳細な理由を長々と説明すると、かえって言い訳がましく見えてしまうこともあります。
大切なのは、理由の詳しさよりも、お詫びの気持ちと早めの連絡です。簡潔に、誠実に伝えることを意識しましょう。
同じ説明会の予約をしたか不安なとき、確認していい？
予約が完了したか不安な場合、確認のメールを送っても問題ありません。ただし、まずは予約完了メールが届いていないか、迷惑メールフォルダも含めて確認しましょう。
それでも不明な場合は「〇月〇日の説明会の予約状況について確認させていただきたく」と丁寧に問い合わせます。
確認できる情報を自分で調べたうえで尋ねるのが、相手への配慮です。何度も送らず、一度の問い合わせにまとめましょう。
【就活メール】説明会メールのまとめ
ここまで、説明会の予約・お礼・キャンセルメールのマナーを解説してきました。最後に、押さえておきたいポイントを振り返ります。
説明会メールは、宛名・件名・署名・本文構成という基本の型を守ったうえで、「早く・丁寧に・謙虚に」を意識するのが基本です。
予約メールでは希望日時と参加意欲を明確に伝え、参加後のお礼メールでは具体的な感想を一言添えると好印象です。
キャンセルや日程変更は、わかった時点ですぐ連絡するのが鉄則です。前日・当日の直前キャンセルは、電話での連絡を基本にしましょう。
今日からできる第一歩として、まずは予約・お礼・キャンセルの例文をスマホのメモに保存しておくことをおすすめします。いざというとき、すぐに対応できて安心です。
説明会メールは、あなたの誠実さを伝える名刺代わりです。正しい型で自信を持って送りましょう。あなたの就活がうまくいくよう、心から応援しています。
えり@就活アドバイザー
「早く・丁寧に・謙虚に」、そして「直前のキャンセルは電話」。この2つを覚えればもう安心ですよ！
やまおか@28卒就活生
はい...！もう説明会のメールで悩まなくて済みそうです。さっそく例文をメモに保存します。ありがとうございました！
えり@就活アドバイザー
その意気です！自信を持って送ってくださいね。応援しています！
※本記事の情報は、各就活関連サイト等を参考に作成したものであり、メールのマナーや表現は企業・業界・状況によって異なる場合があります。最終的な判断は、応募先企業の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
えり@就活アドバイザー
会社説明会のメールって、「予約はどう送ればいい？」「参加後にお礼っているの？」と迷うこと、ありませんか？