やまおか@28卒就活生
はい...。ESを見てもらいたいのですが、勝手に画面共有していいのか分からなくて...。
えり@就活アドバイザー
いい疑問です！共有前の一言から、見せ方の工夫、通知への注意まで丸ごと紹介しますね！
オンラインでのOB・OG訪問では、ときに資料を見せながら話す場面があります。
エントリーシートの添削をお願いしたり、ポートフォリオを見てもらったりするケースです。
その際に使うのが「画面共有」機能ですが、使い方にはマナーがあります。
27卒・28卒の皆さんの中には、「画面共有を勝手にしてよいのか、どう見せれば失礼にならないのか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
オンラインは対面と違い、画面の操作も相手から見えています。
共有の作法を誤ると、余計なものを見せてしまったり、相手を戸惑わせたりすることもあります。
この記事では、画面共有の基本マナー・見せ方の工夫・注意点を、初めての方にもわかるように徹底解説します。
正しく使えば、画面共有はスマートな印象を与えられます。
ぜひ最後まで読み込み、自信を持って臨んでください。
目次［目次を全て表示する］
OB・OG訪問の基本マナー
画面共有の話に入る前に、まずはオンライン訪問に共通する基本マナーを4つ押さえておきましょう。
共有機能の前に、相手への配慮という土台が大切です。
この基本を理解すれば、自然とスマートに対応できます。
まずは基本の考え方から確認していきます。
「貴重な時間をいただく」意識を持つ
OB・OGは、自分の業務を抱えながら、後輩のために時間を割いてくれています。
画面共有でも、相手の時間を無駄にしない配慮が大切です。
もたついて時間を取らせないよう、事前に準備しておきましょう。
相手の時間への敬意を持って臨むことが基本です。
敬意が、好印象の土台になります。
事前にツールの操作に慣れる
画面共有は、ツールごとに操作方法が異なります。
事前に共有ボタンの位置や手順を確認しておきましょう。
本番でもたつくと、慌ただしい印象を与えてしまいます。
家族や友人と練習しておくと安心です。
操作への慣れが、スムーズな共有につながります。
見せる資料を準備しておく
共有したい資料は、事前に準備しておきましょう。
すぐに開けるよう、デスクトップに用意しておくと便利です。
本番で資料を探し回ると、時間を無駄にしてしまいます。
見せる順番も、あらかじめ考えておきましょう。
準備が、スマートな共有を生みます。
連絡や受け答えは丁寧に
画面共有の前後のやりとりも、丁寧に行いましょう。
共有の許可を得る際も、丁寧な言葉で尋ねることが大切です。
相手の反応を見ながら、落ち着いて進めましょう。
丁寧な対応が、信頼につながります。
言葉づかいにも配慮を示しましょう。
画面共有の基本マナー
画面共有には、押さえるべき作法があります。
勝手に共有せず、段取りを守ることが大切です。
基本のマナーを整理します。
順番に見ていきます。
共有前に必ず一言断る
画面共有をする前には、必ず一言断りましょう。
「画面を共有してもよろしいでしょうか」と許可を得てから操作します。
勝手に共有を始めると、相手を戸惑わせてしまいます。
一言断ることで、相手も心の準備ができます。
許可を得る姿勢が、丁寧な印象を与えます。
見せたいものだけを共有する
画面共有では、見せたいものだけを共有しましょう。
デスクトップ全体ではなく、特定のウィンドウやファイルだけを共有するのが基本です。
関係ないものまで映ると、雑然とした印象になります。
多くのツールでは、共有する画面を選べます。
必要な部分だけを、すっきり見せましょう。
共有後は相手の見え方を確認する
共有を始めたら、相手に見えているか確認しましょう。
「こちらの画面は見えていますでしょうか」と一声かけると親切です。
共有がうまくいっていないこともあるため、確認が大切です。
相手の反応を見ながら、進めていきましょう。
確認の一言が、スムーズな進行を生みます。
えり@就活アドバイザー
共有前の「よろしいでしょうか」の一言が大事！そして見せたいものだけを共有しましょう。
やまおか@28卒就活生
勝手に共有しちゃいけないんですね。特定のファイルだけ選べるのも知りませんでした...！
えり@就活アドバイザー
そうなんです！次は、資料を分かりやすく見せる工夫を見ていきましょう。
資料を分かりやすく見せる工夫
せっかく共有するなら、分かりやすく見せる工夫も大切です。
ちょっとした配慮で、相手が見やすくなります。
見せ方のポイントを紹介します。
3つの点を押さえておきましょう。
文字サイズを大きめにする
共有する資料は、文字サイズを大きめにしておきましょう。
相手は小さな画面で見ていることもあり、小さい文字は読みづらくなります。
資料を拡大表示するか、見やすいサイズに調整します。
事前に、相手の立場で見やすさを確認しておきましょう。
見やすさへの配慮が、丁寧な印象を与えます。
どこを見てほしいか言葉で伝える
資料を見せながら、どこに注目してほしいかを言葉で伝えましょう。
「上から3行目の部分ですが」と場所を示しながら説明すると親切です。
画面共有では、相手がどこを見ればよいか迷うことがあります。
言葉で誘導することで、話がスムーズに伝わります。
丁寧な説明が、理解を助けます。
スクロールはゆっくり行う
資料をスクロールするときは、ゆっくり行いましょう。
速くスクロールすると、相手の画面では表示が遅れて追いつけないことがあります。
相手が読む時間を考え、ゆっくり動かすのがコツです。
「次のページに進みます」と一言添えると親切です。
相手のペースに合わせて操作しましょう。
画面共有で注意すべきポイント
画面共有では、思わぬところで失敗することがあります。
注意点を知っておけば、トラブルを防げます。
気をつけたいポイントを紹介します。
3つの点を押さえておきましょう。
通知やほかのタブに注意する
デスクトップ全体を共有すると、通知やほかのタブが映ることがあります。
メッセージの通知や私的なタブが見えると、印象を損ねます。
共有前に、通知をオフにし、不要なタブを閉じておきましょう。
特定のウィンドウだけを共有するのも有効です。
余計なものを見せない配慮が大切です。
個人情報の映り込みを防ぐ
共有する画面に、個人情報が映り込まないよう注意しましょう。
ファイル名や他社の情報などが見えると、配慮不足と受け取られます。
共有前に、画面に余計な情報がないか確認します。
見せる資料以外は、閉じておくのが安全です。
情報管理にも気を配りましょう。
共有終了を忘れずに行う
資料の説明が終わったら、画面共有を終了しましょう。
共有したままだと、その後の操作も相手に見えてしまいます。
「共有を終了します」と一言添えて、停止操作を行います。
終了を忘れると、思わぬものを見せてしまうことがあります。
共有の開始と終了を、意識して操作しましょう。
えり@就活アドバイザー
一番の注意は「通知の映り込み」と「共有終了の忘れ」。事前に通知オフ、終わったら必ず停止です！
やまおか@28卒就活生
通知が映るのは気まずいですね。事前にオフにしておきます...！
えり@就活アドバイザー
その配慮が大事です！次は、つい多くの人がやってしまうNG例を確認しましょう。
画面共有でやってはいけないNG例・失敗パターン
ここでは、画面共有にまつわるよくある失敗パターンを紹介します。
いずれも事前に知っておけば確実に防げるものばかりです。
良い共有を目指す前に、まずは「やってはいけないこと」を避けるだけでも印象は変わります。
自分に当てはまっていないか、チェックしながら読み進めてください。
断りなく勝手に共有する
許可を得ずに、いきなり画面共有を始めるのはNGです。
相手は心の準備ができず、戸惑ってしまいます。
共有前には必ず「よろしいでしょうか」と一言断りましょう。
許可を得る姿勢が、丁寧な印象につながります。
通知や私的な画面を見せてしまう
デスクトップ全体を共有し、通知や私的なタブを見せてしまうのもよくある失敗です。
メッセージの通知や私的な情報が映ると、配慮不足と受け取られます。
事前に通知をオフにし、特定のウィンドウだけを共有しましょう。
余計なものを見せない準備が大切です。
操作にもたついて時間を取る
共有の操作にもたつき、時間を取ってしまうのも避けたいところです。
資料を探し回ったり、操作に迷ったりすると、慌ただしい印象になります。
事前に操作を練習し、資料を準備しておきましょう。
スムーズな操作が、スマートな印象を与えます。
最も多い失敗が「デスクトップ全体を共有し、通知や私的なタブを見せてしまうこと」です。共有前に通知をオフにし、見せたい特定のウィンドウだけを選びましょう。共有の終了忘れにも注意し、終わったら必ず停止操作を行ってください。
画面共有に関するよくあるQ&A
ここでは、オンライン訪問の画面共有について、27卒・28卒の皆さんからよく寄せられる疑問にお答えします。
細かな不安を解消しておくことで、自信を持って臨めるようになります。
気になる項目から読んでみてください。
画面共有は勝手にしてもいいですか？
勝手に共有せず、必ず一言断ってから行いましょう。
「画面を共有してもよろしいでしょうか」と許可を得てから操作します。
突然共有を始めると、相手を戸惑わせてしまいます。
一言断ることで、相手も心の準備ができます。
許可を得る姿勢が大切です。
ESを見てもらうときはどうすれば？
エントリーシートを見てもらう場合も、共有前に一言断りましょう。
ファイルを事前に開いておき、見せたいファイルだけを共有します。
文字サイズを大きめにし、どこを見てほしいか言葉で伝えると親切です。
個人情報の映り込みにも注意しましょう。
準備と配慮で、スムーズに見てもらえます。
デスクトップ全体と一部、どちらを共有すべき？
見せたい特定のウィンドウやファイルだけを共有するのが基本です。
デスクトップ全体を共有すると、通知や私的な画面が映るリスクがあります。
多くのツールでは、共有する画面を選べます。
必要な部分だけを、すっきり見せましょう。
一部共有が安全です。
共有中に通知が来たらどうすれば？
共有中の通知を防ぐには、事前に通知をオフにしておくのが確実です。
パソコンやスマートフォンの通知設定を、入室前に切っておきましょう。
万が一通知が来ても、慌てず落ち着いて対応すれば問題ありません。
特定のウィンドウだけ共有すれば、通知は映りにくくなります。
事前の設定が大切です。
共有がうまくいかないときは？
共有がうまくいかないときは、慌てず相手に状況を伝えましょう。
「うまく表示されていないようで、少々お待ちください」と一言添えます。
事前に操作を練習しておくと、トラブルを減らせます。
解決しない場合は、口頭で説明する方法に切り替えても構いません。
落ち着いた対応が好印象につながります。
共有は終わったらどうすればいいですか？
資料の説明が終わったら、忘れずに共有を終了しましょう。
共有したままだと、その後の操作も相手に見えてしまいます。
「共有を終了します」と一言添えて、停止操作を行います。
終了忘れは、思わぬものを見せる原因になります。
開始と終了を意識しましょう。
えり@就活アドバイザー
疑問は解消できましたか？「一言断る・一部だけ共有・終了を忘れない」が画面共有の鉄則ですよ！
やまおか@28卒就活生
はい！本番前に共有の操作を練習しておきます...！
えり@就活アドバイザー
その準備で安心です！最後に要点をまとめておきますね。
まとめ：画面共有は「一言断る・一部だけ・終了確認」
オンラインOB・OG訪問での画面共有は、必ず一言断ってから行うのが基本です。
デスクトップ全体ではなく、見せたい特定のウィンドウだけを共有しましょう。
事前に通知をオフにし、個人情報や私的なタブが映らないよう注意します。
資料は文字を大きめにし、どこを見てほしいか言葉で伝えると親切です。
説明が終わったら、共有の終了を忘れずに行いましょう。
今日できる最初のアクションは、使用するツールで画面共有の操作を一度練習しておくことです。
準備が整えば、当日はスマートに資料を見せられます。
OB・OG訪問は、相手への敬意とちょっとした気配りさえあれば必ずうまくいきます。
スマートな画面共有で、有意義な相談につなげてください。
皆さんの就職活動を心から応援しています。
※本記事の情報は、各就活関連サイト・公式情報等を参考に作成したものであり、OB・OG訪問のマナーは企業・業界・相手や時期によって異なる場合があります。最終的な判断は、訪問先の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
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えり@就活アドバイザー
オンライン訪問で資料を見せたいとき、画面共有のマナーを知っておくとスマートですよ！