やまおか@28卒就活生
はい...。ファイル名のままでいいのか、本文に何を書けばいいのか分からなくて、提出ボタンを押すのが毎回こわいです...。
えり@就活アドバイザー
その緊張、よくわかります！添付の作法と本文の型さえ覚えれば、もう迷いません。そのまま使える例文つきでがっつり紹介していきますね！
就活が本格化すると、履歴書やエントリーシートをメールで提出する場面が必ず出てきます。企業から「書類を添付のうえご送付ください」と案内されたとき、文面や添付の仕方に迷った経験はありませんか。
27卒・28卒として就活に臨む皆さんの中には、「ファイル名はこのままでいいのか」「本文に何を書けば失礼にならないのか」と不安に思っている方も多いのではないでしょうか。
書類提出メールは、あなたの応募書類が採用担当者に最初に届く接点です。添付の作法や一通の文面が、第一印象を左右することもあります。
この記事では、書類提出メールの基本マナー・添付ファイルの作法・そのまま使える例文・提出後のリカバリーまでを徹底解説します。
正しい型さえ押さえれば、書類提出で迷うことはなくなります。
ぜひ最後まで読み込み、自信を持って提出ボタンを押してください。
目次［目次を全て表示する］
【就活メール】まず押さえる基本マナー（宛名・件名・署名・本文構成）
書類提出の話に入る前に、すべての就活メールに共通する4つの基本パーツを確認しておきましょう。それが「宛名」「件名」「本文構成」「署名」です。添付ファイルの作法を守っても、メール本体が整っていなければ印象は半減してしまいます。まずは土台となる型を押さえておきましょう。
宛名は「会社名＋部署名＋担当者名＋様」が基本
宛名は本文の一番上に書く、最初に目に入る部分です。「〇〇株式会社 人事部 △△様」のように、会社名・部署名・担当者名・様の順で正式名称で記載しましょう。
会社名は「(株)」と略さず、「株式会社」と書くのがマナーです。
ここで注意したいのが、「御中」と「様」は併用しないというルールです。担当者名がわかるなら「人事部 △△様」、名前がわからない場合は「人事部 採用ご担当者様」とするのが無難です。
件名は「用件＋大学名＋氏名」で一目でわかるように
採用担当者は1日に何十通ものメールを受け取っています。件名を見ただけで「誰からの・何の連絡か」がわかることが重要です。
「応募書類のご送付（〇〇大学・就活太郎）」のように、用件・大学名・氏名をまとめて入れましょう。
件名が空欄だと、迷惑メールと間違われたり後回しにされたりする原因になります。一目で内容が伝わる件名を心がけてください。
本文は「宛名→挨拶・名乗り→用件→結び→署名」の順
就活メールの本文には、決まった並び順があります。上から「宛名」「挨拶・名乗り」「用件」「結びの言葉」「署名」の順に並べるのが基本の型です。
宛名のあとに「お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です」と挨拶と名乗りを置き、続けて用件を簡潔に伝えます。
用件は結論から先に書くのがポイントです。書類提出なら「応募書類を添付いたしました」とまず伝え、必要に応じて補足を添えると読み手の負担が減ります。
署名は大学名・学部・氏名・連絡先を毎回付ける
署名は、メールの末尾に「自分が何者か」を示すビジネスメールの基本マナーです。就活生でも、すべてのメールに付けるのが望ましいとされています。
記載する情報は、大学名・学部・学科・氏名（ふりがな）・電話番号・メールアドレスが基本です。
書類提出メールで押さえるポイント（送付状の役割・期限厳守）
書類提出メールには、単にファイルを添付する以上の役割があります。メール本文そのものが、紙でいう「送付状（添え状）」の代わりになるためです。何を・何通・どんな目的で送ったのかを明記し、提出期限を必ず守ることが、信頼につながります。ここでは書類提出メールで特に意識したい2つのポイントを解説します。
メール本文は「送付状」の役割を果たす
紙の応募書類を郵送するときは、表紙として送付状（添え状）を添えるのがマナーです。メールで提出する場合は、本文がこの送付状の役割を担います。
そのため本文には、「何を送ったか」を明記することが大切です。「履歴書とエントリーシートの2点を添付いたしました」と書類名と点数を伝えると、受け取った側が中身を確認しやすくなります。
あわせて「ご査収のほどよろしくお願いいたします」と一言添えると、丁寧な印象になります。本文を整えることが、書類そのものの印象も底上げしてくれます。
提出期限は厳守。余裕を持って送る
書類提出で最も重要なのが、提出期限を必ず守ることです。期限を1分でも過ぎると、受け付けてもらえないこともあるため注意しましょう。
送信トラブルや文字化け、添付ミスが起きても対応できるよう、締切前日までの提出を心がけるのがおすすめです。
「当日中」と指定されている場合でも、相手の業務時間内に届くよう、できれば営業時間内に送るのが望ましいとされています。期限ギリギリの提出は、トラブル時に挽回できないリスクがあると覚えておきましょう。
えり@就活アドバイザー
メール本文は「送付状」がわりです。何を何通送ったかを書くだけで、ぐっと丁寧になりますよ！
やまおか@28卒就活生
本文が送付状がわりなんですね...！添付するだけだと思ってました。でも、添付ファイル自体の作り方も気になります。
えり@就活アドバイザー
いい着眼点です！ファイル名や形式にも作法があるので、次でしっかり解説していきますね。
添付ファイルの作法（ファイル名・PDF形式・容量・パスワード）
書類提出メールでは、添付ファイルそのものの作法が印象を大きく左右します。ファイル名の付け方、保存形式、容量、そして個人情報の保護まで、押さえるべき点はいくつもあります。受け取った担当者が迷わず開けて、すぐに誰の書類か分かる状態にしておくことが基本です。ここでは4つの作法を順に解説します。
ファイル名は「書類名＋氏名」で分かりやすく
添付ファイルのファイル名は、誰の・何の書類かが一目でわかる形にしましょう。「履歴書_就活太郎.pdf」「ES_就活太郎.pdf」のように、書類名と氏名を組み合わせるのが基本です。
「document1.pdf」や「無題.pdf」といった初期設定のままの名前は避けてください。採用担当者は多くの応募者の書類を管理しているため、ファイル名が整理されているだけで好印象につながります。
大学名や提出日を加えて「履歴書_〇〇大学_就活太郎.pdf」とすると、さらに親切です。受け取った側の手間を減らす意識を持ちましょう。
保存形式はPDFが基本
応募書類は、原則としてPDF形式で保存して送るのが無難です。WordやExcelのまま送ると、相手の環境によってレイアウトが崩れたり、文字化けしたりする可能性があります。
PDFであれば、どの端末で開いてもレイアウトが保たれ、誤って内容を書き換えられる心配もありません。
WordやExcelで作成した書類は、保存時に「PDFとして書き出し」や「名前を付けて保存」からPDFを選んで変換しましょう。企業から形式の指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。
容量が大きいときは圧縮する
添付ファイルの容量が大きすぎると、相手のメールボックスに届かなかったり、受信を拒否されたりすることがあります。一般的には、添付は合計2〜3MB以内に収めるのが目安とされています。
写真を貼り付けた履歴書などは容量が大きくなりがちです。その場合は、PDFの圧縮機能やオンラインの圧縮ツールでサイズを小さくしましょう。
どうしても容量が大きくなる場合は、ファイル転送サービスの利用が考えられますが、就活では添付が基本です。まずは圧縮で対応できないか試してみてください。
個人情報を含む書類はパスワードを検討する
履歴書やESには、住所や電話番号などの個人情報が含まれます。セキュリティに配慮するなら、ファイルにパスワードを設定する方法もあります。
パスワードを設定した場合は、ファイルを添付したメールとは別のメールでパスワードを伝えるのが基本です。同じメールに書いてしまうと、保護の意味がなくなってしまいます。
ただし、企業によってはパスワード付きファイルを開きにくい場合もあります。指定がなければ無理に設定する必要はなく、相手の案内に従うのが無難です。
そのまま使える書類提出メール例文（ES／履歴書の送付）
ここでは、実際にコピーして使える書類提出メールの例文を紹介します。1本目は履歴書とESをまとめて送る基本パターン、2本目はパスワードを別送する場合のパターンです。〇〇部分をご自身の情報に置き換えれば、そのまま使えます。本文が送付状の役割を果たすことを意識して、何を送ったかを明記しているのがポイントです。
履歴書・ESを送付する基本の例文
以下はそのまま使える例文です。〇〇部分はご自身の情報に置き換えてください。
件名：応募書類のご送付（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。
この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただきました応募書類を、本メールに添付のうえお送りいたします。
＜添付書類＞
・履歴書（履歴書_就活太郎.pdf）
・エントリーシート（ES_就活太郎.pdf）
ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活 太郎（しゅうかつ たろう）
電話：090-0000-0000
添付書類を「・」で箇条書きにし、ファイル名まで添えると、相手が中身を照合しやすくなります。
パスワードを別送する場合の例文
個人情報保護のためパスワードを設定したときは、書類を送ったあとに別メールでパスワードを伝えます。以下はパスワード通知メールの例文です。
件名：応募書類のパスワードのご連絡（〇〇大学・就活太郎）
〇〇株式会社
人事部 △△様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。
先ほどお送りした応募書類のパスワードを、別途ご連絡いたします。
パスワード：〇〇〇〇〇〇
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活 太郎（しゅうかつ たろう）
電話：090-0000-0000
えり@就活アドバイザー
例文は「添付書類を箇条書きで明記」が肝です。これがあるだけで、抜け漏れのない丁寧な印象になりますよ！
やまおか@28卒就活生
これならコピペして使えそうです...！でも、もし添付を忘れて送っちゃったら、どうリカバリーすればいいんでしょう？
えり@就活アドバイザー
誰にでも起こるミスです！落ち着いて対応すれば大丈夫。次でリカバリー方法を紹介しますね。
提出後の対応・再送・添付忘れのリカバリー
書類を送ったあとにも、気をつけたい対応があります。送信後に「添付を忘れていた」「ファイルを間違えた」と気づくことは、誰にでも起こり得るものです。大切なのは、ミスに気づいたときに慌てず、誠実に対応することです。ここでは提出後の基本対応と、添付忘れ・再送が必要なときのリカバリー方法を解説します。
添付忘れに気づいたらすぐお詫びして再送する
送信後に添付忘れに気づいたら、できるだけ早くお詫びのメールとともに正しいファイルを送り直しましょう。気づいた時点ですぐ対応すれば、大きな問題になることはほとんどありません。
再送メールでは、「先ほどのメールに書類を添付し忘れておりました」と正直に伝え、お詫びの一言を添えます。
件名には「【書類再送】」などと分かるように記し、改めて正しいファイルを添付します。ごまかさず誠実に対応する姿勢が、かえって信頼につながることもあります。
間違ったファイルを送ったときの再送対応
添付したファイルが古いバージョンだったり、別の書類だったりした場合も、気づいた時点で速やかに再送します。「先ほど誤ったファイルをお送りしてしまいました」とお詫びし、正しいファイルを添付し直しましょう。
このとき、どのファイルが正しいものかを本文で明記すると、相手が混乱しません。
再送が続くと印象が下がる可能性もあるため、送信前のダブルチェックが何より大切です。それでもミスをしたときは、スピードと誠実さで挽回する意識を持ちましょう。
受領連絡が来たらお礼を返すと丁寧
書類を送ったあと、企業から「書類を受領しました」と連絡が来ることがあります。この場合、簡潔なお礼の返信をすると、より丁寧な印象になります。
「ご確認いただき、誠にありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします」程度の短い返信で十分です。
ただし、相手からの返信が「ご返信は不要です」と結ばれている場合は、無理に返さなくても問題ありません。状況に応じて、やり取りの終わらせ方を判断しましょう。
【就活メール】書類提出でやりがちなNG・失敗例
書類提出メールの失敗は、ちょっとした確認不足から起こりがちです。ここでは、提出時に就活生がやりがちなNGパターンを4つ取り上げます。当てはまっていないか、送信前のチェックに役立ててください。どれも知っておけば簡単に防げるものばかりです。
添付忘れ・ファイル名が初期設定のまま
最も多いのが、ファイルの添付忘れです。本文だけ送ってしまい、肝心の書類が付いていないという失敗は少なくありません。
本文を書く前に先に添付する習慣をつけると、添付忘れを防げます。「document1.pdf」のような初期設定のファイル名のままも避けましょう。
送信前に、添付の有無とファイル名を必ず最終確認する癖をつけましょう。
WordやExcelのまま送る
応募書類をWordやExcel形式のまま送ってしまうのも、避けたい失敗です。相手の環境によってレイアウトが崩れたり、文字化けしたりする可能性があります。
また、編集できる形式のまま送ると、誤って内容が書き換わるリスクもあります。
特に指定がなければ、PDFに変換してから送るのが無難です。送信前に、添付したファイルがPDFになっているか確認しましょう。
件名なし・本文が空のまま添付だけ送る
件名を空欄にしたり、本文を書かずにファイルだけ添付して送るのも避けたいところです。受け取った側は、誰からの何の書類か判断しづらくなります。
本文は送付状の役割を果たすため、空のまま送るのはマナー違反になりかねません。
必ず件名と本文を整え、何を送ったのかを明記しましょう。一手間の本文が、誠実さを伝えます。
提出期限ギリギリ・期限後に送る
提出期限ギリギリに送るのも、リスクのある行動です。送信トラブルや添付ミスが起きても対応する時間がなく、最悪の場合は期限に間に合わなくなります。
期限を過ぎてからの提出は、よほどの事情がない限り受け付けてもらえないこともあります。
書類提出は、余裕を持って締切前日までに送るのが鉄則です。前倒しの提出を心がけましょう。
えり@就活アドバイザー
書類提出のNGは「添付忘れ」と「形式ミス」がほとんど。送信前のダブルチェックで防げますよ！
やまおか@28卒就活生
つい本文から書いて添付を忘れがちでした...。先に添付する習慣をつけます。
えり@就活アドバイザー
その習慣だけで失敗はぐっと減ります！残りの疑問も、Q&Aで一気に解消していきましょう。
【就活メール】書類提出のよくあるQ&A
ここでは、書類提出メールについて、就活生からよく寄せられる疑問にお答えします。マナーには「諸説ある」ものも多いため、迷ったときの判断材料として参考にしてください。基本の考え方さえ押さえておけば、たいていの場面に対応できます。
ファイル形式はPDFでないとダメですか？
応募書類は、原則としてPDF形式で送るのが無難です。WordやExcelのまま送ると、相手の環境でレイアウトが崩れたり、文字化けしたりする可能性があるためです。
PDFであれば、どの端末でも見た目が保たれ、内容が書き換わる心配もありません。
ただし、企業から「Word形式で提出」などの指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。指定がない場合は、PDFに変換して送るのが安心です。
ファイル名はどう付ければいいですか？
ファイル名は、誰の・何の書類かが一目でわかる形にするのが基本です。「履歴書_就活太郎.pdf」のように、書類名と氏名を組み合わせましょう。
大学名や提出日を加えて「履歴書_〇〇大学_就活太郎.pdf」とすると、さらに親切です。
「document1.pdf」や「無題.pdf」といった初期設定のままの名前は避けてください。整理されたファイル名は、それだけで丁寧な印象につながります。
パスワードは必ず設定すべきですか？
パスワードの設定は必須ではありません。個人情報保護の観点から設定する方法もありますが、企業によってはパスワード付きファイルを開きにくい場合もあります。
設定する場合は、書類を添付したメールとは別のメールでパスワードを伝えるのが基本です。
企業から指定がなければ、無理に設定せず、相手の案内に従うのが無難です。指定がある場合は、その方法に従いましょう。
本文に何を書けばいいですか？
書類提出メールの本文は、送付状の役割を果たします。「何を・何通送ったか」を明記するのが基本です。
具体的には、挨拶と名乗りのあと、「応募書類を添付いたしました」と伝え、添付した書類名を箇条書きで示すと親切です。
最後に「ご査収のほどよろしくお願いいたします」と結ぶと、丁寧な印象になります。ファイルだけを添付して本文を空にするのは避けましょう。
添付を忘れて送ってしまったらどうすればいい？
添付忘れに気づいたら、できるだけ早くお詫びのメールとともに、正しいファイルを送り直しましょう。気づいた時点ですぐ対応すれば、大きな問題になることはほとんどありません。
「先ほどのメールに書類を添付し忘れておりました」と正直に伝え、お詫びの一言を添えます。
件名に「【書類再送】」などと分かるように記すと、相手が混乱しません。ごまかさず誠実に対応する姿勢が大切です。
送ったあと、受領のお礼は返すべきですか？
企業から「書類を受領しました」と連絡が来た場合は、簡潔なお礼の返信をすると丁寧です。「ご確認いただきありがとうございます」程度の短い返信で十分です。
ただし、相手の返信が「ご返信は不要です」と結ばれている場合は、無理に返さなくても問題ありません。
やり取りを延々と続ける必要はないため、状況に応じて終わらせ方を判断しましょう。
【就活メール】書類提出のまとめ
ここまで、書類提出メールのマナーと例文を解説してきました。最後に、押さえておきたいポイントを振り返ります。
書類提出メールの本文は、紙でいう送付状の役割を果たします。「何を・何通送ったか」を明記し、ご査収をお願いする一言を添えましょう。
添付ファイルは、PDF形式で保存し、「書類名＋氏名」の分かりやすいファイル名を付けるのが基本です。容量は2〜3MB以内を目安に、大きい場合は圧縮しましょう。
提出期限は必ず守り、トラブルに備えて締切前日までの提出を心がけてください。万が一、添付忘れに気づいたら、すぐにお詫びして再送すれば問題ありません。
今日からできる第一歩として、まずは応募書類をPDFに変換し、ファイル名を整えておくことをおすすめします。これだけで、提出時に慌てることがなくなります。
書類提出メールは、あなたの誠実さと丁寧さを伝える大切な接点です。正しい型を覚えて、自信を持って送りましょう。あなたの就活がうまくいくよう、心から応援しています。
えり@就活アドバイザー
「PDFで・分かりやすいファイル名で・送付状がわりの本文を添えて」、この3つを覚えればもう安心ですよ！
やまおか@28卒就活生
はい...！もう書類提出で固まらずに済みそうです。さっそくPDFに変換してファイル名を整えてみます。ありがとうございました！
えり@就活アドバイザー
その意気です！準備を整えれば、提出はこわくありません。自信を持って送ってくださいね。応援しています！
※本記事の情報は、各就活関連サイト等を参考に作成したものであり、メールのマナーや表現は企業・業界・状況によって異なる場合があります。最終的な判断は、応募先企業の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
えり@就活アドバイザー
履歴書やESをメールで提出するとき、「このまま添付して送って大丈夫かな」と手が止まること、ありませんか？