やまおか@28卒就活生
はい...。一度こちらからお願いしたのに変更を頼むなんて、失礼すぎて嫌われないか心配で...。
えり@就活アドバイザー
大丈夫です！早めの連絡・誠実なお詫び・代わりの候補日、この3点さえ押さえれば印象は下がりません。例文つきで紹介していきますね！
OB・OG訪問は、志望企業で実際に働く先輩から「リアルな声」を聞ける貴重な機会です。
志望動機の解像度が上がり、選考でのアピール材料にもなるため、近年ますます重視されています。
しかし、いざ日程が決まったあとに、授業や面接、体調不良などでどうしても日程を変更せざるを得ないこともあります。
27卒・28卒の皆さんの中には、「自分からお願いした訪問なのに日程変更を頼んだら、失礼で会ってもらえなくなるのでは」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
OB・OG訪問は、相手が仕事の合間に貴重な時間を割いてくれる場です。
日程変更の連絡を誤ると、せっかくのチャンスでかえって印象を下げてしまうことも少なくありません。
逆に言えば、変更の連絡こそ、あなたの誠実さや気配りが最もよく表れる場面でもあります。
この記事では、OB・OG訪問の日程変更のお詫びメールの書き方・正しい構成・そのまま使える例文を、初めての方にもわかるように徹底解説します。
正しい「型」さえ身につければ、日程変更の連絡はまったく怖くありません。
ぜひ最後まで読み込み、自信を持って誠実な一通を送ってください。
目次［目次を全て表示する］
OB・OG訪問で日程変更を伝えるときの基本マナー
例文を見る前に、まずは日程変更の連絡に共通する基本マナーを4つ押さえておきましょう。
OB・OGは自分の業務を抱えながら、あなたのために予定を空けてくれている相手です。
日程変更は相手の予定を再度動かしてもらう「お願い」ですから、通常の連絡以上に誠実さが問われます。
ここを意識するだけで、文面に自然と申し訳なさと感謝がにじみ出るはずです。
変更が必要とわかった時点ですぐに連絡する
日程変更で最も大切なのは、変更が必要だとわかった瞬間にすぐ連絡することです。
相手はその日のために他の予定を調整し、時間を確保してくれています。
連絡が遅れるほど、相手は予定を組み替えにくくなり、迷惑の度合いも大きくなります。
そのため、「確定してから」ではなく「変更の可能性が出た段階」で一報を入れるくらいの早さが理想です。
当日や前日の連絡はやむを得ない場合を除いて避け、できる限り余裕を持って伝えましょう。
まずは率直にお詫びの気持ちを伝える
日程変更のメールは、言い訳から入るのではなく、まずお詫びの言葉から始めます。
「一度お約束した日程を変更していただくこと」自体が相手への負担であると理解している姿勢を示すことが大切です。
「大変申し訳ございませんが」「身勝手なお願いで恐縮ですが」といった一言を冒頭に置きましょう。
そのうえで、変更したい理由を簡潔に添えると、相手も事情を理解しやすくなります。
理由はくどくど書かず、一文程度で簡潔にまとめるのが好印象のコツです。
必ず代わりの候補日を3つ以上提示する
日程変更をお願いするときは、「いつにしますか」と相手に丸投げしてはいけません。
変更を申し出た側が、代わりの候補日を3つ以上、自分から提示するのがマナーです。
これは、再調整の手間を相手にかけさせないための大切な「気配り」です。
候補日は「◯日終日」「◯日◯時以降」のように幅を持たせると、相手が選びやすくなります。
1〜2週間ほど先の日程を中心に提示すると、相手も予定を調整しやすくなります。
返信は迅速に・感謝の言葉を忘れない
日程変更に関するやりとりも、原則24時間以内の返信を心がけましょう。
自分からお願いした以上、こちらの返信が遅れて相手を待たせるのは本末転倒です。
相手が新しい日程を提示してくれたら、まず快く対応してくれたことへの感謝を伝えます。
「ご快諾いただきありがとうございます」「ご調整いただき恐縮です」といった一言を必ず添えましょう。
誠実なお詫びと感謝がそろえば、日程変更がかえって信頼を深めるきっかけになることもあります。
日程変更のお詫びメールの基本構成
日程変更のメールにも、押さえるべき決まった「型」があります。
この順番どおりに書けば、誠実さと配慮が自然に伝わる文面が完成します。
具体的には①件名 ②宛名 ③名乗り ④お詫び ⑤変更理由 ⑥代替候補日 ⑦結びの流れです。
難しく考える必要はなく、この骨組みに沿って必要な情報を埋めていくだけで、失礼のないメールになります。
件名は「Re:」を残しつつ用件がわかるように
日程変更のメールは、これまでのやりとりの返信として送るのが基本です。
そのため、件名は変えず「Re:」を残したまま送ると、相手が経緯を追いやすくなります。
新規メールで送る場合は、「OB・OG訪問の日程変更のお願い（◯◯大学・氏名）」のように用件と差出人がわかる件名にしましょう。
「すみません」「お願いです」だけのあいまいな件名は、用件が伝わらず後回しにされる原因になります。
件名の段階で「日程の相談だ」と伝わることが、スムーズな再調整の第一歩です。
お詫びと理由は簡潔に、誠実に
宛名と名乗りのあとは、すぐにお詫びの言葉を述べます。
「一度お約束した日程を変更していただくことになり、大変申し訳ございません」と、率直に謝意を伝えましょう。
続けて変更したい理由を一文で添えますが、体調不良や学業など、簡潔で正直な理由であれば十分です。
長々とした言い訳や、相手に判断を委ねるような曖昧な書き方は避けます。
誠実さは、飾った言葉ではなく、潔く非を認めて謝る姿勢から伝わります。
代替候補日を示し、相手の都合を最優先する
お詫びと理由のあとは、代わりの候補日を3つ以上、具体的に提示します。
このとき、「もちろん◯◯様のご都合を最優先します」という一言を添えると、配慮が伝わります。
提示した候補がすべて合わない場合に備えて、「ご都合が合わなければ改めて調整いたします」と書いておくと安心です。
最後は「お忙しいところお手数をおかけし恐縮ですが」といった結びでまとめます。
全体として、相手が30秒ほどで読み切れる分量を意識すると、ちょうどよいボリュームになります。
日程変更メールの型は「件名（Re:）→ 宛名 → 名乗り → お詫び → 変更理由（簡潔に）→ 代替候補日3つ以上 → 相手都合を最優先する一言 → 結び」。お詫び・理由・候補日の3点セットが揃えば、誠実さは必ず伝わります。
えり@就活アドバイザー
お詫び・理由・候補日の3点セット、イメージできましたか？
やまおか@28卒就活生
はい！でも、いざ自分でお詫びの言葉を書こうとすると、まだ自信がなくて...。
えり@就活アドバイザー
それなら次で、コピペして使える例文を用意しました。当てはめるだけでOKですよ！
そのまま使える日程変更のお詫びメール例文集
ここからは、シーン別にそのまま使える日程変更のお詫びメールの例文を紹介します。
基本は大学名・氏名・日時の部分を自分の情報に置き換えるだけで使えます。
ただし文面を丸写しにするのではなく、変更理由などは自分の状況に合わせて一言加えると、より誠実な印象になります。
代表的な3つのシーンを順に見ていきましょう。
余裕を持って日程変更をお願いする場合
訪問日の数日前など、まだ余裕があるうちに変更をお願いするケースです。
この場合は落ち着いてメールで連絡すれば問題ありません。
ポイントは、冒頭でお詫びを述べ、代わりの候補日をきちんと提示することです。
余裕があるからこそ、丁寧で誠実な文面を心がけ、相手に負担をかけて申し訳ないという気持ちを伝えましょう。
下記の例文を土台に作成してみてください。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（◯◯大学・氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。
◯月◯日（◯）にお約束しておりましたOB・OG訪問の件で、ご連絡いたしました。
誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、当日にどうしても外せない学業の予定が入ってしまい、日程を変更していただけないでしょうか。一度お約束した日時を変更していただくことになり、申し訳ございません。
つきましては、下記の候補日時を挙げさせていただきます。◯◯様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）終日 ・◯月◯日（◯）◯時以降 ・◯月◯日（◯）◯時まで
上記でご都合が合わない場合は、改めて調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。お忙しいところお手数をおかけし、何卒よろしくお願い申し上げます。
急な体調不良で前日・直前に変更をお願いする場合
体調不良など、やむを得ない事情で直前に変更をお願いするケースです。
直前の場合は、まず電話で連絡し、つながらないときにメールを送るのが基本です。
文面では直前の連絡になってしまったことへのお詫びを、より丁寧に伝えましょう。
体調不良の場合は、無理に訪問して相手にうつしてしまうリスクもあるため、正直に伝えるほうが誠実です。
回復の見通しを踏まえ、少し先の候補日を提示するとよいでしょう。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（◯◯大学・氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の（氏名）です。
明日◯月◯日（◯）にお約束しておりましたOB・OG訪問の件で、急ぎご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、昨夜から体調を崩してしまい、明日の訪問が難しい状況です。直前のご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
身勝手なお願いで恐縮ですが、回復後に改めてお時間をいただけないでしょうか。◯月◯日（◯）以降であれば、◯◯様のご都合に合わせて調整いたします。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
相手の新しい日程に合わせて返信する場合
お詫びと候補日を送ったあと、相手が新しい日程を提示してくれたときの返信です。
ここでのポイントは、快く再調整に応じてくれたことへの感謝を真っ先に伝えることです。
そのうえで、提示された日時を復唱し、認識のズレがないかを確認します。
日時を引用して確認すれば、当日の行き違いを防ぐことができます。
最後にもう一度、お詫びと感謝の気持ちを添えて締めくくりましょう。
件名：Re: OB・OG訪問のお願い（◯◯大学・氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
ご返信ありがとうございます。◯◯大学の（氏名）です。
このたびは、こちらの都合で日程変更をお願いしたにもかかわらず、快くご調整いただき誠にありがとうございます。
それでは、ご提示いただきました◯月◯日（◯）◯時に、◯◯にてお伺いいたします。
当日は貴重なお時間を頂戴いたしますので、しっかり準備のうえ伺います。どうぞよろしくお願いいたします。
日程変更で気をつけたい返信・調整のマナー
日程変更は一通お詫びを送って終わりではなく、再調整のやりとりが続きます。
お詫びの一通目だけ丁寧で、その後の返信が雑になってしまうと、せっかくの誠意も台無しです。
最後まで一貫した丁寧さと迅速さを保つことが、信頼を取り戻すカギになります。
再調整の途中で押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
再変更は極力避ける
一度日程変更をお願いした以上、二度目の変更はできる限り避けましょう。
変更が重なると、「予定管理ができない」「志望度が低い」という印象につながりかねません。
そのため、新しい候補日を出すときは、本当に確実に空いている日だけを提示することが大切です。
授業や面接、アルバイトなど、変更後に予定が入りそうな日は最初から外しておきましょう。
どうしてもやむを得ず再変更が必要になった場合は、より一層丁寧にお詫びし、相手の負担を最小限にする配慮を示します。
日時・場所は必ず復唱して確認する
新しい日程が決まったら、必ずその日時と場所を文面で復唱しましょう。
「◯月◯日（◯）◯時に、◯◯にてお伺いいたします」と書くことで、双方の認識が一致します。
特に日程変更後は、頭の中に古い日程が残っていて勘違いによる二重のミスが起こりやすいものです。
オンライン訪問の場合は、URLの再発行が必要かどうかも確認しておくと安心です。
こうした一手間が、当日の行き違いという最悪のトラブルを防いでくれます。
一往復ごとにお詫びと感謝を添える
再調整のやりとりでは、毎回の返信にお詫びと感謝の一言を添えることを忘れないようにしましょう。
「ご調整いただき恐縮です」「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」といったクッションになる一言があるだけで、誠実な姿勢が伝わります。
用件だけを事務的に送ってしまうと、お願いした立場として冷たい印象を与えがちです。
とはいえ、過剰にへりくだりすぎてもかえって読みづらくなるため、自然な範囲で気持ちを表現するのがコツです。
誠実なやりとりを重ねれば、日程変更があってもよい関係を保てます。
えり@就活アドバイザー
再調整のときも、お詫びと感謝の一言を毎回添えるのがコツなんです。
やまおか@28卒就活生
二度目の変更は避けたほうがいいんですね...。候補日を出すの、慎重にならないと...。
えり@就活アドバイザー
その慎重さが大事です！確実に空いている日だけ出せば安心ですよ。次は、やってはいけないNG例を確認しましょう！
日程変更でやってはいけないNG例・失敗パターン
ここでは、日程変更の連絡で多くの就活生がやってしまう失敗パターンを紹介します。
いずれも、事前に知っておけば確実に防げるものばかりです。
日程変更そのものよりも、その「伝え方」で印象を下げてしまうケースが圧倒的に多いのが実情です。
自分の連絡に当てはまっていないか、チェックしながら読み進めてみてください。
連絡が直前すぎる・無断でばっくれる
最大のNGは、連絡が極端に遅いことと、連絡せずに約束を反故にすることです。
無断でのドタキャンは、相手の時間を完全に無駄にする最も失礼な行為で、大学やゼミの信頼にも傷をつけかねません。
たとえ気まずくても、変更が必要になったら一刻も早く連絡することが鉄則です。
直前になればなるほど連絡しづらくなりますが、黙っているほど事態は悪化します。
「言いにくいことほど早く伝える」が、社会人としての信頼を守る基本姿勢です。
お詫びがなく、用件だけを伝える
「◯日は都合が悪くなったので別の日にしてください」と、用件だけを事務的に送るのもよくある失敗です。
自分からお願いした訪問の日程を変えてもらうのですから、まずお詫びの言葉が必要です。
お詫びのない連絡は、「自分の都合しか考えていない」という印象を与えてしまいます。
また、変更理由を一切書かないのも不親切で、相手は事情がわからず戸惑います。
謝意・理由・候補日という3点セットを欠かさないようにしましょう。
候補日を出さず、相手に丸投げする
変更をお願いしておきながら、「いつが空いていますか」と相手に日程を考えさせるのもNGです。
再調整の手間まで相手に負わせるのは、配慮に欠けた対応といえます。
変更を申し出た側が、代わりの候補日を複数、自分から用意するのが基本マナーです。
候補日が思いつかないからと連絡を後回しにするのも、結果的に直前連絡につながり逆効果です。
まずは自分のスケジュールを整理し、確実に空いている日を3つ以上ピックアップしてから連絡しましょう。
最も信頼を失うのが「言いづらくて連絡を先延ばしにし、結局ドタキャンになる」パターンです。日程変更は誰にでも起こり得ることで、それ自体が大きな失礼ではありません。早く・誠実に・候補日付きで伝えれば、印象が下がるどころか「対応が丁寧な学生だ」と評価されることさえあります。
日程変更のお詫びに関するよくあるQ&A
ここでは、OB・OG訪問の日程変更について、27卒・28卒の皆さんからよく寄せられる質問にお答えします。
細かな疑問を解消しておくことで、いざというときも落ち着いて対応できるようになります。
気になる項目から読んでみてください。
日程変更はメールと電話、どちらで連絡すべきですか？
余裕がある場合はメールで構いませんが、当日や前日などの直前は電話を優先しましょう。
直前の変更はメールだと相手がすぐ気づかない可能性があり、行き違いのリスクが高いためです。
電話で事情を伝えてお詫びし、そのうえで候補日を整理したメールを改めて送ると、丁寧で確実です。
電話がつながらない場合は、留守番電話に簡潔に用件を残し、すぐにメールでも連絡を入れておきましょう。
状況に応じて手段を使い分けることが、相手への配慮につながります。
変更の理由は正直に伝えるべきですか？
基本的には正直に、ただし簡潔に伝えるのが望ましいです。
「学業の都合」「体調不良」「やむを得ない事情」など、一文で済む範囲で十分です。
嘘の理由を作り込む必要はなく、込み入った私的な事情まで細かく説明する必要もありません。
大切なのは理由の内容そのものよりも、早く連絡し、誠実にお詫びする姿勢です。
理由を長々と書くと言い訳がましく見えるため、あくまで簡潔にまとめましょう。
候補日はいつ頃の日程を出せばいいですか？
変更を申し出た日から1〜2週間ほど先の日程を中心に、3つ以上提示するのが目安です。
あまりに先すぎると相手の記憶や熱量が薄れてしまい、近すぎると相手が予定を空けにくくなります。
候補日は「終日」「◯時以降」のように幅を持たせると、相手が選びやすくなります。
また、自分が確実に空いている日だけを出すことで、再変更のリスクを避けられます。
相手の都合を最優先する一言を添えることも忘れないようにしましょう。
日程変更をしたら、もう会ってもらえなくなりますか？
誠実に対応すれば、日程変更が原因で訪問が断られることはほとんどありません。
社会人にとって、急な予定変更は珍しいことではなく、学生の事情にも理解があるものです。
むしろ、早めの連絡と丁寧なお詫び、候補日の提示ができれば、「社会人としての対応力がある学生だ」と好印象につながることもあります。
不安で連絡をためらうことのほうが、結果的に印象を下げてしまいます。
恐れずに、誠実な一通を送ることが何より大切です。
変更をお願いしたあと、当日のお礼でも触れるべきですか？
はい、訪問後のお礼メールで、日程変更に応じてくれたことへの感謝に改めて触れるとよいでしょう。
「お忙しい中、日程をご調整いただいたうえに貴重なお話をいただき」と一言添えるだけで、丁寧な印象になります。
相手はあなたのために二度予定を調整してくれたわけですから、その労に報いる気持ちを示すことが大切です。
当日中、遅くとも24時間以内にお礼メールを送るのが鉄則です。
最後まで気を抜かない姿勢が、その後の選考や紹介にもつながっていきます。
相手から日程変更を申し出られた場合はどうすればいいですか？
相手から変更の連絡が来た場合は、こちらが快く受け入れる姿勢を示すのがマナーです。
「お気になさらないでください」「ご都合に合わせます」と柔軟に応じましょう。
相手も多忙な中で時間を作ってくれていることを忘れず、嫌な顔をせず対応することが大切です。
このとき、改めてこちらから候補日を複数提示すると、再調整がスムーズに進みます。
立場が逆でも、思いやりのある対応が良い関係につながります。
えり@就活アドバイザー
よくある疑問、これでだいぶ解消できましたね！
やまおか@28卒就活生
はい！日程変更って、ちゃんと対応すればむしろ印象が良くなることもあるんですね...。少し安心しました。
えり@就活アドバイザー
その通りです！最後に要点をまとめるので、送信前にもう一度一緒に見直しましょう。
まとめ：早めの連絡と誠実なお詫びで、日程変更は怖くない
OB・OG訪問の日程変更は、「お詫び→簡潔な理由→代替候補日3つ以上」という型さえ押さえれば、誠実に乗り切れます。
最も大切なのは、変更が必要だとわかった時点ですぐに連絡することです。
そして、「貴重な時間を再び割いていただく」という相手への敬意と気配りを忘れないことです。
早めの連絡、率直なお詫び、確実に空いている候補日の提示。
この3つを意識するだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
今日できる最初のアクションは、まず自分のスケジュールを見直し、確実に空いている候補日を書き出しておくことです。
準備が整えば、あとは型に当てはめて誠実に伝えるだけです。
OB・OG訪問は、相手への敬意とちょっとした気配りさえあれば必ずうまくいきます。
日程変更を恐れず、自信を持って誠実な一通を送ってみてください。
皆さんの就職活動を心から応援しています。
※本記事の情報は、各就活関連サイト・公式情報等を参考に作成したものであり、OB・OG訪問のマナーは企業・業界・相手や時期によって異なる場合があります。最終的な判断は、訪問先の案内やご自身の状況に合わせてご確認ください。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
えり@就活アドバイザー
せっかく約束したOB・OG訪問、急な予定で日程を変えたくなること、ありますよね！