件名は内容を把握しやすい一言を入れておこう
説明会について質問があるときは「どういうメールを送ろう？」と自分のことに意識が向きがちです。しかし、説明会には自分だけではなく、多くの参加者がいるということを念頭に置くことが大切です。メールの受け取り主である採用担当者は、仕事の関係者はもちろん他の就活生からのメールも多く受け取っているはずです。そんな中で件名が空欄のメールが送られてくると、内容が一目で分からずに手間をかけさせたり、確認漏れが起きたりする可能性があります。そのため、件名にはメールの内容を簡潔にまとめた一言を添えておくことが大切です。例えば、説明会のことに関するメールであれば「就職説明会について」というような内容を書きましょう。件名には大学名や氏名も記載しておくと、一目で誰からのメールか分かりやすくなります。宛先と送り主は明確にすることが大切
ビジネスメールを送るうえで重要なのが、宛先と差出人を明確にしておくということです。この2つを明確に記載しないと誰に宛てたメールなのか、誰から送られてきたのか、担当者が混乱してしまう原因になります。宛先はメールの始めに、左寄せで記載します。会社名と部署名を記載したら、改行を入れましょう。その下に担当者名を書いたら、名前の後ろに「様」をつければＯＫです。担当者名がわからない場合には「ご担当者様」と記載すれば問題ありません。宛名を書いたら簡単なあいさつを入れた後に、送り主である自分の情報を記載します。情報は大学名や学部、氏名を書きましょう。氏名だけではなく大学名まで記載することで、担当者が情報を整理しやすくなります。
質問は簡潔に記載することが肝心！読みやすい文章を心がけよう
宛先や自己紹介を書き終えたら、本題ともいえる質問を記載していきます。質問は聞きたいことを簡潔にまとめることが大切です。例えば、説明会の不明点について聞きたい場合は「この度は説明会の○○の件に関してお伺いしたく、ご連絡させていただきました」という具合です。担当者が質問の意図を正確に把握できるように、分かりやすい言葉選びを意識しましょう。それからメールの文面は、見やすい状態に整えることも大切です。読みやすい文面に仕上げるコツは、1つの文章を長くしすぎないことが挙げられます。文章が長いと意味が伝わりにくくなるので注意しましょう。それから、適度に改行を入れることも重要です。文章は連続して続くと、読みにくい見た目になる場合があります。適度に改行を入れることで、読みやすく美しい文面を目指せます。見落としがち！思いやりの言葉と連絡先は欠かさずに記載する
文章の締めくくりとして大切になるのが「相手を思いやる言葉」です。質問メールは、ただ質問を書いて送ることはＮＧです。担当者は、日々の忙しい業務のなかでメールの返信を行っているはずです。忙しい業務の合間に対応してもらう感謝の気持ちを、きちんと文章に盛り込んでおきましょう。具体的には「ご多忙中恐れ入ります」や「大変お忙しいとは存じますが、ご連絡をいただければ幸いです」などと記載しておくと良いでしょう。こうした相手を思いやる一言を添えることで、丁寧な印象を与えられます。メールの最後には、自分の連絡先をまとめて記載します。文中で名乗った大学名と学部、氏名を再度書いておきましょう。それから住所、メールアドレス、電話番号を記載します。連絡先の情報は上下を記号で囲っておくと、一目で分かりやすい仕上がりになります。
