海外インターンシップ参加する前に知っておきたい!英語でのメールマナー

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現代社会におけるグローバル化の波を感じ、海外で職業経験を積もうとする若者が増えてきています。これから就活の準備を進めていく人の中にも、海外インターンシップを経験してみたいという人もいるでしょう。ただ、その場合は日常会話だけでなく、メールのやり取りなども英語で行うことになります。その際、英語ならではのマナーを知らなければ、思わぬ失敗をしてしまうことにもなりかねません。そこで、英語でのメール作成におけるマナーや約束事などについて説明をしていきます。

件名は分かりやすく明確に!

メールを送る際に件名が重要なのは、日本でも海外のインターンシップでも同じです。何のメールなのかよくわからなければ迷惑フォルダに直行ということになりかねません。したがって、メールの件名はひと目で用件が分かるように書かなければならないのです。また、件名の最初の文字は文の書き出しと同じで大文字ですが、接続詞、冠詞、前置詞で始まる場合は小文字になるので注意が必要です。ちなみに、ビジネスシーンでよく用いられる件名としてはMay, 17rdといった日付で始まるものやChange (変更)、Confirmation (確認)、Reservation (予約)などが挙げられます。逆に、「Appointment」「Hello」「Important」「Call Me!」「Hurry!」などはスパムメールで頻繁に使われる件名です。したがって、間違っても件名に「Hello,××」などとは書かないでください。

本文の書き出しは相手の名前から始める

1910_1_17 (2) メールにおける本文の書き出しは、日本では『○○株式会社人事課×木×郎様』というように名前の前に企業名が入ったりしますが、英語ではそういった風習はありません。英語の場合は相手の名前から始まるのが鉄則です。そして、自分と相手の関係性によって名前の前に付ける敬称などが変わってきます。例えば、初めてメールを送る際には相手の名前は「Dear Mr. (Ms.)××,」と表記します。これが一番丁寧な書き出しです。しかし、2回目以降に連絡を取る場合には、たとえ相手が目上の人でも「Hi Mr. (Ms.)××,」と少し砕けた表現になるのが一般的です。そして、最もフランクな表現となるのが「Hi ××,」という敬称なしでの表記です。書き出しがフランクすぎるのはもちろんですが、表現が硬すぎても相手からのイメージが悪くなってしまうので十分気をつけましょう。

個人名が分からない場合の宛名の書き方は?

相手の名前が分からない場合、日本では「人事担当者様」といった具合に宛名を書くのが一般的ですが、その点は英語でも大差はありません。「Dear Sales Manager」「Dear Marketing Manager」などのようにManagerとつけておけば、その部署の責任者にメールが届くことになります。中には単に「Hi,」や「Hello,」とだけしか書かない人もいますが、これは受け取った方に悪印象を与える可能性があるのであまりおすすめできません。もし、名前も部署も分からない場合は「To whom it may concern,(関係当事者殿)」としておくのが無難でしょう。

ビジネスメールにふさわしい結びの表現とNGの表現

1910_1_17 (3) 英語のメールにおける結びの言葉にはいくつかのパターンがあります。その中でも最も一般的な言い回しが「Best Regards,」でしょう。これは日本語の敬具に相当する言葉で、「よろしくお願いします」という意味です。そして、改行して最後に相手の名前を書いて締めとなります。また、類似の言い回しとしては「Kind regards,」「Warm regards,」「Regards,」などがあります。それに対して、「See you soon,」や「Have a nice day,」などは親しい間柄の挨拶なのでビジネスシーンではふさわしくありません。また、「Best,」も一応ビジネス上で使用する結び言葉ですが、かなりカジュアルな表現です。ビジネス上の関係でも特に親しい間柄のみで使われています。ちなみに、ビジネスメールの締めは「,」の後には相手のフルネームが続くのが一般的ですが、「Best,」のみファーストネームを使用します。

海外インターシップに参加する前に実践的な知識を身につけよう!

英語にはある程度自信があるという人でもインターンシップにおけるメール書き方など、マナーに関する事柄は案外知らないことが多いものです。英語ができるからと安心しているとそういった点が意外な落とし穴となってしまいます。海外のインターンシップに興味があるという人はジョブコミットなども参考にしつつ、より実践的な知識を身につけていきましょう。
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