インターンシップでのメールの基本!日程調整のメールはどう送る?

社会人はメールでのコミュニケーションを多く行っており、送られてきたメールで相手への印象が決まってしまうことも少なくありません。

そのため、インターンシップに応募した企業とメール連絡を行う際には、自分が評価されているのだという意識を持っておくことが大切です。

もちろん、インターンシップは社員の採用選考とは異なり、企業側も学生として扱ってくれる面はあります。

ただ、基本的なメールマナー程度はきちんと押さえておかないと非常識な人だと思われてしまうかもしれません。

そこで、インターンシップ選考面接の日程調整を例に、メールの基本的なマナーを説明します。

メール送信のタイミングはいつがいいの?

メールは、受信する側に特別な負担を感じさせない便利なツールです。

ただ、企業に対してメールを送る際には、送信時間に気をつけておく必要もあります。

たとえば、午前3時ごろに送信すれば、生活が不規則な人なのだと思ってしまうかもしれません。

基本的には午前8時頃から午後10時頃の間での送信を心がけましょう。

また、その企業の営業時間中に送れば、担当者が受信をしてすぐに調整を行うことができます。

理想的には企業の営業日や営業時間、たとえば月曜日から金曜日の午前9時から午後5時頃の間に送ると良いでしょう。

また、インターンシップ参加企業などからのメールを受信した場合には、受信後24時間以内の返信を行うようにします。

受信から時間が経過すると、企業側から関心が低いのではないかと疑いをもたれる可能性が高くなってしまうからです。

社会人は毎日何度もメールチェックしているので、大切な連絡にはすぐに返信があるものと期待しています。

毎日何度かメールチェックをする習慣をつけ、素早い返信をするようにしましょう。

指定された選考面接日程に都合が合わず調整をお願いするような場合には、特に素早い返信が重要です。

日程調整という負担をかけてしまう担当者に対し、少しでも早く連絡することで気遣いをしている姿勢を伝えることができるからです。

また、早く連絡した方が調整はスムーズにしてもらえるという現実もあります。

件名の基本的なマナーをおさえておこう!

1910_1_4 (2) メールの件名をつけずに送信し、相手に「無題」と表示されることは避けましょう。

件名はメール本文を読む前に要件の要旨を伝える大切な部分です。

友人同士なら問題なくても、インターンシップ参加企業の担当者に送るメールには必ず件名をつけるようにしましょう。

また、件名は簡潔に用件を伝えるようにします。

たとえば「ありがとうございました」のような件名では、本文に何が書いてあるのかがわかりません。

「インターンシップ選考面接のお礼」のように、本文に何が書かれているのかが分かるようにしましょう。

送られてきたメールへの返信の場合には、基本的には自分で件名をつけず、送られてきた件名に「Re:」をつけて返すようにしましょう。

たとえば「選考面接日程のご連絡」という件名で送られてきた場合には、「Re: 選考面接日程のご連絡」とします。

継続している用件を一目で見分けられるため、このようなやりとりがビジネスの現場では普通のことなのです。

多くの学生とやりとりをしている担当者からすれば、逐一オリジナルの件名をつけて返信されることは、かえってストレスに感じる場合もあります。

メールでは簡潔に用件を伝えることに徹する!

メールの基本的な要素は次のようなものです。

メールの冒頭には宛名を書きます。

たとえば「○○株式会社人事部御中 ○○様」といったものです。

その次に簡単にあいさつを書きます。

「お世話になっております。

この度は選考面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

」というように、受け取ったメールの内容を把握していることを合わせて伝えるとよいでしょう。

次に具体的な用件を書きます。

ここで注意すべきは、できるだけ簡潔に伝えるように心がけることです。

たとえば、インターンシップに参加したいあまり、自分をアピールする内容や熱意の表現を盛り込むようなことはしないようにしましょう。

メールはあくまでも連絡手段であり、用件が簡潔に伝わることが最も大切だからです。

余計な情報は伝える内容の焦点をぼやかし、相手に無駄な時間をとらせることにもなります。

アピールは選考面接など他の機会ですべきものだと割り切っておくことが大切です。

用件の後に「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

」などのような締めのあいさつを入れ、最後に署名を入れればメールの完成です。

日程の候補を挙げるなど具体的な情報が重要

1910_1_4 (3) インターンシップ面接について、受け取った日程で問題がなければ、メールで「ご指定いただきました○月○日○時に○○にお伺いいたします。

」など日時や場所が確認できていることを伝えるようにしましょう。

一方、日程変更をお願いする場合には、まず都合が悪い理由を伝えます。

もっとも、詳細に伝える必要はなく、「学校の試験日と重なってしまったため」など簡潔に伝えれば問題ありません。

次に、具体的な変更日程の候補をこちらから明示することが大切です。

単に「その日は都合がつかないため、他の日程を指定していただけませんか。

」といった伝え方だと、担当者はまた最初から出直しだと感じてしまうからです。

具体的な変更日程の候補を複数提示するようにしましょう。

たとえば、「6月19日(月)午後1時以降、6月20日(火)終日、6月21日(水)午前11時以降」などと明記します。

このようにすれば、担当者の調整の負担をできるだけ少なくするように配慮していることも伝わるはずです。

社会人はメールでのコミュニケーションを多く行っており、送られてきたメールで相手への印象が決まってしまうことも少なくありません。

そのため、インターンシップに応募した企業とメール連絡を行う際には、自分が評価されているのだという意識を持っておくことが大切です。

もちろん、インターンシップは社員の採用選考とは異なり、企業側も学生として扱ってくれる面はあります。

ただ、基本的なメールマナー程度はきちんと押さえておかないと非常識な人だと思われてしまうかもしれません。

そこで、インターンシップ選考面接の日程調整を例に、メールの基本的なマナーを説明します。

メール送信のタイミングはいつがいいの?

メールは、受信する側に特別な負担を感じさせない便利なツールです。

ただ、企業に対してメールを送る際には、送信時間に気をつけておく必要もあります。

たとえば、午前3時ごろに送信すれば、生活が不規則な人なのだと思ってしまうかもしれません。

基本的には午前8時頃から午後10時頃の間での送信を心がけましょう。

また、その企業の営業時間中に送れば、担当者が受信をしてすぐに調整を行うことができます。

理想的には企業の営業日や営業時間、たとえば月曜日から金曜日の午前9時から午後5時頃の間に送ると良いでしょう。

また、インターンシップ参加企業などからのメールを受信した場合には、受信後24時間以内の返信を行うようにします。

受信から時間が経過すると、企業側から関心が低いのではないかと疑いをもたれる可能性が高くなってしまうからです。

社会人は毎日何度もメールチェックしているので、大切な連絡にはすぐに返信があるものと期待しています。

毎日何度かメールチェックをする習慣をつけ、素早い返信をするようにしましょう。

指定された選考面接日程に都合が合わず調整をお願いするような場合には、特に素早い返信が重要です。

日程調整という負担をかけてしまう担当者に対し、少しでも早く連絡することで気遣いをしている姿勢を伝えることができるからです。

また、早く連絡した方が調整はスムーズにしてもらえるという現実もあります。

件名の基本的なマナーをおさえておこう!

1910_1_4 (2) メールの件名をつけずに送信し、相手に「無題」と表示されることは避けましょう。

件名はメール本文を読む前に要件の要旨を伝える大切な部分です。

友人同士なら問題なくても、インターンシップ参加企業の担当者に送るメールには必ず件名をつけるようにしましょう。

また、件名は簡潔に用件を伝えるようにします。

たとえば「ありがとうございました」のような件名では、本文に何が書いてあるのかがわかりません。

「インターンシップ選考面接のお礼」のように、本文に何が書かれているのかが分かるようにしましょう。

送られてきたメールへの返信の場合には、基本的には自分で件名をつけず、送られてきた件名に「Re:」をつけて返すようにしましょう。

たとえば「選考面接日程のご連絡」という件名で送られてきた場合には、「Re: 選考面接日程のご連絡」とします。

継続している用件を一目で見分けられるため、このようなやりとりがビジネスの現場では普通のことなのです。

多くの学生とやりとりをしている担当者からすれば、逐一オリジナルの件名をつけて返信されることは、かえってストレスに感じる場合もあります。

メールでは簡潔に用件を伝えることに徹する!

メールの基本的な要素は次のようなものです。

メールの冒頭には宛名を書きます。

たとえば「○○株式会社人事部御中 ○○様」といったものです。

その次に簡単にあいさつを書きます。

「お世話になっております。

この度は選考面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。」

というように、受け取ったメールの内容を把握していることを合わせて伝えるとよいでしょう。

次に具体的な用件を書きます。

ここで注意すべきは、できるだけ簡潔に伝えるように心がけることです。

たとえば、インターンシップに参加したいあまり、自分をアピールする内容や熱意の表現を盛り込むようなことはしないようにしましょう。

メールはあくまでも連絡手段であり、用件が簡潔に伝わることが最も大切だからです。

余計な情報は伝える内容の焦点をぼやかし、相手に無駄な時間をとらせることにもなります。

アピールは選考面接など他の機会ですべきものだと割り切っておくことが大切です。

用件の後に「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

」などのような締めのあいさつを入れ、最後に署名を入れればメールの完成です。

日程の候補を挙げるなど具体的な情報が重要

1910_1_4 (3) インターンシップ面接について、受け取った日程で問題がなければ、メールで「ご指定いただきました○月○日○時に○○にお伺いいたします。

」など日時や場所が確認できていることを伝えるようにしましょう。

一方、日程変更をお願いする場合には、まず都合が悪い理由を伝えます。

もっとも、詳細に伝える必要はなく、「学校の試験日と重なってしまったため」など簡潔に伝えれば問題ありません。

次に、具体的な変更日程の候補をこちらから明示することが大切です。

単に「その日は都合がつかないため、他の日程を指定していただけませんか。

」といった伝え方だと、担当者はまた最初から出直しだと感じてしまうからです。

具体的な変更日程の候補を複数提示するようにしましょう。

たとえば、「6月19日(月)午後1時以降、6月20日(火)終日、6月21日(水)午前11時以降」などと明記します。

このようにすれば、担当者の調整の負担をできるだけ少なくするように配慮していることも伝わるはずです。

インターンシップでのメールの基本!日程調整のメールはどう送る?

日程調整のメール例文

インターンシップに参加するための面接日程の調整が必要になることがあります。

インターンシップに参加する段階では、まだ大学生活も忙しく、大学の授業や試験、シフトを変えるのが難しい人手不足のアルバイトや、責任を持って対応したい家庭教師のアルバイトや学童や老人ホームでのボランティア活動など、すでにスケジュールも入っているかもしれません。

その場合の日程調整をする際に、メールでどのようにやり取りすれば失礼がないのか、例文でご紹介します。

自分から日程を提示する場合

学生の側から希望日時を指定する場合の例文です。

日付だけでなく、何時から何時までの間なら可能と時間帯に余裕を持たせておくと、ほかの業務や他の学生との面接にも忙しい担当者が希望日時を調整しやすくなります。

また、担当者から業務時間外でもいいといった事前連絡を受けていない限りは、企業の営業時間内を指定するようにしてください。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

このたびはインターンの面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

私の都合の良い日時は以下となっております。

6月1日(月)14:00以降

6月2日(火)10:00~13:00

6月3日(水)16:00~18:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、再度検討させていただきます。

お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

---------------------------------------------------------------

企業から複数の日程の候補を提示された場合

では、企業側から複数の日程を提示された場合は、どのように返信すればいいのでしょうか。

複数の日時をそのまま返信するのではなく、「ご連絡いただきました日程の中から、」と前置きをしたうえで、提示された1つを「○月×日△時~と明記して返信しましょう。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。

ご連絡いただきました日程の中から、下記日程で面接を受けさせていただきたく存じます。

○月○日(○)○時~

お時間を作っていただき、ありがとうございます。

当日は何卒、宜しくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

---------------------------------------------------------------

日程を変更してもらいたい場合

では、なんらかの予定ができ、当初約束していた面接の日程を変更してもらいたい場合にはどのようにメールを送れば良いのでしょうか。

この場合は、どうしても外せない急な予定ができてしまったという事情と、別の日程に変えてほしい旨を伝えます。

いきなり、ほかの希望日を伝えるのではなく、日程変更が可能であるか、まずはお伺いを立てましょう。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。

大変恐縮ですが、予定させていただいていた○月○日(○)に大学のテストが実施されることになりました。

どうしても受ける必要があるテストであるため、お約束した面接に伺うことができません。

大変恐れ入りますが、別日に面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒、宜しくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

---------------------------------------------------------------

企業が提示した日程がすべてNGだった場合

では、企業側からインターンシップの面接日程が送られてきた場合に、予定されているスケジュールがいずれも無理な場合はどうすべきでしょうか。

この際、「いずれの日程も合いません。

」では面接を受けられなくなります。

再度、先方に都合が合う日程を提示してもらうよう求めることもできますが、その予定も合わないおそれもあるため、何度もやり取りさせる先方の手間を省くためにも、自ら可能な日程を提示するのがおすすめです。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

大変申し訳ございませんが、ご連絡いただきました日程の都合が合わず、お伺いができません。

恐縮ではございますが、下記日程の中から調整していただくことはできますでしょうか。

○月○日(○)○時~

○月○日(○)○時~

○月○日(○)○時~

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご検討くださいますよう、何卒、宜しくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

---------------------------------------------------------------

企業に日程調整に応じてもらった場合

企業に日程調整に応じてもらえたら、必ずお礼のメールを送りましょう。

その際にはお礼のメッセージだけでなく、確定した日程を必ず記載するようにしましょう。

複数の日程を提示された場合や何度も調整を繰り返した場合でも最終的にどの日時になったのかをお互いにしっかり確認ができ、万が一の日程の間違いを防ぐことができるためです。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

日程を調整いただきまして、誠にありがとうございました。

ご調整いただいた通り、下記の日程にてお伺いさせていただきます。

○月○日(○)○時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒宜しくお願いします。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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メールのマナーは相手への配慮を形にするもの

インターンシップに参加する頃は、まだ企業とのメールのやりとりを難しく感じるかもしれません。

ただ、メール送信のタイミングや件名のつけ方も、簡潔に用件を伝える姿勢も、すべては受信する相手への配慮が基本にあるものです。

この基本をいつも念頭においてメールのやりとりを実践していけば、メールのマナーは自然と身についていくでしょう。

インターンシップでのメールの基本!日程調整のメールはどう送る?

日程調整のメール例文

インターンシップに参加するための面接日程の調整が必要になることがあります。

インターンシップに参加する段階では、まだ大学生活も忙しく、大学の授業や試験、シフトを変えるのが難しい人手不足のアルバイトや、責任を持って対応したい家庭教師のアルバイトや学童や老人ホームでのボランティア活動など、すでにスケジュールも入っているかもしれません。

その場合の日程調整をする際に、メールでどのようにやり取りすれば失礼がないのか、例文でご紹介します。

自分から日程を提示する場合

学生の側から希望日時を指定する場合の例文です。

日付だけでなく、何時から何時までの間なら可能と時間帯に余裕を持たせておくと、ほかの業務や他の学生との面接にも忙しい担当者が希望日時を調整しやすくなります。

また、担当者から業務時間外でもいいといった事前連絡を受けていない限りは、企業の営業時間内を指定するようにしてください。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

このたびはインターンの面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

私の都合の良い日時は以下となっております。

6月1日(月)14:00以降

6月2日(火)10:00~13:00

6月3日(水)16:00~18:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、再度検討させていただきます。

お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願いいたします。

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○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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企業から複数の日程の候補を提示された場合

では、企業側から複数の日程を提示された場合は、どのように返信すればいいのでしょうか。

複数の日時をそのまま返信するのではなく、「ご連絡いただきました日程の中から、」と前置きをしたうえで、提示された1つを「○月×日△時~と明記して返信しましょう。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。

ご連絡いただきました日程の中から、下記日程で面接を受けさせていただきたく存じます。

○月○日(○)○時~

お時間を作っていただき、ありがとうございます。

当日は何卒、宜しくお願いいたします。

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○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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日程を変更してもらいたい場合

では、なんらかの予定ができ、当初約束していた面接の日程を変更してもらいたい場合にはどのようにメールを送れば良いのでしょうか。

この場合は、どうしても外せない急な予定ができてしまったという事情と、別の日程に変えてほしい旨を伝えます。

いきなり、ほかの希望日を伝えるのではなく、日程変更が可能であるか、まずはお伺いを立てましょう。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。

大変恐縮ですが、予定させていただいていた○月○日(○)に大学のテストが実施されることになりました。

どうしても受ける必要があるテストであるため、お約束した面接に伺うことができません。

大変恐れ入りますが、別日に面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒、宜しくお願いいたします。

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○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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企業が提示した日程がすべてNGだった場合

では、企業側からインターンシップの面接日程が送られてきた場合に、予定されているスケジュールがいずれも無理な場合はどうすべきでしょうか。

この際、「いずれの日程も合いません。

」では面接を受けられなくなります。

再度、先方に都合が合う日程を提示してもらうよう求めることもできますが、その予定も合わないおそれもあるため、何度もやり取りさせる先方の手間を省くためにも、自ら可能な日程を提示するのがおすすめです。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

大変申し訳ございませんが、ご連絡いただきました日程の都合が合わず、お伺いができません。

恐縮ではございますが、下記日程の中から調整していただくことはできますでしょうか。

○月○日(○)○時~

○月○日(○)○時~

○月○日(○)○時~

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご検討くださいますよう、何卒、宜しくお願いいたします。

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○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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企業に日程調整に応じてもらった場合

企業に日程調整に応じてもらえたら、必ずお礼のメールを送りましょう。

その際にはお礼のメッセージだけでなく、確定した日程を必ず記載するようにしましょう。

複数の日程を提示された場合や何度も調整を繰り返した場合でも最終的にどの日時になったのかをお互いにしっかり確認ができ、万が一の日程の間違いを防ぐことができるためです。

△△株式会社

○○部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○です。

日程を調整いただきまして、誠にありがとうございました。

ご調整いただいた通り、下記の日程にてお伺いさせていただきます。

○月○日(○)○時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒宜しくお願いします。

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○○大学○○学部○○学科

氏名:○○ ○○

住所 :××××××××××××

電話電話:×××××××××

e-mail:×××××××××

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メールのマナーは相手への配慮を形にするもの

インターンシップに参加する頃は、まだ企業とのメールのやりとりを難しく感じるかもしれません。

ただ、メール送信のタイミングや件名のつけ方も、簡潔に用件を伝える姿勢も、すべては受信する相手への配慮が基本にあるものです。

この基本をいつも念頭においてメールのやりとりを実践していけば、メールのマナーは自然と身についていくでしょう。

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