インターンシップでのメールの基本！日程調整のメールはどう送る？

はじめに

インターンシップに参加するための面接日程の調整が必要になることがあります。

インターンシップに参加する段階では、まだ大学生活も忙しく、

大学の授業や試験、シフトを変えるのが難しい人手不足のアルバイトや、

責任を持って対応したい家庭教師のアルバイトや学童や老人ホームでのボランティア活動など、

すでにスケジュールも入っているかもしれません。

その場合の日程調整をする際に、メールでいつやり取りすれば失礼がないのか、

どんな文面を書けば良いのか例文でご紹介します。

【コピペ可】日程調整のメール例文

自分から日程を提示する場合

採用担当者からの都合の良い日程を三つほど挙げて欲しいというメールに対して返信する際の例文です。

日付だけでなく、何時から何時までの間なら可能と時間帯に余裕を持たせておくと、

ほかの業務や他の学生との面接にも忙しい担当者が希望日時を調整しやすくなります。

また、担当者から業務時間外でもいいといった事前連絡を受けていない限りは、

企業の営業時間内を指定すると印象が良くなります。

企業から複数の日程の候補を提示された場合

企業側から複数の日程を提示された場合は、複数の日時をそのまま返信するのではなく、

「ご連絡いただきました日程の中から、〇月〇日（◯）◯時～」

と前置きをしたうえで、提示された1つを明記して返信しましょう。

企業が提示した日程が都合が悪い場合は再調整を依頼するメールを送ろう

企業側からインターンシップの面接日程が送られてきた場合に、

予定されているスケジュールがいずれも無理な場合はどうすべきでしょうか。

この際、「いずれの日程も合いません。」では面接を受けられなくなります。

再度、先方に都合が合う日程を提示してもらうよう求めることもできますが、

その予定も合わないおそれもあるため、何度もやり取りさせる先方の手間を省くためにも、自ら可能な日程を提示するのがおすすめです。

すでに確定した日程を変更してもらいたい場合

なんらかの予定ができ、当初約束していた面接の日程が都合悪くなってしまった場合は、採用担当者に日程変更をお願いしましょう。

この場合は、どうしても外せない急な予定ができてしまったという事情と、別の日程に変えてほしい旨を伝えます。

いきなりほかの希望日を伝えるのではなく、日程変更が可能であるか、まずはお伺いを立てましょう。

企業に日程調整に応じてもらった時はお礼のメールを送ろう！

企業に日程調整に応じてもらえたら、必ずお礼のメールを送りましょう。

その際にはお礼のメッセージだけでなく、確定した日程を必ず記載するようにしましょう。

複数の日程を提示された場合や何度も調整を繰り返した場合でも

最終的にどの日時になったのかをお互いにしっかり確認ができ、万が一の日程の間違いを防ぐことができるためです。

書き方のポイント

メール送信のタイミングは営業時間内に合わせよう

メールは、受信する側に特別な負担を感じさせない便利なツールです。

ただ、企業に対してメールを送る際には、送信時間に気をつけておく必要もあります。

たとえば、午前3時ごろに送信すれば、生活が不規則な人なのだと思われてしまうかもしれません。

基本的には午前8時頃から午後10時頃の間での送信を心がけましょう。

また、その企業の営業時間中に送れば、担当者が受信をしてすぐに調整を行うことができます。

理想的には企業の営業日や営業時間、たとえば月曜日から金曜日の午前9時から午後5時頃の間に送ると良いでしょう。

また、インターンシップ参加企業などからのメールを受信した場合には、受信後24時間以内の返信を行うようにします。

受信から時間が経過すると、企業側から関心が低いのではないかと疑いをもたれる可能性が高くなってしまうからです。

社会人は毎日何度もメールチェックしているので、大切な連絡にはすぐに返信があるものと期待しています。

毎日何度かメールチェックをする習慣をつけ、素早い返信をするようにしましょう。

指定された選考面接日程に都合が合わず調整をお願いするような場合には、特に素早い返信が重要です。

日程調整という負担をかけてしまう担当者に対し、少しでも早く連絡することで気遣いをしている姿勢を伝えることができるからです。

また、早く連絡した方が調整はスムーズにしてもらえるという現実もあります。

Gmailで署名を自動的に挿入する方法を紹介

署名とは各例文の末尾に書いてある、送り主の名前や連絡先、所属が記載されているものです。

メールを使ったやりとりをする上で、署名を入れることは社会人としてのマナーです。

そうはいっても、いちいち署名を毎回メールに挿入することってとても面倒ですよね。

実は、Gmailなどのメールアプリには署名を自動的に挿入できる機能が備わっています。

これからどうやって、 Gmailで自動的に署名を設定することができるのか、設定方法を紹介します。

まとめ

社会人はメールでのコミュニケーションを多く行っており、送られてきたメールで相手への印象が決まってしまうことも少なくありません。

そのため、インターンシップに応募した企業とメール連絡を行う際には、

自分が評価されているのだという意識を持っておくことが大切です。

メール送信のタイミングや件名のつけ方も、簡潔に用件を伝える姿勢も、すべては受信する相手への配慮があるものです。

この基本を常に念頭においてメールのやりとりを実践していけば、メールのマナーは自然と身についていくでしょう。