【テンプレあり】就活はお礼状が大切!メールと手書きの構成を徹底解説!

はじめに

本記事ではインターンシップなどの就活で必要で大事なお礼状についてご紹介します。

就活をしていると周りが「お礼状を送らないと」と言っている場面に出くわすと思います。

ただ、「お礼状なんて今まで送ったことないからどうすればいいの?」と困っているあなた! 本記事では、お礼状の書き方から全て紹介します。

さらに、最後に3つの例を掲載しております。

お礼状は企業に良い印象を与えられますので、この記事を参考にお礼状を作ってみてください。

このページのまとめ


✓就活におけるお礼状の効果がわかる
 

✓お礼状やメールの構成を学べる


✓お礼状のテンプレートを使用して企業からの評価をもらえる
 

山下佳佑
監修者

大学卒業後、大手人材会社に就職し、新人賞、MVPを受賞。

その後、さらなるキャリアステップのため、ベンチャー企業にて人材コンサルティング事業部の立ち上げを行う。

キャリアアドバイザー、採用コンサルタントを兼務し、1000名以上の学生と面談を実施し、100社以上の企業の採用コンサルティングを実施。

また、就活セミナーの講師として、就活生に対して就活のノウハウも提供し、就活生、企業の目線から最適なアドバイスの提供を行う。

インターンシップや本選考でも大事:お礼状とは

お礼状とは、「企業があなたに対して行ってくれたものに対して感謝するため」に送るものです。

例えば、インターンシップに参加させてもらった感謝の気持ちを企業に伝えるために送ることや、面接を実施していただいたお礼など様々なシチュエーションで送ることになります。

お礼状は、必須というわけではなく、一般的にはお礼状を送らなくてもマナー違反にはなりません。

また、お礼状を送ったからといって選考が有利になるかも正直微妙です。

しかし、わざわざ時間を作ってくれて対応していくれた企業様に対して感謝の気持ちを伝えたいのであればお礼状を送ることをおすすめします。

インターンシップ参加後にお礼状やお礼メールを出すメリット

インターンシップへ参加した後でお礼状を出すことで得られるメリットとは、人事からの評価がよくなったり、今後も連絡しやすくなったり、選考対策の依頼などができるようになるなど、いろいろとあります。

項目ごとに、お礼状を出すメリットについて、詳しくみていきましょう。

人事からの評価を上げる

お礼状を出すことで得られる一番のメリットは、人事からの評価が上がる可能性がある点でしょう。

感謝の気持ちを込めた丁寧なお礼状をもらって、嫌な気持ちになる人は、まずいません。

インターンシップは受け入れる側にとっても大変な面がありますから、後からきちんとしたお礼状が届けば、その人を受け入れてよかったと思ってくれるかもしれません。

また、お礼状を出すことで、社会人としての礼儀をきちんとわきまえている人間だということを、人事担当者へ印象付けることもできます。

今後、連絡を継続するきっかけになる

インターンシップが終わった後は、その企業との連絡が途絶えがちになってしまいます。

きちんとお礼状を出しておけば、人事担当者からお返事がもらえる可能があるのです。

お返事がもらえれば、その企業へと連絡を継続するためのきっかけもできますので、より縁を深められるようになるかもしれません。

選考対策の依頼ができる

インターンシップに参加した企業と継続して連絡をとり続けることで、選考対策の依頼もしやすくなるというメリットも得られます。

いきなり企業に選考対策のお願いをしても、相手にしてもらえない可能性が高いですが、インターンシップに参加したり、きちんとお礼状を出したりするなどしてご縁を大切にしておけば、企業の人事担当者も自分により興味を持ってくれるようになるかもしれません。

人事担当者が自分に興味を持ってくれれば、選考対策のための情報も教えてもらいやすくなることでしょう。

今後の選考に関する最新情報をゲットできる

インターンシップ参加者に対して、個別に情報を教えている企業もありますので、お礼状を出しておけば、有益な情報がもらえる可能性が高くなります。

いち早く今後の選考についての情報を得たい方は、お礼状を作成する際にその企業の採用活動の情報を知りたいと思っていることを素直に伝えてみるとよいでしょう。

いつまでにお礼をすべき?

インターンに参加した後には、企業に対して感謝の気持ちを伝えたいものです。

インターンの企画は人事担当者をはじめプログラムを組んでくれた人など、さまざまなスタッフの協力により成り立っています。

時間を割いていただいたことやインターンに参加したおかげでスキルや学びを得たことについてお礼のメールや感謝状を送りましょう。

インターン後のお礼の仕方については、いくつかの守るべきマナーがあります。

せっかくのお礼状なので失礼にあたらないように、正しいマナーに従って送りたいものです。

お礼状を送るにあたっての注意点やポイントについて紹介します。

終わったらすぐが理想!

インターン後のお礼のメールはいつ送るべきなのか、タイミングに悩む人もいるかもしれません。

就活はやらなければいけないことも多くて、気が付けばお礼メールを送り忘れていたというケースもあります。

ここで大切なことは、インターンに参加した後はできるだけすぐにお礼メールを送るということです。

終わったらすぐ、きちんと文章を構成して届けたいものです。

すぐに送ることで、インターン中の記憶も新しく感謝内容も充実したものになることでしょう。

また受け取った企業側にしても、どの就活生から届いたか思い出しやすいというメリットもあります。

就活生にとっても企業側にとっても記憶が鮮明なうちに、お礼メールを出すことが望ましいのです。

ここで注意点は、焦って誤字脱字がないようにしなければなりません。

メールの文章においてはきちんと読み返し、落ち着いて送るようにしましょう。

お礼状の場合

メールではなく、直筆のお礼状を会社宛てに送ろうと考える人も見られます。

企業側が「最近は何でもメールで済ませる人が多い」というようなことを言っていたとすればなおさら、お礼もメールではなくお礼状にするほうが良いでしょう。

きちんと封筒で送ることで、丁寧で律儀な人だという印象も持ってもらえます。

お礼状を送る場合は、どういったことに気を付ければ良いのでしょうか。

送るタイミングや注意点について解説します。

3日以内に送ろう

メールでお礼を伝える場合と同じで、お礼状を郵送する場合でも早ければ早いほうが良いと言えます。

インターンが終わって遅くとも1週間以内には、お礼状を送りたいものです。

できることならば、インターン終了後3日以内に送るのが理想的です。

インターン内容に関する記憶が新しいうちにお礼状が届くと、企業側にも感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

就活はどんどん多忙さを増してくるので、インターンから帰ったその日中にでもお礼状はポスト投函しておけば忘れることもなくて安心です。

注意①土日を挟む時は注意

速達や時間指定の宅配物とは違い定形外郵便の封筒は、土日には配達されないことがほとんどです。

たとえば金曜にポスト投函しても、夕方を過ぎているとポスト回収の時間が終わっている場合もあります。

そうするとその日中には郵便物は回収されずに、土日を挟んでしまいます。

スムーズに進めば月曜日に到着する可能性もありますが、受け取りは火曜以降になってしまうケースも多いです。

金曜の夜や土日に投函した場合は、到着がだいぶ先になってしまうことを頭に入れておきましょう。

心配であれば、ポストではなく郵便局の窓口に直接行って到着日を聞けば安心です。

お礼状は参加者のお礼の気持ちであり、企業からの着指定日のある郵便物ではありません。

しかしながら少しでも早く届くための心がけや工夫をすることが大切と言えます。

注意②内容はあくまでインターンのお礼

インターンのお礼を送る際に、ついつい欲が出て自分のPRをしたくなる人もいるかもしれません。

お礼状を送ることですら、人事担当者に自分のことを覚えてほしい、良い印象を持ってもらいたいという気持ちが生まれる人もいるでしょう。

もちろんインターンに参加すること自体が、選考においてはプラスに影響するはずです。

人事担当者はインターンに参加する姿勢から、その人のやる気や積極性を感じるからです。

しかしながらお礼状に関しては、あくまでもインターンのお礼の内容のみにしておくことがマナーです。

文章の中に自身の強みや入社後の目標などを書いてしまうと、良い評価をもらいたいという気持ちがバレてしまいます。

計算高いと思われてしまう可能性もあるので、自己アピールは控えたほうが無難です。

注意③もしも遅れたら……

忙しい日々の中で、インターンのお礼状を送らなければと思いながらも忘れてしまうこともあるでしょう。

どんどん日が過ぎてしまうと、「もう送らなくてもいいか…」とあきらめてしまう人もいるのではないでしょうか。

確かに日にちが経ちすぎると、受け取った側も記憶は薄くなります。

それでも手元にお礼状が届けば、「きちんとした人だな」という印象は持ってもらえるはずです。

もしも遅れたとしても、遅れた旨を詫びるとともに感謝の気持ちは伝えるほうが良いでしょう。

遅れてでも思い切って送るほうが、後悔せずに済むはずです。

今頃お礼状を送るのは気が引けるというのであれば、丁寧にメールにてお礼文を送るのでもかまいません。

「遅くなってしまい申し訳ございません」と前置きを書いて、気持ちを伝えるようにします。

インターンシップや本選考でも大事:お礼状とお礼メールどちらがいいのか?

企業にお礼を伝える方法は2種類あります。

お礼を伝える方法
  1. 手書きで書く
  2. メールで送る

それぞれのメリットを紹介すると

手書きで書くメリット
  • 直筆なので誠意や熱意が伝わりやすい
  • 昔ながらの習慣を重視している企業から高評価が得られる
メールのメリット
  • 感謝の気持ちを今すぐ送ることができる
  • 感謝の気持ちだけではなく、気になったことに関する質問などもいっしょに送ることができる

こちらになります。

2つの方法には、違ったメリットがあり、すぐにお礼を出したい場合はメールで、感謝の気持ちをしっかり伝えたい場合は手書きでお礼状を送るようにしましょう。

インターンシップや本選考でも大事:お礼状の書き方

ここからは、実際にお礼状の書き方を教えていきます。

手書きメールの2種類のお礼状の書き方を紹介しているので、あなたに合ったお礼状を作ってみてください。

※今回は「面接後のお礼状」を例に作ってあります。

もし、他のシチュエーションのお礼状を知りたい場合は、本記事の最後にシチュエーション別のお礼状の例文をご準備していますので、そちらを参考にしてください。

手書きの場合

まずは、手書きの場合のお礼状を解説していきます。

メールと違って手書きでお礼状を送る際は、準備するものがございますのでこちらも確認してください。

準備するもの
  • 白無地で縦書き、罫線入りの便箋
  • 黒色のボールペン
  • 白の無地、長形4号の封筒

お礼状の構成

例文:お礼状

お礼状は「前文」「主文」「末文」「後付」の4つで構成されています。

お礼状の構成
  1. 前文
  2. 主文
  3. 末文
  4. 後付
前文

前文は、「頭語」と「時候のあいさつ」で構成されています。

①頭語
お礼状の文章は頭語で始まり、結語で結ぶ流れになります。

一般的に、ビジネスで用いる手紙には「拝啓」を頭語には用います。

急ぎの用件を伝える際は、時候の挨拶を使わずに、「前略」を使用する場合もありますが、今回のお礼状には向きません。

そのため「拝啓」を頭語にしてお礼状を作成していきましょう。

ポイント

「拝啓」を使用すること

②時候のあいさつ
頭語の次の行に「時候のあいさつ」を書いていきます。

ただ注意点として、時候のあいさつを書き始める場所は一文字分空ける必要があります。

また、時候のあいさつということで季節の話を入れなくてはと考える人も多いのですが、特に入れなくても問題のないよく使用される時候のあいさつがあります。

そのため、無難にこちらを使用することをおすすめします。

貴社におかれましてはご盛栄のこととお慶び申し上げます。

主文

③主文
次は主文を書いていきます。

主文はお礼状の本文に当たる部分のため、基本的にはあなたの感謝の気持ちや感想などを記していきます。

時候のあいさつのときと同様、次の行から一文字分空けて主文を記していきます。

主文の流れはお礼から書き始め、面接であれば、その場で感じたこと、その会社を志望する気持ちなどを、インターンシップであれば、参加した感想や、参加して経験できたこと、身についたことなどを書いていくといいでしょう。

こちらはテンプレをそのまま記載するのではなく、テンプレを参考に自分の言葉で考えて記載する方が企業からの印象も良くなります。

ポイント

相手に感謝するお礼をまず書き、経験したこと、身についた能力や参加した感想を自分の意見で書く

末文

④結びのあいさつ
結びのあいさつでは、改めて感謝の気持ちを伝え、最後にその会社の繁栄を祈るあいさつを入れると良いでしょう。

末筆ながら、いっそうのご躍進のほどご祈念申し上げます。

⑤結語
頭語に「拝啓」を使用しているのであれば、結語は「敬具」になります。

また今回のようなケースでは使用しないのですが、「前略」を使用した場合は「早々」になるので、念頭においておきましょう。

結語を書く際は、下を一文字分空けて記入するようにしましょう。

後付

⑥日付
日付は少し特別で、最初2文字分を空けてから書きます。

記入する形は、「平成〇〇年〇〇月〇〇日」となり、数字は漢数字を使用するようにしましょう。

こちらの日にちなのですが「いつにすればいいの?」と疑問に思う方も多いと思いますが「手紙を書いた日」か「手紙を送った日」のどちらかで問題ございません。

参加した当日に書いたと印象をつけられるので、手紙を書いた日の日付を書くのもいいかもしれないです。

※実際に参加した当日に書いていないのに日付を改ざんするのはやめておきましょう。

投函日や到着日である程度いつ書いたものなのかは推測できてしまいます。

ポイント

「平成〇〇年〇〇月〇〇日」のように数字は漢数字を使用すること

⑦署名
署名はあなたの情報を紹介する部分になります。

署名も結語と同様に下を一文字分空けて書くようにしましょう。

「〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 就市 太郎」というようにあなたの学年も記すようにすると良いです。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年 就市 太郎

⑧相手の氏名
最後に相手の名前を記入してお礼状は完成です。

相手の名前を記載せずに送ってしまうと、誰に宛てたお礼状なのかわからなくなるので、必ず記入するのを忘れないようにしましょう。

相手の氏名は主文などの他の文章と高さを合わせて記入するようにしましょう。

会社名部署名担当者名の3つを記載し、完成になります。

ポイント

「会社名」「部署名」「担当者名」の3つを記載すること

郵送時の注意点

次に、お礼状を作成した後の郵送方法や封筒に関する注意点を紹介していきます。

封筒の色とサイズについて

まずは、使用する封筒を紹介します。

封筒は白色か茶色で迷うと思いますが、必ず白色を選びましょう。

茶封筒は一般的に仕事に関する事務的な文書を送る際に使用する封筒になります。

そのためお礼状では茶封筒は使用せずに白色の封筒を使用しましょう。

封筒のサイズは、お礼状を三つ折りにしてぴったりのサイズである長方形の封筒(長形4号)が適しています。

ポイント
  • 封筒の色:白色
  • サイズ:長形4号

封筒の書き方

例文:封筒

封筒を準備したら次に封筒に自分の情報や企業の情報を記入していきましょう。

お礼状の場合は4箇所記入する場所がありますのでお忘れのないようにしましょう。

①住所

必ず都道府県から書き始めて、ビル名や階数なども略さないようにしましょう。

また住所はよく「1-2-3」と記載する人が多いのですが必ず「一丁目二番地三号」と漢数字を用いて、「丁目」「番地」「号」と書くようにしましょう。

  • ビル名や階数などの住所は略さずに記載すること
  • 「一丁目二番地三号」と漢数字を用いること
②宛名

会社名は必ず「株式会社」と書くようにしましょう。

㈱と略すのはNGです。

また、「御中」「様」の使い方にも注意が必要です。

「御中」は企業や部署宛に送付する場合、「様」は企業の個人宛に送る場合になります。

「御中」
株式会社就市商事人事部人材採用課 御中

「様」
株式会社就市商事人事部人材採用課 就市 太郎御中

③封字

封筒にお礼状を入れて封筒をのり付けしたら封字を書きます。

封字は封を閉じた後に第三者が中身を盗み見しないように防ぐものです。

一般的に封字は「〆」と書きます。

よく「×」と間違える人がいらっしゃいますが、「〆」「×」は違うものになりますので、お間違いないようにしましょう。

「〆」の書き方を解説しているものがありますので、こちらを参考に封字の記入をしていただければと思います。

④差出人名

自分の住所と名前は封筒の裏の左側に記入します。

宛名を書いたときと同様に、住所は省略さずにしっかりとビル名まで書くようにしましょう。

これで郵送の準備も完了したのですが、最後に切手を貼るのを忘れないようにしましょう。

切手がないとせっかく作ったお礼状も返されてしまいます。

そんなことないだろうと思っているあなた!毎年かなりこのミスをする人がいらっしゃいますので、送る前に必ず切手を確認するようにしましょう。

メールの書き方

次にメールでお礼を送る場合の書き方を紹介していきます。

例文:お礼メール

お礼メールの確認事項
  1. メールアドレス
  2. 件名
  3. 宛名
  4. 本文
  5. 署名

①相手方のメールアドレス

まずは、相手方のメールアドレスを入力します。

ここは間違えないだろうと思う方もいますが、時々エラーでメールが返ってくることもあります。

そんなときに見るべきポイントは「@」です。

こちら社会人でもたまに全角で記入し、エラーとなることもありますので、もしメールがエラーで返ってきた場合は「@」を確認してみましょう。

ポイント

エラーでメールが返ってくる場合は、「@」を確認すること

②件名

毎日たくさんのメールを受け取っているので、相手は件名を見て重要なメールなのかを判断しています。

そのため、件名でどんな誰からのどんな用件なのかを記入する必要があるため、「用件/大学名・氏名」と記載するようにしましょう。

③宛名

会社名・部署名・個人名など相手の情報を全て記入するようにしましょう。

もし、担当名がわからない場合は、個人名をご担当者様と記載するようにしましょう。

④本文

本文の構成は、

本文の構成
  1. 自己紹介
  2. お礼
  3. その時の感想や志望する気持ち
  4. 締めの言葉

の流れで書くようにしましょう。

自己紹介では、いつの面接を受けたなど相手と関わった日付を記入すると相手も思い出しやすくなります。

⑤署名

最後は署名を入れます。

こちらはメールにおけるあなたの名刺のようなものになります。

署名には、

署名の構成
  1. 氏名
  2. 大学名
  3. 学部名
  4. 学科名
  5. 学年
  6. 電話番号
  7. メールアドレス

を記載するようにしましょう。

これでメールも完成になります。

最後に誤字脱字がないか確認してから送信するようにしましょう。

インターンシップ後のお礼状やお礼メールを出す際の3つの注意点

インターンシップに参加した後で、お礼状やお礼メールを出す際には、注意しなくてはならない点もいくつかあります。

コピペはしない、書き間違いは必ず書き直す、提出物がある場合は同封するの3つの注意点に絞ってそれぞれの項目ごとに、詳しくみていきましょう。

コピペはしない

お礼状やお礼メールを出す際には、コピペはしないように注意してください。

書籍やインターネットには、お礼状の書き方に関する情報がたくさんあり、例文もいろいろとありますので、そのまま使いたくなってしまうかもしれません。

しかし、人事担当者は多くのお礼状を読んでいますので、コピペした文章はすぐにばれてしまうリスクがあります。

コピペした文章よりも、自分の言葉で丁寧に書かれた文章の方が、人事担当者への印象もよくなります。

書き間違いは必ず書き直す

手書きでお礼状を作成する際に、もしも書き間違えてしまったら、修正液等で消すのはよくありません。

間違えたらその部分だけ直すのではなくて、新しい便箋や封筒を用意して、書き直すようにします。

全部書き直すのは、面倒だと感じる方もいるかもしれませんが、そのような手間を惜しみなくできるかどうかも、人事担当者は細かくチェックしているのです。

書き損じたら、新しい便箋を使って書き直し、誤字脱字がないように確認することは、社会人としての常識でもあります。

メールでお礼状を出す場合には、変換ミスなどで誤字脱字がないかをよく確認するようにしてください。

メールは送信してしまったら、途中でやめることはできませんので、送信前に何度も何度もチェックしておくことが大切です。

提出物がある場合は同封する

インターンシップに参加しますと、レポートや感想文などの提出が求められることもあります。

お礼状を出す際には、それらの提出物も一緒にまとめて送るとよいでしょう。

提出物とお礼状を同封する際には、ぎゅうぎゅうに詰め込みすぎないように注意が必要です。

小さな封筒の中に、パンパンに詰め込んでしまいますと、それを受け取った人は開封するのに苦労してしまうからです。

余裕をもって、少し大きめの封筒やクリアファイルを使うようにしてください。

提出物の作成に時間がかかる場合には、先にお礼状だけ送っておくとよいでしょう。

必ず、提出物とお礼状を同封しなくてはいけない、ということではありませんので、状況をよく判断して送るようにしてください。

インターンシップや本選考でも大事:シチュエーション別のお礼状例

インターンシップ後の例文

手書きの場合

例文:インターンシップお礼状

メールの場合

例文:インターンシップお礼メール

メールをコピーする

説明会参加後の例文

手書きの場合

例文:説明会お礼状

メールの場合

例文:説明会お礼メール

メールをコピーする

面接後の例文

手書きの場合

例文:面接お礼状

メールの場合

例文:面接お礼メール

メールをコピーする

まとめ

お礼状やお礼メールはは就活中ではなく社会人としても送る可能性が高いものになります。

就活中にしっかりと理解しておくことで周りと差をつけることもできます。

就活市場では、お礼メールだけでなくシチュエーション別の企業への正しい受け答え集をご用意しております。

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