「御中」はどんなときに使う?インターンシップのお礼状で気をつけたいマナー

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実際に企業のなかに入って就業体験ができるインターンシップ。ほとんどの場合は全学年を対象にしており、学生にとっては本格的に就活を始める前に業界や企業について知ることができる良いチャンスです。インターンシップ後にはお礼状を送るのが一般的なマナーとされていますが、宛先や時候の挨拶などビジネス文書としての体裁が必要であり、初めて書くときには戸惑ってしまう人も多いでしょう。そこで今回は、インターンシップ後のお礼状の送り方や基本的なマナーについて解説します。

お礼状の前にお礼メールも送るべき?

インターンシップには長期のものから短期のものまで、企業によってさまざまな種類があります。なかには1日で終わるインターンシップもありますが、いずれの場合もお礼メールとお礼状はセットで送ると先方に丁寧な印象を抱いてもらえる可能性があります。お礼メール・お礼状は“絶対に送らなくてはいけないもの”ではないので、短期インターンシップの場合は送らない学生もいます。そこであえてきちんと送れば、周りの学生と差をつけられるのではないでしょうか。メールに関しては、インターンシップが終わったその日の夜か、遅くても翌日中には出しましょう。メールには後日お礼状を送付する旨を記載し、「取り急ぎご連絡いたしました」と書いておきます。

「御中」?「様」?宛先の書き方は

1709_1_4 (2) お礼メールを送ったら、次はお礼状です。まずは宛先から書いていきましょう。ビジネス文書の場合、宛先につける敬称がいろいろとあります。宛先は先方に届いたときに一番に目に飛び込んでくる部分ですから、失礼のないようにそれぞれの意味を確認しておきましょう。ビジネス文書でよく使われるのは「御中」ですが、これは会社名や部署名のあとにつけます。「その組織に属する誰か」に宛てた内容であり、誰に出したらいいかわからないとき、あるいは複数人に対して出したいときに使われます。特定の誰かに出すときには会社名、部署名を書いたあとに「○○様」と続けます。「御中」と「様」を二重で使うのは誤りですので「個人名がわかっているときは“様”」、「わからないときは“御中”」と覚えておくといいでしょう。

「殿」を使うこともある?

個人名の後ろにつける敬称として「様」以外には「殿」があります。基本的には「殿」は目下の人に対して使われる敬称といわれていますから、就活において使うことはありません。それに対し「様」はどんな相手に対しても使える敬称です。これらの宛先に関するマナーはお礼状の本文においても同じで、本文の始めには封筒に書いたものと同じ宛先を書きます。そして「拝啓」から書き始め、時候の挨拶、インターンシップに関する具体的な内容とお礼、締めの挨拶、「敬具」、そして署名を続けます。時候の挨拶についてはある程度決まった型があるので、季節に合わせたテンプレートを使用して問題ありません。

お礼状は1週間以内に送ろう

お礼状を書き終えたら、あとは封をして送るだけです。封を閉じたときには「封」などの封字を書きますが、横書きで書いたときには省略してもかまわないことになっています。また、封筒の裏面には差出人の住所、大学・学名、そして名前を忘れずに書きましょう。ちなみに、履歴書やエントリーシートを送る場合には書類を折らずに入れられるA4サイズの封筒が使われますが、お礼状については提出書類ではなく手紙ですので、こだわる必要はありません。そして送るタイミングですが、インターンシップの終了後すぐに送るのが理想です。遅すぎるとかえって印象が悪くなってしまうこともあるので、1週間以内を目安に投函しましょう。

マナーを守って丁寧な手紙を!

 1709_1_4 (3) インターンシップ後には、感謝の気持ちを伝えるためにお礼状を送りましょう。その際、マナー違反をしてしまうとかえってマイナスな印象を与えてしまいかねません。書き方については事前に確認し、スムーズにお礼状を送れるようにしておきましょう。
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