知りたい!失礼のない会社説明会の断り方

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就職活動中は、何社も会社を訪問するのではないでしょうか。スケジュール管理をしっかりしておかないと、予定していた会社説明会に別の予定が入ってしまい、やむを得ずキャンセルすることがあります。さらに、説明会に行こうと思っていたけれど、途中でその会社に興味がなくなってしまうこともあるでしょう。特に初めての就職活動の場合は、キャンセルするときにどうしたら良いか悩むこともあります。失礼のない断り方について考えてみましょう。

説明会まで余裕があるときはメールで

説明会に参加する予定だった会社に採用マイページがあり、説明会まで日程に余裕があるときには採用マイページ上からキャンセルすれば完了です。このような場合、断り方に悩むことはほとんどありません。しかし、採用マイページ上のキャンセル期限が過ぎてしまうと、会社に直接メールすることになります。また、採用マイページがない会社に対しては直接メールして断ることが必要になります。しかし、几帳面な人であればあるほど、一旦約束した手前、相手に迷惑をかけたくないという理由から、すぐに電話で断らなければと考えることがあるのではないでしょうか。説明会の前は、会社は事前準備や多くの参加者へ連絡をしている多忙な時期です。そのため、説明会まで日程に余裕があるときにはメールで連絡するのが望ましいといえるでしょう。

当日キャンセルは電話が鉄則

1707_2_40 (3) 突然の急用でやむを得ず当日説明会をキャンセルしなければならないことがあります。当日に参加することができないとわかったら、すぐに電話でキャンセルする、これはビジネスマナーとして覚えておきましょう。しかし、電話で断りを入れるのは緊張するのではないでしょうか。電話しにくいのでメールで断ろうと考えることもありますが、説明会当日は採用担当者がメールをすぐに確認できない可能性があります。緊張するかもしれませんが、誠意が伝わるようなキャンセルの電話をすぐに入れましょう。断り方のポイントは、率直に欠席する旨を最初に伝えることです。その後にお詫びの言葉を添えましょう。誠に恐縮ですが、大変申し訳ございませんが、などの言葉を入れることが大切です。さらに、次の説明会には参加したいという意欲もあわせて伝えておくと良いです。

就職・転職サイトからキャンセルする場合

会社説明会は会社に直接申込する場合と、就職・転職サイトを通して申込をする場合があります。もし、就職・転職サイトを通して申込をした後でキャンセルしなければならなくなったときは、サイト上でキャンセルをすれば基本的に大丈夫です。急なキャンセルの場合でも、説明会を開く会社に直接連絡することは避けたほうが良いでしょう。説明会を開く会社側は、申込やキャンセル対応に時間をとられないようにあえて就職・転職サイトに代行依頼している事情が考えられるからです。もし、サイト上でキャンセル理由を書くときには、断り方に気をつけるようにしましょう。興味なくなったから、という理由を書いたとすると、それは説明会を開く会社に情報が伝わります。

キャンセル理由は正直に

説明会の断り方で気をつけておきたいポイントはできるだけ正直に、誠実にということです。体調が悪い、家庭の事情、学校の予定等でキャンセルしなければいけない場面に遭遇することがあります。ほかに気になる会社の説明会を優先させたい、ということもあるでしょう。どのような事情であっても、申込んだ会社に失礼のないように心がけましょう。理由を正直に言えないときは、つい違う理由を使って断ってしまいがちです。しかし、後々それが面接などで再度聞かれたときに、不自然な感じを与えてしまうことがあります。説明会の断り方は、正直に誠意をもってお詫びをすることがとても大切です。仮に正直に言えないときには、諸般の事情でやむを得ず、とキャンセルする旨を伝えましょう。

断り方のポイントは

1707_2_40 (2) 説明会申込後の断り方はキャンセルのタイミングで電話が適していたり、メールがより適していたりと対応方法は異なります。さらに申込方法によっても違いがあります。しかし、共通しているのはビジネスマナーを意識して誠実な対応を心がけることが大切といえます。
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