インターンシップが終わると、お礼状を書く就活生もいます。お礼状を出さなければいけないという決まりはありませんが、企業側からすればお礼状を受け取ったら悪い気はしないでしょう。
しかし、いざお礼状を書こうと思うと素朴な疑問がたくさん出てくるものです。一体誰に出すべきか、お礼を伝えたい人が複数いるときにはどうすればいいのかわからなくなる人もいるでしょう。
ここでは、主にお礼状の宛先のルールについて解説します。
インターンシップのお礼状は誰に出す？
インターンシップのお礼状を誰に書けばいいのかわからないときは、期間中にお世話になった人のことを思い出しましょう。
まず、最初に面倒を見てもらったのはインターンシップの担当者です。募集から採用面接にいたるまで、インターンシップに自分を選んでくれたからこそ貴重な体験ができたのです。担当者は宛先から外せない存在です。
次にお世話になったのは、インターンシップ中に配属された部署の社員です。何もわからないインターンシップ生に仕事を教えてくれた人々には、ぜひともお礼を伝えたいところです。
その他にもお世話になった人は複数いるでしょうが、インターンシップに関する相手に限定すると、「担当者」と「配属先」がお礼状を書くべき相手でしょう。
インターンシップのお礼状：どうしても複数の宛先にする必要があるか考えよう
お礼状の宛先を複数にして、多くの人に感謝を伝えたいのはわかります。しかし、宛先が複数になると、書類としての見栄えが悪いという考え方もあります。
お礼状を出す前に、どうしても宛先を複数にする必要があるのか考え直してみましょう。
たとえば、「インターンシップ関係者各位様」という書き方があります。「関係者」という言葉は、担当者から配属先、インターンシップ中に関わった全ての人を意味する便利な表現です。「関係者」を使えば複数の宛先をひとつにまとめることも可能です。
また、宛先はひとりに絞っておいて、お礼状の文中で「お世話になった皆様にもよろしくお伝えください」とお礼を述べれば、複数の人へ感謝を伝えられます。それでも複数の宛先を書きたいのなら、無理してひとつにまとめる必要はないでしょう。
インターンシップのお礼状：失礼にならない複数の宛先の書き方
宛先を複数にする場合は、受け取った側が気分を損なわないような配慮を行いましょう。
たとえば、「田中様」と「山田様」という担当者がいたとして、「田中・山田様」というくくり方はおすすめできません。しっかりと「田中様・山田様」と二人とも「様」をつけるのが肝心です。
複数の部署を宛先に設定するならば、インターンシップ担当の部署を先に書くようにしましょう。インターンシップ期間中、長く関わったのは配属先の部署なので、そちらを先に書きたくなりがちです。
しかし、会社の事情を考えればもっともインターンシップに時間を割いてくれていたのは担当部署の人々なのです。人事部、あるいは総務部などの担当部署を宛先の頭に登場させましょう。
インターンシップのお礼状：こんな宛先の書き方はNG！
宛先があるにもかかわらず、会社名の後に「御中」とつけてしまうのは、よくある間違いです。社会人さえも誤って使い続けている人がいますが、「御中」は「この会社の人なら誰が見てもいい」書類に記載する言葉です。
そのため、宛先がはっきりしているお礼状のような書類には使用しません。就活生で多いのは、役職を省略してしまう間違いです。社会において、役職がついている人は基本、役職名をつけて呼びかけるのがマナーです。
複数の宛先で役職を省略してしまうと、役職のある社員を部下と同列に扱っているととらえられかねません。こうしたミスを犯してもインターンシップなら許してもらえる可能性はありますが、最後まで印象を下げないためには迂闊な間違いは避けましょう。
お礼状には細かいマナーがあると理解する
お礼状をはじめ、会社に関係する文書には細かいルールがあります。完成度の高いお礼状は、会社から高く評価されることにもつながります。
