インターンシップのお礼状は手書き?それともメール?

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大学生や高校生にとって、在学中に企業や自治体などで就業体験ができるインターンシップは、とても貴重な機会です。そして、インターンシップに参加した学生は学びの場を与えてもらったわけですから、感謝の気持ちを表さなければいけない立場ですし、自然に「お世話になった」という気持ちが生まれることでしょう。そのため、貴重な就業体験の機会を設けてくれた企業や自治体などに対して、お礼状を送るのは一般常識やビジネスマナーの範疇となります。しかし、いざお礼状を送ろうと思ったとき、疑問に思うのは手書きにすべきかメールにすべきかという点ではないでしょうか。

お礼状は手書きがいい?メールがいい?

結論から言えば、インターンシップでお世話になった企業や自治体などにお礼状を送る場合、手書きのほうが好まれるケースが多いでしょう。メールは便利ですが、その手軽さゆえに「手書きの手紙の略式」という捉え方をされてしまうことがあります。手書きとメールという選択肢があるのであれば、手書きを選ぶほうが賢明です。印刷された文字よりも、ひとつひとつ丁寧に書かれた文字のほうが好感を持ってもらいやすくなります。特に地位や役職や年齢が高い相手(目上の相手)に出すお礼状なら、できる限り手書きでしたためるようにしましょう。メールでのお礼状では、失礼に当たる可能性があります。

手書きのお礼状の基礎知識

1707_2_6 (3) 手書きでお礼状を書く際は、黒インクのボールペンか万年筆を使って便箋に書いていきます。万年筆ならブルーブラックのインクでもかまいません。縦書きが基本となりますが、横書きでも失礼だと判断されることは少ないでしょう。当然ながら、誤字脱字や文法ミスなどがないよう心がけます。綺麗な字を書く自信がないという人も、一文字ずつ心を込めて書いていけば、気持ちや努力をくみ取ってもらいやすくなります。どうしても綺麗に書けないようなら、便箋に鉛筆で薄く、原稿用紙のようなマス目を書いてみるといいでしょう。文字の大きさと距離感のバランスを揃えるだけで、だいぶ見た目の印象を良くすることができます。マス目はインクが乾いてから丁寧に消しましょう。全体の文章量ですが、感謝の気持ちをしっかりと伝えられていれば、短い手紙でも問題はありません。ただし、文章量があまりに多すぎると読むほうが大変ですし、逆に極端に短い手紙だと気持ちが上手く伝わりづらいので、適度な分量を目指しましょう。

お礼状の注意ポイント

お礼状の文中では、先方を指す言葉に「御」ではなく「貴」を用いるのが一般的です。企業や会社であれば「貴社」、市役所なら「貴役所」、官公庁は「貴庁、貴省」となります。そして、お礼状では頭語と結語が用いられます。頭語とは手紙などの本文の冒頭に使われる語で、結語は本文を結ぶ語です。この2つは必ずセットで使用され、「拝啓(頭語)と敬具(結語)」や「謹呈(頭語)と謹言(結語)」など、組み合わせも決まっています。手紙の内容によって適切な組み合わせが異なるので、上手く使い分ける必要があります。また、インターンシップ先の企業や自治体などで働きたいと考えている場合、お礼の文章に加えて就職を希望しているという表現を添えるといいでしょう。

どうしてもお礼状をメールで送りたいときの注意点

メールで良いと指示された、相手からの返信を期待している、などといった何かしらの理由でお礼状をメールで出す場合にはいくつか注意点があります。まず、送信はなるべく早く行うようにしましょう。インターンシップを終えた当日か、遅くとも翌日には送信するのが無難です。とはいえ、深夜や早朝の送信は迷惑になりかねないので、9~22時くらいの間に送信するのがマナーとなります。また、先方のメールボックスには、仕事上のメールやプライベートのメールが大量に届いている可能性がありますから、ひと目でインターンシップのお礼だとわかる件名にしましょう。

礼儀を重んじよう

 1707_2_6(2) 日本は文化的に礼儀を重んじる傾向が強い国です。そのため、感謝の気持ちを表すお礼状を送るのであれば、手書きでしたためるほうが好印象を持ってもらいやすいでしょう。丁寧な文字や正しい敬語、適切な頭語や結語などを意識してお礼状を書けば、先方に感謝の気持ちをしっかりと伝えることができるはずです。
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