慌ただしいインターンシップの期間を終えて、ほっと一息つきたくなる就活生も多いでしょう。しかし、腰を落ち着ける前にお世話になったインターンシップ先にお礼状を書いてみてはいかがでしょう。記憶が新しいうちにお礼状を書くことで、より内容が充実したものに仕上がります。しかし、お礼状を書いたことがないと「どう書けば良いの？」と戸惑ってしまいますよね。ここでは、印象アップにつながるお礼状の書き方や注意したいポイントを紹介します。
お礼状は縦書きの手紙がベター！その理由とは
お礼状にはメールや手紙などのさまざまな選択肢があり、頭を悩ませてしまいがちです。結論から言うと、お礼状はどの方法を選択しても問題ありません。しかし、特別な理由がない限りはベーシックな「縦書きの手紙」を選ぶことがおすすめです。若い世代の人は、横書きに慣れているという場合も多いかもしれません。しかし、目上の人に手紙を出すときは縦書きが一般的なマナーとされています。そのため、親しい間柄ではない人に出す手紙は縦書きを選択することが無難でしょう。メールに比べて、手紙は書き方や文字のクセなどで適度に個性を演出できる点も魅力です。それから、手紙は書き上げるのに時間がかかることから、受け取る側に「丁寧で律儀な性格」というプラスのイメージを与えることができます。インターンシップ先の担当者に個性をアピールするという意味でも、縦書きのお礼状を書くことがおすすめです。
これが基本！正しいお礼状の書き方
お礼状の手紙を書くときは、まず白無地の罫線が引かれた便せんと、シンプルな白の封筒を用意しましょう。それから、筆記用具はボールペンか万年筆を選ぶことがベターです。鉛筆やシャープペンシルは避けるようにしましょう。お礼状は本文を書き始める前に、まず「前文」を入れます。この前文とは「拝啓」から始まる文章であり、時候の挨拶や安否の挨拶などを記します。この前文は形式がある程度決まっているので、難しく考える心配はありません。「拝啓○○の候」の空白部分に、季節の挨拶などを入れましょう。次は本文に移り、インターンシップ先へのお礼や、学んだことについて書きます。文章の最後にはあらためて感謝の気持ちを盛り込み、「取り急ぎお礼を申し上げたくお便りを差し上げました」または「貴社のご発展をお祈り申し上げます」という言葉で締めると、バランスの良い内容に仕上がります。この場合は頭語を「拝啓」としているので、結語には「敬具」を入れましょう。その後に手紙を投函する日付、大学名と学部、フルネームを記載します。それから、先方の会社名と担当者名を入れれば完成です。
ワンランク上の印象を目指す！文章を考えるコツ
ここまでは、基本となるお礼状の書き方を紹介しました。しかし、このようなテンプレートのお礼状では、担当者の心を動かすことは難しいでしょう。そこで、受け取った人が思わず「おっ」と感心するような、ワンランク上の文章を書くコツを紹介します。お礼状の仕上がりを左右する最大のポイントは、ずばり「企業に対しての感想と個人の感想」の2点を盛り込むという点です。感謝の気持ちを伝えることも重要ですが、そこで何を学び、どのように活かしたいか明確に記載することで、仕事に対する意欲をアピールできます。例えば「社員の皆さんが活き活きと仕事に取り組む姿勢に刺激を受けた」など、実際にその場で感じたことを盛り込むことで、文章にぐっと臨場感が生まれます。また「教わったことは自分の今後にどのように活かすべきか」という感想も織り交ぜると、担当者の関心を引きやすくなるでしょう。文章を書くときのポイントは「手紙を受け取る立場」になって考えてみることです。すると、どのような文章が喜ばれるのかスムーズに書き出しやすくなるでしょう。
意外な落とし穴！お礼状を出すときの注意点
丁寧に書かれたお礼状は、受け取る側も好感を持ちやすくなるものです。しかし、お礼状に不備があっては悪い印象を与えかねません。そのため、お礼状を出すときはミスがないかしっかりと確認することが肝心です。ここでは、お礼状を出すときの注意点を3つ紹介します。まずひとつ目の注意点は「手紙を出すタイミング」です。お礼状はできるだけ早いうちに出すことがベターです。企業に早く届けばその分、担当者の印象に残りやすくなります。可能であればインターンシップ終了後の当日か、遅くとも3日以内に手紙を出すことがおすすめです。目安としてはインターンシップ終了から、1週間以内の到着を心がけましょう。2つ目は「誤字や脱字に注意する」という点です。せっかくの手紙も、誤字や脱字が多いと台無しになってしまいます。それから、万が一書き間違えをした場合は、修正をするのではなく新しい用紙に書き直しするようにしましょう。3つ目は「会社名や担当者名を間違えない」という点です。これは一番注意しておきたいポイントといえるでしょう。失敗例として多いのは、株式会社の部分を略称してしまうパターンです。株式会社の部分は略さずに、きちんと記載することが重要です。
お礼状は丁寧かつ速やかに作成しよう！
お礼状は必ず出さなければならないという決まりはありません。しかし、感謝の気持ちは伝えられた側もうれしくなるものです。忙しい時間を割いてくれたお礼として、感謝の気持ちを形にしてみるのも良い選択ではないでしょうか。お礼状は丁寧かつ速やかに作成することが肝心です。仕事に対する熱意や感謝の気持ちを文面でしっかり伝えることで、担当者の印象に残りやすくなるでしょう。
