就活における封筒のマナーとは?マナーを守って応募書類を送ろう

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就活生が企業と連絡を取るとき、今の時代はメールを利用することが多いかもしれません。しかし、書類選考がある企業に応募した場合、応募書類は郵送することが多いものです。

書類選考では、履歴書や職務経歴書の内容のほかに、これらの書類を郵送するときのマナーも重要です。なかには「全然気にしない」という、ざっくばらんとした採用担当者もいますが、使用する封筒や宛名の書き方など、細かい点までチェックしている採用担当者もいます。

どのような採用担当者にあたっても大丈夫なように、ここでしっかりとマナーを学んでおきましょう。

封筒の選び方

応募書類を入れる封筒は、A4サイズのものを選びましょう。市販の履歴書には「履歴書在中」という文字がプリントされた長封筒が付属していることも多いですが、これはアルバイト用のものです。就活では、すべての応募書類を折らずに入れることができるサイズの封筒を用いるのがマナーとされています。

封筒の色は白がベストです。以前に比べると、茶封筒がマナー違反という風潮は弱まりましたが、茶封筒よりも白封筒のほうが紙質は厚く、破れにくく作られています。そのため、白封筒にしておいたほうがキッチリしている印象を抱いてもらえやすくなります。

白封筒は、近所のコンビニで探してもなかなか見つからないかもしれません。大きな文具店に行けば、入手できる可能性が高いですよ。

封筒の中身

応募書類を郵送する際、履歴書や職務経歴書だけを送るのはマナー違反です。必ず添え状を一緒に送るようにしてください。

添え状とは、時候の挨拶やどんな書類を何枚同封しているのかといったことを記載している手紙のことで、別名カバーレターとも呼ばれます。

添え状は、パソコンで作るのが一般的です。インターネット上には添え状のテンプレートがたくさん無料配布されているので、そのまま使用しても良いでしょう。

すべての書類準備ができたら、封筒に入れる前に透明のクリアファイルに入れてください。クリアファイルは、必ず新品のきれいなものを用意します。郵送中に、封筒が水に濡れたり破れたりすることがあっても、クリアファイルに入れておけば書類をある程度は守ることができます。

宛名の書き方

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封筒の宛名は、縦書きで書きます。住所は省略せず、必ず都道府県から書き始めましょう。会社名は「(株)」のように省略せず、きちんと「株式会社」と書いてください。担当者の部署名やフルネームがわかっている場合は、すべて記載しましょう。担当者名は、中央に最も大きな字で書くのがポイントです。

宛名の最後には、宛先が会社や部署のように団体の場合には「御中」、採用担当者のように個人の場合には「様」と書くのが適切です。封筒の左下には、赤ペンで「応募書類在中」と記載します。ただし、あらかじめ「履歴書在中」とプリントされている封筒を使用する場合は、自分で書く必要はありません。

裏面の書き方

封筒の左下に、自分の郵便番号・住所・氏名を縦書きで書きましょう。このときも住所を省略せず、必ず都道府県から書き始めます。

封筒の左上には、投函した日付を縦書きで記載しておくと良いです。日付は必須ではありませんが、採用担当者が応募書類の到着に気がつくのに時間がかかったとき、投函した日付が記載してあると、早めに提出したことの証明になります。

表面も裏面も書き終え、応募書類をすべて封筒に入れたら、フラップの裏面全体に糊を付け、封をします。その上に締めのマークを書けば、準備完了です。切手を貼ってポストに投函するか、郵便窓口で料金を支払って預けましょう。

応募書類の送り方も選考材料のひとつ

どんなに手の込んだ履歴書や職務経歴書を作成しても、郵送するときのマナーがなっていないというだけの理由で、応募書類を一切読んでもらえないということがあります。そこまで厳しくないとしても、マナーを守って送ってきた人に比べると、あまり良い印象は抱いてもらえないと思われます。

少しでも採用される確率を上げるために、細かいマナーにも気を配るようにしましょう。

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