返信すべき!?好印象を残す会社説明会の返信メールの書き方

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ほとんどの場合、就活で学生が企業と最初にやり取りを行うのが説明会の予約ではないでしょうか。

説明会の予約を入れると企業から説明会の案内メールが届きます。説明会は多くの学生が参加するもの。特に大企業の説明会だと1回に何百人もの学生が参加します。

説明会のメールを返信した方が礼儀正しいとはわかっていても、案内メールに対して返信すべきなのか、返信メールの書き方が分からないという学生が多くいます。

企業に好印象を残す説明会の返信メールの書き方を解説していきます。

説明会の案内メールは返信したほうがGood

説明会の予約を行うと企業から開催日時、場所を記載した案内メールや予約を受け付けた旨の返信メールが届きます。このメールに対してお礼を返信すべきなのでしょうか?

ネットで調べたり、社会人の先輩に話を聞いたりすると「返信すべき」と意見や「別に必要ない」という意見もあり、どちらを参考にすればよいかわかりません。返信がないからといってその後の選考に影響を与えることはありません。

しかし、説明会に参加するのであれば案内メールに対してお礼の返信を行ったほうが企業に好印象を残します。届いたメールに対して返信する行為はメールを確認したという意思表示にもなります。

企業側から案内メールに返信は不要と書かれていない限りは、なるべくお礼の返信メールを出すようにしましょう。

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6割の学生が悩む!?説明会の返信メールの書き方

案内メールに対して返信するといっても、普段家族や友だちにメールを返信するのと同じ感覚で出すのは厳禁です。即レスしたほうが企業に良い印象を与えるかもと思い、すぐに返信してもマナーに反したメールの書き方だと「礼儀を知らない学生」と悪い印象を与えてしまうことになりかねません。

返信メールを書いたほうが企業に好印象を与えるとはわかっていても、どんな内容で書けばよいか困るという学生が多くいます。2017年1月に就活サイトで就活生438人に「説明会の返信メールの書き方で悩んだことがあるか」というアンケートを実施した結果、6割の学生が「Yes」と答えています。

では、どんな返信メールだと企業に好印象を残すのでしょうか。

説明会の返信メールの基本テンプレート

説明会の返信メールを出すときは次の5つの要素を入れましょう。

  1. 用件が分かるシンプルな件名 社会人は多くのメールを受信します。
    特に就活時期は採用担当者宛に大量のメールが届きます。
    何のメールなのか一目で分かるように「説明会ご連絡のお礼」とシンプルな件名を書きましょう。
  2. 宛名 メールの冒頭に「株式会社○○ 人事部 ○○様」と誰宛に送っているメールなのか分かるようにします。
  3. 挨拶・自己紹介 「お世話になります」「初めまして」などの挨拶を入れて、「○○大学の○○です」と自分の大学名と名前を名乗りましょう。
  4. 本文 説明会の案内のお礼と内容を確認したことを簡潔に書きます。
    最後は「よろしくお願いします」と相手を配慮する一文で締めましょう。
  5. 署名 ビジネスメールでは最後に署名を入れることがマナー。
    大学名、氏名、メールアドレス、電話番号を入れた署名を作りましょう。

これらは、説明会の返信メールだけでなく、就活のどのシーンでも使えるメールの基本テンプレートです。これを機に覚えておきましょう。

ここに注意!メールを返信するときのマナー

案内メールの返信を行うときに注意してもらいたい点が3つあります。

案内メールの本文を消さずにそのまま返信すること

1つは案内メールの本文を消さずにそのまま返信すること。何のやり取りに対する返信なのか一目で分かるようにするために過去のメールの内容は消さないようにします。社会人になると、どの業態業種でも過去のメールのやり取りはそのまま残して返信します。この機会に覚えておきましょう。

メール本文の改行を行うこと

2つめはメール本文の改行を行うことです。改行のないメールは非常に読みづらいもの。だいたい30文字~35文字を目安に改行するようにしましょう。

案内メールが届いたら返信は24時間以内に行うこと

3つめは案内メールが届いたら返信は24時間以内に行うことです。どんな時間帯に送っても迷惑にならないのがメールの最大のメリットです。早ければ早いほど相手に好印象を与えるため、届いたらすぐ返信を出すようにしましょう。

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マナーを守って早めに返信しよう

説明会予約や書類作成、面接対策と何かと忙しい就活。企業とのメールのやり取りも一気に増えます。忙しいからといってメールの確認や返信を後回しにすると返信を忘れてしまうことも……。

これを機にメールのマナーを覚えてすぐに返信する癖をつけるようにしましょう。

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