失敗しない会社説明会での参加申し込みメールの書き方

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就職活動において、人事の方とメールのやり取りをすることは珍しくはないですが、そのメールでのマナーを分かっておらず、知らない内に相手方に悪い印象を与えてしまうという場合があります。

この悪い印象は選考の際に影響しますので、そういった些細な点でも気を抜かずにしっかりとした応対をしたいものです。

ここでは、会社説明会での参加申し込みメールの書き方について紹介します。現在就職活動真っただ中の方はもちろん、これから就職活動をされる方も参考にしてみてください。

参加の申し込みはスマホでは駄目?できる限りパソコンを利用すべし

企業の方とメールをする場合は出来るかぎりパソコンを使った方が無難です。社会に出てパソコンを使えないということは、会社によってはそれだけで減点対象になりかねませんし、何よりスマホなどの設定によっては送受信に不都合が生じる可能性があるためです。

慣れていない人はパソコンの練習と言う意味でも、パソコンを使用して企業の方とやり取りしましょう。しかし、場合によってはどうしても携帯電話やスマートフォンでの申し込みをしなくてはならないという状況もあるかもしれません。

その際に気を付けなければいけないのは、送受信に不都合が生じる可能性を失くすため、送受信の設定には十分に気を付けることです。ドメインの指定によって、パソコンからのメールが拒否されているような設定になっていると相手からのメールが届かず、それだけで重大な機会を逃す結果になりかねません。

携帯電話やスマートフォンを利用する際は、十分に気を付けておくと良いでしょう。

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申し込みメールの構成、最低限記載しなければいけなことは?

申し込みメールの構成で書かなくてはいけないことは概ね決まっています。それは『宛名』『件名』『自己紹介』『用件』『署名』の5つです。

宛名は当然として件名は絶対に記載し、なおかつ分かりやすいものにしておきましょう。社会人、それも新卒担当の人事ともなれば、1日に百通以上ものメールのやり取りを行うこともあります。そんな中で件名の記載がない、あるいは分かりづらいというメールがあれば、届いていることに気付かれなかったなんてことにもなりかねません。

気付かないのは当然ながら人事担当者の責任ですが、分かりづらいメールを送ってしまったほうにも落ち度はあります。このようなことにならないためにも、件名は分かりやすく、また『大学名・氏名』くらいは書いておいても良いでしょう。

自己紹介は本文の最初に用件と合わせて簡潔に記載しましょう。

そして最後に署名です。名前、大学名、学部、学科、メールアドレス、電話番号、住所まで記載するのが一般的です。

説明会参加申し込みメールの例文紹介

例文では基本的なことを記載しておきますので、是非参考にしてください。以下例文です。

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件名『〇月〇日の会社説明会への参加申し込みについて(〇〇大学・氏名)』

突然のメール失礼いたします。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇と申します。

現在、就職活動を行っております。

この度は〇月〇日の〇〇会場にて開催予定の貴社説明会に参加させて頂きたく、メールをしております。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

『希望会場、日時、時間等記載・参加希望』

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇〇〇〇〇〇
e-mail:〇〇〇〇〇〇〇〇

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これを雛型としてメールとして使うのも良いですし、これに一工夫加えるのも良いでしょう。

一工夫とは例えば、挨拶などがあります。説明会に参加する前に合同説明会やその他の場で顔を合わせている場合は、それについて挨拶とお礼を加えておくというのもマナーとしては大事です。

しかし、基本的には用件さえ伝われば良いメールですので、あまり多くを書くと悪い印象を与えてしまいおそれもあるため注意しましょう。

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会社説明会の参加案内への返信メールについて

上記のように自ら参加を申請する場合もあれば、逆に企業から参加案内が届くような場合もあります。これについて興味がないから参加しないでは失礼です。

就職サイトに届いたのであればいざ知らず、自らのパソコンのアドレスなどに届いた場合は必ず返信をしておきましょう。基本的には上記の例文を少し変えて返信するのも良いですし、参加案内ですのでもう少し簡素でも構いません。

ここで気を付けたいのが、参加案内が来てから返信するまでの時間です。企業からのメールは基本的に24時間以内に返信するようにしてください。

レスポンスが遅いのはそれだけで仕事に対するやる気を疑われます。参加案内、またはその他の用件でのメールは、できる限り早めの回答をするほうが良いでしょう。

メールのやり取りは社会人としての第一歩です

メールのやり取りは社会人の基本です。相手に悪い印象を与えず、しっかりとしたメールで、迅速なやり取りができるようになれば、相手の業務もスムーズに進むでしょう。

これを念頭に入れ、社会人としての練習のつもりできちんとしたメールを送ってみてください。

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