はじめに
「事務職の志望動機の書き方が分からない」
「他の事務職に転職したいが、どんな能力が求められているの？」
「事務職の志望動機に記載しない方が良いことってある？」
事務職の経験者、未経験者問わず、転職する際の志望動機に何を書けばよいか迷っている方も多いでしょう。
この記事では、動機を書く際に志望する業界に合わせた内容にすることの重要性や、様々な事務職の種類について説明しています。また、志望動機の例文を載せて、志望動機の書き方のポイントや、反対に書かない方がいい内容についても解説します。
この記事を読み終えたころには、自分だけの志望動機を書き上げることができるでしょう。
事務職の志望動機で迷っている人はぜひ例文とポイントを参考に、志望動機を考えてみましょう。
事務職の志望動機には何を書けばいい？
事務職の志望動機について、なかなか筆が進まない方も多いのではないでしょうか。そこでまず大切になるのが、志望する職業・職種に対する理解です。
採用担当者が見るポイントとして、「なぜその職種を志望したのか」「どのような能力を発揮してくれるか」というポイントで、志望する職業・職種に対する理解が欠けている状態だと採用担当者の印象に残ることは難しいでしょう。
もちろん、事務職と言っても、一般事務・経理事務・営業事務・医療事務などと種類は多岐に渡ります。しっかりと志望先の業務の特徴を理解しなければ、採用担当者に自分の本気度合いが伝わらないため、下調べは念入りにしましょう。
事務職の種類
事務職と一口に言っても、その種類は多くあると説明しました。そこで、実際にどのような事務職があり、それぞれの仕事とその仕事に求められる能力がについて説明していきます。
一般事務
一般事務の主な仕事として、書類の作成や電話対応、来客対応、そして他の社員への業務サポートと幅広く、正確な処理能力とコミュニケーション能力が求められます。
志望する際に、会社へアピールするポイントとして、「話しかけやすい人」という点をアピールできれば、仕事を依頼しやすい人、他の社員と上手くやれる人といったイメージを与えることができ、好印象になるでしょう。
経理事務
経理事務の仕事は主に経理スタッフの補佐がメインですが、会社によっては経理スタッフと経理事務の明確な区別がない場合もあります。
伝票の整理や、決算に付随する書類の作成、収支の管理等経理にかかわる仕事全般を担当することになります。
また、経理スタッフは一般の事務職より経理に関する知識が求められ、簿記の資格を取得している、もしくは取得予定であるなどをアピールできれば良いでしょう。
営業事務
営業事務は、基本的に営業部門スタッフをサポートする仕事です。
電話・来客・メール対応から始まり、顧客の管理、データ集計等の職務適性が求められます。お客様と直接かかわることもあるため、事務能力以外にもビジネスマナー等がしっかりしていることをアピールしましょう。
医療事務
医療事務は主に病院や健診センターなどで、診療の受付、会計、診療報酬請求などを行います。病院の大きさによって、業務内容が更に細分化されたり、場合によっては患者様と話したりするコミュニケーション能力が求められます。
医療費の計算などで素早い処理能力があることをアピールできるように意識しましょう。
【事務職】志望動機の書き方のポイント
志望先の事務職について理解を深めても、それはスタート地点に立っただけです。
ここからは採用担当者の目を引くためのポイントについて紹介していきます。ぜひ、志望動機を書く際の参考にしましょう。
基本的なPCスキル
事務職はWord、Excel、メールなどのツールを使い分けて、業務を最適化する能力を求められています。そのため、一般的なPCスキルがあることを志望動機に盛り込めればアピールポイントとなるでしょう。
業務の経験や成果
事務職経験者でも未経験者でも、現在の仕事がどのようなもので、具体的にどの程度の成果を上げたか明確に記載しましょう。
例えば、幅広い業務に携わってきて、社内外の人と多くのコミュニケーションを取ったことだけを記載してもありきたりな文章になってしまうでしょう。
そこで、具体的にどのような業務で、どのような成果をあげて、どの部分を心掛けていたかを合わせて記載することで、エピソードに説得力を持たせることが可能です。
その企業を志望する理由
採用担当者は、「多くある競合他社ではなく、なぜ当社を志望したのか？」ということに注目しています。もちろん、意味もなく注目しているわけではなく、求職者がどこまで企業研究してきたかについて見るために注目しているのです。
しっかりと自分の経験やスキルと志望企業の展開している事業と関連付けられるかが問われています。
採用後の働き方
一つ前で、志望企業の事業と自身のスキルが関連付けられるかが大切だと説明しました。関連付けて終わりではなく、実際にどのように企業で活躍するのか明確なイメージを持ちましょう。
「納期内の正確な事務処理はもちろん、対応できる業務の幅を徐々に増やしていき、全社に貢献したい」など、明確なイメージを志望動機に盛り込むことで、未来をしっかりと見据えていることをアピールできるでしょう。
第三者からの評価
営業職や、販売職と違って「業績○○％を達成した。」など数値にしてアピールしづらいのが、事務所の難しいところです。
そこで、資料作成では「上長から資料が分かりやすいと評価されました」「ミスが少なく、速度も速いのでチェック業務を依頼されました」など、第三者からの評価を盛り込むことでアピールポイントにできるでしょう。
【種類別】事務職の志望動機の例文
ここからは実際に事務職の職種別に志望動機の例文をあげていきます。自分で志望動機を書く前に参考にしてみましょう。
ただし、例文を丸写して志望動機にしてしまうと、何百人何千人と希望者を見てきた百戦錬磨の採用担当者は必ず内容のほころびを見つけるため、自分の言葉で志望動機を書くようにしましょう。
一般事務の志望動機
経験者の場合、以下のような例文になります。
【例文】
○○株式会社に新卒で入社し、一般事務として6年間勤めています。Officeソフトを用いた書類の作成や、データ入力などの業務を関連部署と連携を取りながら行ってまいりました。
その際に、他の事務職の方と関連部署の方がお互いに声を掛けやすいよう、自分から主体的に話しかけ、両部署の懸け橋となることを意識しております。
これまで一般事務職として多くの企画にかかわってきましたが、一般事務にかかわらず幅広く業務を経験してみたいと思うようになりました。そこで、経理や総務を含めた事務業務にも携わることが可能な貴社の求人を拝見し、志望いたしました。
経理や総務を含めた事務業務を経験することで、臨機応変な役割を担い、会社全体が更に円滑に回るよう目指していきたいです。
経理事務の志望動機
一般事務では経験者の場合を記載したため、経理事務では未経験者の場合の例文を載せます。
【例文】
現在は○○株式会社で営業を担当しており、主な業務は新規顧客の開拓を行っております。顧客と信頼関係を築き、事業拡大に役立てることにやりがいを感じています。
しかし、大きなお金の動きを見ることはあっても、細かい全体の流れについて知らず、その部分に興味を持ち、転職を決意しました。
多くのサービスを短いスパンで展開して、急激な成長を遂げている貴社であれば、経理としての活躍できると考えて志望いたしました。
現在の業務で経験した顧客の業績を分析する力に加え、更には簿記のスキルを活かして、貴社の資金管理に貢献したと考えております。
営業事務の志望動機
営業事務では経験者の例文を紹介いたします。
【例文】
現在の職場では、7名の営業スタッフをサポートしており、受発注書や見積書、納品書などの作成を担当しています。また、営業スタッフが不在の際の電話やメール対応を行い、顧客折衝なども担当しています。
回りに恵まれて、着実なキャリアを築いてきましたが、成熟した業界から成長中の業界にフィールドを変えたいと強く感じて貴社を志望いたしました。
貴社は成長中のこの業界の中でも、特に営業部門に力を入れており、私のこれまでの経験・スキルを存分に発揮できると考えた次第です。
医療事務の志望動機
医療事務では未経験者の場合の志望動機を記載するため、ぜひ参考にしてみてください。
【例文】
アパレルショップで3年ほど販売員をしていました。その後、現在の本部の事務スタッフとして約2年働いており、資料の作成、データ管理などを任されています。Officeソフトを日常的に使用しているため、資料作成には自信があります。
昨年、医療事務をしている友人と会う機会があり、その人から「事務仕事を通して、患者様のために働くのにやりがいを感じる」と話を聞き、医療事務に興味を持ちました。
私は販売職を経験したこともあり、人と接する仕事が好きです。専門性を身につけられる仕事がしたいと考えていたため、医療事務の仕事をすることに、その両方を実現させたいと考えているため、貴社に志望いたします。
医療事務は未経験ですが、現在は○○の資格を取得するために勉強しており、ぜひ勉強したことを活かしていきたいと考えています。
事務職の志望動機に書かない方が良いこと
事務職に限らず、「○○が苦手だった」「前職に向いていなかった」などネガティブな理由での志望動機は基本的に不適切だとされています。
また、「ノルマがない」「空調がついたオフィスで仕事できるから」などの理由も採用担当者からすれば「楽だから事務職になりたいのか？」と良くない印象を与えるため、伝えない方が良いです。
同様の理由で「給与が安定している」「休日がある」などの条件面もあまり良い印象を与えません。
最後に、「体調を崩した」「体を壊した」などの事情も「業務遂行に影響を与える可能性がある」と不安を抱かせてしまうため、業務に影響が出ないようなら自分から伝える必要はありません。
事務職の志望動機の例文を参考にしよう
ここまで事務職の志望動機のポイントや、実際の例文を紹介してきました。
事務職と一口に言っても種類が複数あり、業務内容も幅広くあります。しっかりと自分が志望する職種を見極め、それに合った志望動機を書く必要があります。
記事に載っている志望動機の例文を参考に、自分だけの志望動機を書き上げましょう。
