秘書検定が就活で有利になるって本当!?資格欄を空欄にしたくない人必見!2ヶ月の独学で合格可能な資格

はじめに

就活をしていると必ず資格欄への記入が求められます。今回は、比較的取りやすくて就活で有利になる資格を紹介したいと思います。この記事では就活を控えた大学生にオススメしたい秘書検定についてまとめています。

秘書検定をオススメする理由は…

・取得しておくと就活に役立つ
・受験回数が年に3回と多い
・勉強時間の割に合格率が高い
(2級は、約30時間の勉強で合格率が60%)

どんな試験なの?

秘書検定は、ビジネスの場で必要な基本的な常識を学ぶことができます。「人材育成」を目的としており、誰にでもできることであったとしても「感じが良い」と思ってもらえる表し方を学んでいきます。
秘書を目指している人に限らず、就職活動を控えている学生や社会人としての常識を身につけておきたい人にオススメな資格です。

出題内容

筆記試験


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理論編
 ・読解力、センス、知的要素が要求される
 ・勉強時間に比例して点数はあまり伸びない
実技編
 ・暗記的要素が強い
 ・勉強時間数に比例して点数は伸びる

面接試験

1級と準1級はロールプレイング(役割演技)をするの面接試験があるため、対策が必須となります。

面接試験の手順
控室入室→課題の受け取り→面接室入室→挨拶→課題の報告→状況対応→退室

試験日程

① 6月試験(1級、準1級、2級、3級)
② 11月試験(1級、準1級、2級、3級)
③ 2月試験(2級、3級)

上の3つ試験日程が毎年設けられています。
2月試験は、2級と3級のみになっています。

費用

1級  6,500円
準1級 5,300円
2級  4,100円
3級  2,300円

準1級/2級 8,700円(同時受験)
2級/3級  6,400円(同時受験)
同時受験する場合には、多少安くなります。

上の受験料にテキスト代金を含めて平均すると費用は6,000円程度となります。
テキストは購入するものやどの程度購入するかによって異なってきます。

合格率

【第124回の結果】
1級  26%(20%〜30%)
準1級 39%(30%〜40%)
2級  55%(50〜60%)
3級  70%(60~70%)

難易度

1級(社会人、現役秘書)
上司の仕事内容を理解し、円滑に進められるように準備しておく力や先を読んで行動する力など、上級秘書としてのスキルが求められます。また、全て記述式であるため実力が試されます。独学での合格は難しいため、誰かに添削してもらうことが必要となります。

準1級(大学生、社会人)
上司の相談や後輩の指導、業務内での発展的な対応力を求められます。準1級からは面接で「人柄の表現力」を求められるため、難易度がグッと上がります。独学でも合格を目指すことはできますが、専門講座を受講して過去問題や模擬面接を経験しておくと良いでしょう。

2級(大学生)
業務の優先順位や効率良い業務の進め方、上司不在の際の対応についてのスキルが求められます。3級よりも複雑な問題や選択肢が増えますが、独学でも十分合格を目指すことができます。受験者数の多い最も人気な級です。

3級(高校生)
基本的なビジネスマナーが問われます。言葉遣いや身だしなみ、上司の仕事を効率よく進めるためのサポート、人に好印象を与える対応についての基礎的なスキルが求められます。受験者の多くが高校生であるため、就活ではあまりアピールできない可能性があります。

就活で有利になるって本当?

就活でのメリット

秘書検定が就活で有利になる要素は主に3つあります。

① 社会に出る前にビジネスマナーを身につけることができる
② 常識を持っているかの証明として有名な資格であるため、好印象が得られる
③ 準1級からは面接があるため、就職面接の練習になる

ビジネスマナーは基本的に学校で教えてもらえるものではないため、社会に出てから実際に経験として学んでいくというパターンが多いです。しかし、それでは初めの頃、知らずに恥をかくことや迷惑をかけてしまうこともあります。社会に出て実践を積む前に知識として持っておくことはとても重要であると思います。

また、中には「社会人として最低限の常識を持っているか」を判断基準として持っている企業もあります。就活をする上で無駄にはならない資格であるため取得しておく事をオススメします。

履歴書の記載は3級から可能ですが、2級以上を書くと良いでしょう。
3級は受験者の多くが高校生であるため、就活やスキルアップには繋がらない可能性があります。
2級は社会人として敬語や振る舞い等のビジネスマナーを正しく身につけている事がアピールできるため、良い印象を持たれます。
準1級と1級は面接があり難易度も高いため、働く上での即戦力として強くアピールできます。

有利になる職種

秘書として働く際にはもちろん、営業事務・総務・人事など一般的に「事務職」と呼ばれる職種で有利になります。未経験から事務職を目指す場合や大手企業の一般事務職を目指す場合は、この資格を持っていると良いでしょう。

一般企業では秘書職として採用するケースよりも、事務担当の中から秘書に適している人が選ばれます。未経験から秘書経験を積みたい場合は、準1級以上を取得しておくべきでしょう。

どんな問題が出るの?[合格のコツ]

例題

3級

【職務知識】書類を届けるよう指示されたら

秘書A子が先輩E子の仕事を手伝っていたところ、上司から「今からこの書類をT社に届けてもらいたい」と指示された。
このような場合、A子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)上司から書類を預かり、E子の仕事が終わってから書類を届けに行く。
2)上司から書類を預かり、E子に事情を説明してT社に書類を届けに行く。
3)E子に先に書類を届けに行ってよいか尋ね、よいと言われたら届けに行く。
4)上司に、今E子の仕事を手伝っているがどちらを優先すればよいかと尋ねる。
5)上司に、今E子の仕事を手伝っているのでE子にも話してもらえないかと言う。

2級

【必要とされる資質】来客は取り次がないよう指示されたら

秘書A子は部長会議から戻った上司(部長)から、「しばらく考え事をしたいので、電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときA子が行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)不意に訪ねてきた上司の友人に、今取り込んでいるが確認してくると言った。
2)他部署の課長から部長はいるかとの電話に今手が離せないので後にしてもらえないかと言った。
3)尋ねたいことがあると言って来た部下の課長に、上司から取り次がないよう言われていると言った。
4)確認したいことがあるという取引先からの電話に、今は考え事をしているので後で連絡すると言った。
5)確認したいことがあると言って来た他部署の部長に、その場で少し待ってもらって,上司の都合を聞きに行った。

準1級

【マナー・待遇】説得の仕方について

次は秘書A子が、説得の仕方について考えたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)相手との間に強い信頼関係がある場合は、多少強引な言い方をするのもよいかもしれない。
2)親しくない相手の場合は、相手と親しい人に頼んで助けを借りると効果があるかもしれない。
3)相手が自分と同格の場合は、自分より地位が上の人に同席してもらうのもよいかもしれない。
4)説得に対して相手が感情的になった場合は、それ以上は続けず機会を改めた方がよいかもしれない。
5)相手が自分の言い分に固執して説得に応じない場合は、むしろ相手のペースに乗った方がよいかもしれない。

1級

【技能】あいさつ状に適切な言葉

次は社長交代のあいさつ状の一部である。(  )内に入る適切な用語、文を下の解答欄に答えなさい。

( a )初夏のみぎり,ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
 さて、( b )、このたび株式会社ABC商事代表取締役社長を退任いたしました。社長在任中は多年にわたりひとかたならぬ( c )、誠にありがたく厚く御礼申し上げます。今後は、相談役として社業の一端を( d )、何とぞ引き続きご支援くださいますようお願い申し上げます。
 なお、後任の代表取締役社長には、田中一郎が就任いたしました。( e )、ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
 まずは、略儀ながら書中をもって御礼( f )申し上げます。 敬白

解答はこちらの「過去に実際に出題された問題(秘書検定)」
https://jitsumu-kentei.jp/HS/example/contents

合格のコツ

秘書検定3級・2級は独学でも合格可能なレベルです。準1級・1級は面接試験があるため独学では少し不安が残ります。

筆記試験は問題のパターンがある程度決まっているため、過去問を繰り返し解くことで本番の問題形式に慣れることができます。
まず、テキストを購入して一通りの学習を行います。1回で全てを理解しようとせず、2〜3回繰り返し読むことで理解を深めていきましょう。次に例題や予想問題から苦手な分野の洗い出しを行うことで、学習計画が立てやすくなります。苦手な分野を重点的に学習し、1週間前は一通りの復習ができるような計画を立てましょう!
特に「理論編」は覚えることがほとんどないため軽視してしまいがちですが、正解と不正解の判断基準がとても曖昧です。過去問題を繰り返し解くことで、応用力をつける必要があります。

面接は第三者に見てもらいアドバイスをもらうことが合格への近道です。ご家族に協力してもらったり、友達同士で対策を行うと良いでしょう。面接の場では頭が真っ白になってしまうことがあるため、50文字程度の課題を覚えて相手の顔を見てハッキリと話す練習をしておくましょう。
見てもらう人がいない場合には、専門講座で対策することをオススメします。

試験当日に意識すること

・直前は一般用語などの暗記や苦手な問題のまとめなどを見る!
「適当」「不適当」を間違えないように気をつけましょう!
・2級と準1級ではグレーな選択肢が多いので、問題文の読み直しを徹底する!

おわりに

秘書検定は、特別どこかで習うことのないビジネスマナーをしっかりと身につけることのできる資格です。就活において持っておくと良い印象を得られると共に、その後の社会人生活で必ず大切になってくるスキルを学べます。勉強時間の割に取得後のメリットがとても大きいため、就活を行う学生のうちに受ける事をオススメします。

秘書技能検定 https://jitsumu-kentei.jp/HS/index

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