英文履歴書にはカバーレターが必須!新卒におすすめの書き方を紹介!

はじめに

海外の外資系企業などに就職を希望する場合、英文履歴書の作成も練習しておく必要があります。

英文履歴書はレジュメとカバーレターという2つの書類で構成されており、それぞれ違った注意点や書き方のコツが存在しています。

日本の履歴書と異なるルールもあるので、国内の就活で履歴書を何度も書いてきた学生も注意が必要です。

こちらの記事では、英文履歴書を構成する書類のうち、カバーレターについて解説しますので参考にしてください。

カバーレターとは

カバーレターは、英文履歴書の表紙ともいえるとても大切な書類です。

この書類には志望動機、自己PRなど職歴・学歴以外のアピールポイントを記載します。

当然、希望する役職・業種に自分がいかに適しているかを採用担当者に効果的に伝える内容でなければなりません。

採用担当者は英文履歴書を見る際、まずレジュメではなくカバーレターを目にすることになります。

書類の第一印象は非常に重要です。

文章の内容・読みやすさどちらでも高いクオリティを出せるよう、繰り返し練習や推敲をしましょう。

もちろん、英文履歴書ならではのルールにのっとった書き方であることも前提条件です。

記載しなければならない項目・各項目のわかりやすい書き方をこれから紹介します。

カバーレターの書き方

まずはカバーレターに書くべき項目など、簡単な書き方の概要についてチェックしておきましょう。

カバーレターは英文レターの形式を用いて書く書類で、日本では「添え状」に近いものととらえることができます。

英文レターは実際に就職してからも現地で書く可能性が高いので、カバーレターはよい練習にもなります。

添え状というと補完的な役割にも思えますが、実際には採用担当者にかなり強い印象を与える書類です。

自分の能力・人柄をアピールする大切なチャンスととらえ、時間をかけて書きましょう。

カバーレターに書くべき項目

まずはカバーレターに記載しなければならない項目を押さえておきましょう。

必要な項目は下記の7項目です。

特別な事情がない限りこの順番で書くのがおすすめです。

  • 自身の個人情報
  • 日付
  • 応募先情報
  • 宛名
  • 本文
  • 署名
  • 同封書類

各項目のポイントや書き方のコツについて、これから紹介していきます。

「レター」というだけにシンプルな構成でボリュームもそれほどではありませんが、細かいところに配慮して書くことがよいアピールにつながるでしょう。

自身の個人情報

カバーレターでは、志望者自身の個人情報を最初に記載します。

個人情報の記載順は、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」です。

レジュメ同様、氏名と連絡先以外の「生年月日」「性別」といった項目は不要です。

住所と電話番号の記載について、英文履歴書ならではの注意点があるので気をつけましょう。

住所は「建物・部屋番号」が最初で、「番地」「市区町村」「都道府県」「郵便番号」の順番です。

都内のビルを住所として書く場合、「〇〇building (部屋番号) (番地) 〇〇-cho, 〇〇-ku, Tokyo 000-0000」という形です。

電話番号は国番号(+81)をつける・市外局番の最初の「0」を書かないように気をつけましょう。

携帯電話の連絡先なら、「(+81)-90-xxxx-xxxx」になります。

日付

日付に関しては、メールなどであれば提出日、郵送ならば投函する日を記入しましょう。

アメリカとイギリス・オーストラリアでは、日付に関するルールが少し異なります。

そのため、応募先がどこの国かによって使い分ける必要があります。

アメリカでは「月・日・年」という形が一般的なので、2021年1月1日なら「January 1,2021」と記載します。

一方イギリス・オーストラリアは「日・月・年」の順番なので、2021年1月1日なら「1st January 2020」という記載になるのです。

日本の履歴書は事前に用意されたフォーマットに書き込む形のため、こうした必要項目を省いてしまうミスは起こりにくいです。

しかし英文履歴書はWordなどを使い、自分で文章を作っていくので、日付などの細かい項目を抜かしてしまうミスに気をつけましょう。

応募先情報

氏名や連絡先・日付に続いて、会社名など応募先の情報を記載します。

記載する順番は「会社名」「担当者名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」です。

担当者名は「Mr.」「Ms.」などの敬称を入れ、相手方のフルネームを記載します。

日本の添え状では苗字だけで「〇〇様」と書くことも多いので、ミスしないよう注意しましょう。

担当者がわからない場合は、Hiring Manager(採用責任者)、HR Department(採用部門)などの書き方をおすすめします。

基本的には送り先を特定するほうが丁寧なので、事前に応募したい旨を伝え、担当者の名前を確認しておくとスマートです。

しかし応募先企業から、個人名ではなく部署宛に書類を送るよう指定されることもあります。

その場合は応募先からの指示にしたがって記載してください。

書き方の具体例を示すと、下記のようになります。

〇〇 Inc.(会社名)

Mr.〇〇 □□(フルネームの担当者名)

San Francisco, California...(住所)

(xxx)xxx-xxxx(電話番号)

aaaa@mail.com(メールアドレス)

宛名

レターという形式を取るため、宛名を記載することは非常に重要です。

宛名はDearから始め、応募先情報と同様に「Mr.」「Ms.」といった敬称をつけなければいけません。

担当者の性別がわからない場合は、「Mr./Ms.」と記載することもできます。

もし担当者の名前がわからない場合は、「Dear Madam or Sir」・「To Whom It May Concern」などと書くことも可能です。

しかし宛先をはっきりさせるほうがよいため、できるだけ事前に問い合わせて担当者の名前を教えてもらいましょう。

本文

続いて本文です。

内容も大切ですが、基本的なルールを知ったうえで取りかかるようにしましょう。

本文には文頭の件名と文末の結語も含まれます。

件名については、「RE:」のあとに続けてください。

日本語の「敬具」にあたる英語の慣用句は「Sincerely,」ですが、より丁寧な書き方に「Yours sincerely,」または「Sincerely yours,」があります。

最後のカンマ(,)まで含めて定型句なので、抜け落ちないよう気をつけてください。

署名・タイピング

結語に続いて、署名とタイピングをつけます。

署名は唯一、英文履歴書で手書きすることを求められる場所です。

日本と違って海外には印鑑という文化がないため、署名が捺印代わりの大切な役割を果たします。

印刷前にスペースを空けておきましょう。

署名は英語でも日本語でもルール上問題はありませんが、海外企業に送付するなら英語のほうが無難といえます。

サインの下には改行を入れ、タイピングでも自分の名前を入力してください。

同封書類

カバーレターの最後に、同封した書類を記入します。

英文履歴書はレジュメとカバーレターで構成されるため、必ずレジュメが同封されているはずです。

「Enclosure: Resume」と記入し、レジュメも同封されていることを添えておきましょう。

もちろん、レジュメ以外にも同封書類がある場合は「Enclosures: Resume,」以下同封書類を記載します。

よく記載されるものは、紹介状(Reference Letter)や推薦状(Letter of Recommendation)などです。

本文を書くときのポイント

上記で紹介したカバーレターの構成項目のうち、本文以外はほとんど書くことが決まっています。

ミスをしないよう気をつける・読みやすいよう気を配る以外に差がつくポイントはありません。

ここからは本文で何を書けばよいか、どのようなポイントに気をつければよいか解説します。

本文は「応募したい職種の説明」「志望動機・自己PR」「感謝文と面接のお願い」の順に書いていくのがおすすめです。

それぞれの項目について、ポイントを見ていきましょう。

応募したい職種の説明

まずは応募したい職種を明示します。

そしてここでどのような経緯で・どの情報先から求人情報を入手したかを説明することも必要です。

続いて現在の自分の状況、どうして応募したいと思ったのかも簡潔に記載しましょう。

日本の履歴書では志望理由がかなりのボリュームを占めますが、英文履歴書では本文冒頭で簡潔に記述する程度が一般的です。

この項目だけで、採用担当者に「長すぎる」といった感想をもたれないよう注意しましょう。

志望動機・自己PR

続いて自分のスキルや経歴を簡単に記載したうえで、応募する職種・業界において自分がどれだけ貢献できるかを記載します。

この部分がカバーレターで一番重要な部分であり、ほかの志望者と差をつけられる部分でもあります。

しかしカバーレターは、A4用紙1枚で簡潔にまとめなければなりません。

連絡先や宛名などの定型文に割くスペースを考えると、文章量は必然的に1つあたり2~3行程度の内容を2~3段落に分けたものとなるでしょう。

多くても4段落以内に要点を伝える必要があります。

書く際のポイントは、レジュメに書いた資格や技能と照らし合わせられることです。

「リーダーシップを発揮した」などの抽象的な説明ではなく、学生時代に資格を取得した・課外活動やアルバイトなどで結果を出したなど具体的な例を示すことが効果的なアピールにつながります。

その際に「As you can see from my enclosed resume(同封の履歴書にあるように)…」といった文章を挟み、同封したレジュメに注意を向けてもらうのもよい方法です。

謙遜せずに堂々と書こう

海外企業向けの英文履歴書では、「自分を採用するとこんなメリットがある」ということをはっきり示すよう求められます。

謙遜せずに堂々とこれまでの実績を強調することが大切です。

日本で「My ability to ... would be a valuable asset to your company. (私の~の能力が貴社の資産となるでしょう)」と書けば「学生のくせに」ととらえる採用担当者がいても不思議ではありません。

しかし英文履歴書においては、自分の能力を明確に伝える典型的な表現方法となります。

感謝と面接のお願い

手紙において感謝の意を示すこと、面接のチャンスを与えてもらいたいとお願いすることが大切なのは日本も海外も同じです。

採用担当者の方が時間を取って書類に目を通してくれたことに対し、丁寧に感謝を伝えましょう。

具体的な文例としては、「I hope you would arrange an interview for me at your earliest convenience. Thank you for your time and consideration. (面接の機会をいただきたく存じます。お時間をいただきありがとうございました)」といったものがあります。

「Thank you for your consideration and I look forward to hearing from you soon. (お時間をいただきありがとうございます、お返事をお待ちしています)」という文章もおすすめです。

カバーレターを書くときのポイント

実際にカバーレターを書く際のポイントについても、簡単に紹介しておきます。

カバーレター採用担当者が真っ先に目にする書類なので、見た瞬間に違和感を覚えるようなものであってはなりません。

記載項目のほとんどは定型文なので、基本的なルール・形式にしたがっている必要があります。

本文に目を通してもらう前に、つまらない不手際でマイナスイメージを与えないようにしましょう。

最初のうちは、就職サイトなどで公開されているテンプレートなどと対照しミスがないか確認することをおすすめします。

パソコンで作成しよう

もっとも基本的な確認事項として、カバーレターはパソコンで作成しなければなりません。

手書きではなく、Wordなどの文書ソフトで作成していきます。

必要項目をどのように配置するか・どの程度空間を空けるかなどで読みやすさが変わるので、いろいろ試してみましょう。

また、レジュメとカバーレター両方でフォントの種類・サイズなどが統一されていることも大切です。

採用担当者の読みやすさに配慮し、Times New Roman・Arialといったフォントをおすすめします。

紙の選び方

用紙サイズもレジュメと同様に統一し、A4にするのが一般的です。

レジュメは資格・特技などが多い方の場合どうしても2枚以上になってしまうことがあります。

しかし、カバーレターは1枚に収めるようにしましょう。

1枚で収めるためには、本文の肝となる志望動機や自己PRでいかに簡潔な文章を作るかが大切です。

数段落の短い文章で自分の能力・適性・意欲をアピールするには習熟が必要なので、時間をかけて文章をブラッシュアップしましょう。

カバーレターを書くときの注意点

最後に、カバーレターを書く際にミスしやすい注意点も紹介しておきます。

カバーレターは本文以外で大きな差の出る項目がないとはいえ、簡単なミスが多いようでは、採用担当者から基本的なPCスキルがあるか・本当に熱意があるか疑われても仕方ありません。

履歴書に目を通した段階で、採用担当者の印象はかなりできあがっています。

以下であげる項目に注意し、面接に進む前からよくない印象を与えてしまわないように書類を作りましょう。

レジュメと内容を統一しよう

レジュメとカバーレターで、内容が食い違っていないことは非常に大切です。

志望者は個々の書類を別々に作るため、単体ではよい書類でも2つを続けて読むと、内容にずれが生じていることもあります。

レジュメ・カバーレターが両方完成したら、まずは自分で両方じっくり目を通してみましょう。

万が一しレジュメとカバーレターのアピール内容がまったく違ったものであれば、採用担当者に不信感を与える要因になってしまいます。

書類作成前に、何を軸に自己アピールをするか決めておくことが大切です。

文法やスペルミスに気をつけよう

就職活動の時期は多忙になります。

急いで書類を作ったために、文法やスペルのミスで悪い印象を与えないように気をつけなければなりません。

海外で就職し活躍したいなら、英語力も採用担当者に認めてもらう必要があります。

何度もスペルミスをしていたり、基本的な文法ミスがあったりすればスキル不足と見なされる可能性が高いです。

自分でできあがった書類を印刷し、時間をかけて読めば、こうしたミスのほとんどに気づけるはずなので注意しましょう。

記入する順番に注意

住所や日付など、日本と習慣の異なる記載順が合っているかも注意が必要です。

特に日付はアメリカとイギリス・オーストラリアで習慣が違うので、入念に確認する必要があります。

英語に慣れている方でも、日本と海外両方で履歴書を書いているうちに思わぬミスをしてしまうケースが考えられます。

住所などの個人情報はあらかじめコピペできるものを用意しておき、記載ミスを防ぐというのもよい方法です。

こちらも文法・スペルと同様、よく見直してミスを防ぎましょう。

主語や冠詞は省略しない

英文履歴書において、レジュメは箇条書きなどでスマートに記載することを求められます。

そのため、文頭の主語・冠詞は省略して書くのが一般的です。

しかしカバーレターは正しい文法にしたがった英文でなければならないので、履歴書のように主語・冠詞を省略しないように気をつけましょう。

スマートな印象を与えたいレジュメと異なり、カバーレターではマナーのよい丁寧な印象を与えることが大切です。

ビジネスシーンでよく用いられる定型表現を学んでおくのがおすすめです。

まとめ

この記事では英文履歴書のうち、カバーレターの書き方について紹介してきました。

カバーレターは本文の数段落でどれだけ相手に好印象を与えられるかが勝負です。

シンプルな書類ながらも、志望者の文章力やセンスが問われます。

表現を少し変えるだけでも、採用担当者の印象に違いを与えることは多いです。

基本的な英語力もなければよい文章を作れません。

英作文のスキルが不足していると感じた方は、よく練習して書類作成に臨みましょう。

何度も練習していくうちに、より洗練された読みやすい文章を作れるようになります。

カバーレター以外の英文履歴書に関する書き方・コツはこちらの記事で紹介しています。

海外企業の採用担当者に評価される英文履歴書を作りたい方は、ぜひこちらも参考になさってください。

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