【新卒必見】封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」は必須?書き方のポイントを解説!

はじめに

新卒の就職活動では、履歴書などの書類を応募先企業へ送る機会も多いことでしょう。

そんなときに悩んでしまいがちなのが、封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」を書くべきかどうかです。

企業には日々さまざまな郵便物が発送されるため、担当者の手元に無事届けてもらうためには何が同封されているのかを明記することが大切です。

そこで今回は、新卒で就職活動中の方向けに「履歴書在中」や「応募書類在中」を封筒に書く理由文言の使い分け具体的な書き方などについて紹介します。

「履歴書在中」や「応募書類在中」と書く理由

新卒の就職活動に限らず、仕事への応募で履歴書を送る際は封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」と記載するのが一般的です。

そもそも、なぜそのような文言を封筒に表記する必要があるのでしょうか。

実は企業の担当者側、応募者側の両方にとってメリットがあります。

まず、企業には日々さまざまな郵便物が届けられます。

そのため、宛名と送り主しか記載されていない封筒の場合は、開封してみないとどの担当者に渡すべき郵便物なのかわかりません。

そして結果的に、担当外の部署に届けられてしまって開封までに時間がかかったり、その過程で紛失されてしまったりするリスクがあります。

一方、何が同封されているのかが明確に示されていれば、郵便物を受け取った人が社内の誰に渡すべき郵便物なのかをすぐに判断できるのです。

応募者側も、スムーズに履歴書を見てもらえたほうが、面接の段取りについて早期に連絡をもらいやすい、丁寧に扱ってもらえるなどのメリットがあります。

郵送と手渡しどちらも必要

履歴書を渡すタイミングは応募先企業によって異なります。

郵送以外では、企業の受付に足を運んだり、企業説明会に参加したりした際に直接渡すケースがあるでしょう。

「履歴書在中」などの文言を封筒に表記するのは郵送時のイメージがあります。

しかし、実は手渡しする際にも必要です。

なぜなら、受け取ったスタッフが担当部署へ届ける前に何が入っている封筒なのかを失念してしまったり、採用の担当スタッフが受け取ったあとにほかの封筒と混ざってしまったりするリスクを防ぐためです。

封筒に何が同梱されているのかが表記されていれば、「これは採用を判断するための大切な書類だ」と認識され、丁寧に保管してもらいやすくなります。

手渡しする場合は宛名の記載は不要ですが、履歴書が入っている文言は忘れずに記載もしくは印字しましょう。

履歴書を手渡しする際の封筒への記載方法については、以下の記事でも紹介しています。

就活市場関連記事:封筒は必要?履歴書を手渡しする際のポイント|就活市場

「履歴書在中」と「応募書類在中」の使い分け

新卒が応募書類を送る封筒に書かなければならない「履歴書在中」と「応募書類在中」の文言は、使い分けが決まっていることを知っておきましょう。

まず「履歴書在中」は、送付状と履歴書のみを送る場合に書く文言です。

そして「応募書類在中」は、送付状と履歴書以外に職務経歴書やポートフォリオなども一緒に送る場合に書く文言です。

文言を使い分けることによって、受け取った企業担当者もどのような書類が同封されているのかを想定しやすくなります。

「履歴書在中」を書くときのポイント

封筒に「履歴書在中」などの文言を記載する際、位置や文字の大きさなど書き方について悩んでしまう方も多いことでしょう。

厳密なルールは決まっていませんが、一般的なマナーとしての正しい書き方は定められているのです。

採用の担当スタッフに少しでもよい印象を与えるためにも、正しい書き方をマスターしておきましょう。

ここからは、「履歴書在中」などの文言を使用したいときの具体的な書き方について詳しく解説していきます。

位置

まずは「履歴書在中」などの文言を、封筒のどの位置に書くべきなのかについて見ていきましょう。

宛名を縦書きで書く場合、封筒のおもて面の左下に左寄せで書くのが一般的なマナーです。

また、宛名を横書きで書く場合は封筒のおもて面の右下に右寄せで書くのが一般的なマナーです。

このとき宛名の近くに書かず、宛名とは離れた封筒の端に記載するように注意しましょう。

宛名と離れた位置に記載したほうが見る側はわかりやすいですし、宛名を書くスペースには住所や企業名などの情報以外を記載してはいけないと国の郵便物に関する約款でも定められています。

書き方

封筒に表記する「履歴書在中」などの文言は、書き方にも細かいマナーが定められています。

以下のポイントを意識して書いてみましょう。

・赤色の油性ボールペンで書くこと

・文字の周りを長方形に囲むこと

・宛名の会社名と同じくらいの大きさで書くこと

赤色ボールペンのなかでも、消えるリスクの高い水性ボールペンやフリクションタイプのボールペンは使用してはいけません

水性ボールペンは雨などにぬれて文字がにじむ可能性もありますし、フリクションタイプは熱や摩擦で消えてしまう可能性があります。

また、文言を線で囲む際は定規を使い、線がガタガタになったり、ななめになったりしないように注意しましょう。

「履歴書在中」を書く以外方法

「履歴書在中」などの文言をきれいに手書きする自信がない場合、どのような方法で記載したらよいのでしょうか。

宛名を記載したあとに「履歴書在中」の書き方を誤ってしまうと、また最初から書き直さなければなりません。

何度も書き直すと封筒も無駄になってしまうため、手書き以外の便利な方法を覚えておきましょう。

ここからはスタンプを使う方法、あらかじめ印刷してある封筒を使う方法、シールものを使う方法について紹介していきます。

スタンプを使う

手書きする自信がない人におすすめなのが、スタンプを使う方法です。

「履歴書在中」や「応募書類在中」と書かれたスタンプは100円ショップや文房具店、ネット通販などで購入できます。

スタンプを使えば字を間違えるリスクが減らせますし、文字の周りに定規できれいな線を引く手間も省けます

また、1度購入すればインクが持続する限り何度でも使えるので、複数の企業に応募することが多い新卒にぴったりのアイテムといえるでしょう。

ただしスタンプを上下逆さまに押したり、ななめに押したりしないように注意が必要です。

あらかじめ印刷してある封筒を使う

手書きで仕上げる自信がない人には、あらかじめ文言が印字されている封筒を使う方法もおすすめです。

封筒に「履歴書在中」などの文言が印刷されていれば、書く手間を省けるだけではなく、字を間違えたりななめに書いてしまったりするリスクを防げます。

100円ショップや文房具店に行けば手に入るので、封筒を完成させる手間を少しでも省きたい方はぜひ試してみてください。

ただし一般的な封筒に比べて価格が高く、応募する企業が多い場合はコストがかかってしまうデメリットはあります。

シールのものは避けよう

最近は簡単にシールを自作することが可能です。

「履歴書在中」のシールを作って貼れば、文字をきれいに書いたり囲み線を引いたりする手間を省けると考えたことがある方もいるのではないでしょうか。

しかし、シールは郵送中などにはがれてしまうリスクがある点に注意が必要です。

たとえば郵便局やポストに出して手元を離れたあと、ほかの郵便物と重なっているうちにシールがはがれてしまうかもしれません。

シールがはがれると「履歴書在中」などの文言を封筒に表記するメリットを活用できないため、リスクを回避するためにもシールの利用は控えましょう

まとめ

新卒の就職活動で履歴書などの書類を提出する際は、封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」と書きましょう。

宛名が縦書き、横書きの違いで文言を記載する位置が異なる点、シールタイプははがれるリスクがある点などに注意することが大切です。

手書きする際は赤の油性ボールペンで記載し、周りを四角い線で囲むのが一般的な書き方です。

自分の字に自信のない方、文字を誤って宛名から書き直す無駄を省きたい方は、スタンプタイプや文言が印字されている封筒を購入する方法もあります。

新卒の就職活動では複数の企業にまとめて応募するケースも珍しくないため、少しでも効率的に応募書類を作成したい方は、便利かつ安全な方法を取り入れてみるのもよいでしょう。

履歴書を送る際のマナーについては、以下の記事でも紹介しています。

ぜひ参考にしてみてください。

就活市場関連記事:封筒は?送り方は?就活の必須マナー、履歴書の送り方マニュアル|就活市場

そんな履歴書でほんとに大丈夫?ウカル履歴書、教えます。​

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