転職活動に必要となる書類の一つが職務経歴書。フォーマットが決まっているものではないので、転職活動が初めての方にとってはどう書けばよいか困ってしまう書類です。今回は職務経歴書の正しい書き方についてまとめました。この記事に書いてあることを守れば、受かる職務経歴書が作成できるので、ぜひご一読ください。
【転職】職務経歴書とは？
まずは職務経歴書と履歴書の違いを解説します。両方とも転職活動で必要な書類ですが目的や役割は異なるのです。
職務経歴書と履歴書の違いとは？
職務経歴書
目的
職務経歴書は、これまでの職務経験と仕事で培ったスキルを確認する書類です。この人は何ができるのかという点をチェックされます。
内容
職歴や資格・活かせるスキルや知識など、経歴や能力に関する内容が中心になります。職務経歴書はきっちりしたフォーマットが用意されていないので、自分でレイアウトから考える必要があります。
履歴書
目的
履歴書は応募者のプロフィールを確認するための書類です。簡単に言うと、自己紹介的な役割を担います。
内容
氏名・住所・連絡先・年齢・学歴など、基本的なプロフィールが内容の中心です。 ある程度フォーマットが定められており、上記のような必須項目のほか、製品によっては、趣味・特技や資格など、個別の項目が用意されています。
【転職】職務経歴書の記載項目
職務経歴書は履歴書に比べると自由度が高い書類です。しかし、とはいってもある程度記載しなくてはならない項目は決まっています。
タイトル・氏名・日付
職務経歴書の最上部に記載する項目です。タイトルは太字で中央寄せ、氏名と日付は右寄せで記入してください。面接に持参する場合、日付は面接日に合わせる必要があります。
職務要約
職務要約とは、その名の通り職務経歴の要点をまとめたものです。最初の会社に入社してからあなたが歩んできた道筋がわかるように、大枠とポイントをまとめてください。職務経歴書の冒頭に職務要約を記載するのは、「掴み」意味があります 忙しい人事担当者に一目見て興味を持ってもらえるよう、企業が求める人材に近い経歴を持つことをアピールしましょう。
勤務先企業
今まで勤めたことある企業の情報を、現在の勤務先も含めて記載します。ホームページなどを参考に、正しい情報を記載してください。主な記載事項としては企業名・資本金・従業員数・売上高・事業内容・設立年月日などがあります。在籍期間も忘れずに記載してください。
職務経歴
今まで在籍した会社における配属部署 担当した仕事やプロジェクト内容、発揮した成果など職務に関して細かく記載していくパートです。どんな役割を任せられたか、どのようなスキルを身につけたのか等、あなたの能力を分かる部分なので職務経歴書の中でも重要なパートの一つです。これまでのキャリアを棚卸した上で丁寧に記載しましょう。
活かせる知識やスキル
応募先企業で活かせる知識やスキルを記載するパートです。資格や検定試験に関するものはもちろん、コミュニケーション能力やパソコンスキルなどポータブルスキルに関するものも記載して問題ありません。できるだけ詳細に具体的に書くことを意識してください。最後に応募先での活かし方まで踏み込んで記載できるとベストです。
資格・免許
これまでに取得した資格や免許を記載する部分です。キャリアと一貫性があったり、応募先の業界や職種に関連する資格を記載すると効果的なアピールができます。資格の取得年月日は和暦でも西暦でも構いませんが、どちらかに統一するよう注意してください。
自己PR
自己 PR は、応募先企業が求める人物像を意識して記載するのが大切です。何を書いたら良いか分からない人は、「人柄や性格」「入社に対する意欲」「業界や業務に対する理解度」「社風との相性」を軸に考えてみるとアピールできる点が見つかるでしょう。
志望動機
志望動機は履歴書にも書く内容ですが、履歴書の志望動機欄はスペースが狭いことが多く、十分なアピールができない可能性があります。そのため、職務経歴書でより詳細な志望動機を書くことをおすすめします。志望動機を書く際は、その企業でないとダメな理由を述べるようにしてください。
退職理由・転職理由
退職理由・転職理由に関しては、必ずしも職務経歴書に記載する必要はありません。「空白期間がある」「短期間で離職している」「転職回数が多い」など経歴を見て採用担当者が不安に思うと感じるなら、職務経歴書で具体的に記載すべきといえます。空白期間がある場合は、その間何をしていたか具体的に記載しましょう。転職回数が多い場合、また短期離職のケースは、退職理由はポジティブに変換して記載してください。
【転職】職務経歴書を書く時の注意点
立派な経歴を持っていたとしても、職務経歴書で上手くアピールできないと書類選考に通らない可能性もあります。職務経歴書で効果的にアピールするためには、「見やすさ・分かりやすさ・具体性」を意識することが大切です。ここでは職務経歴書を書くときの注意点を紹介します。
A4サイズ2枚以内にまとめる
職務経歴書は A 4サイズ2枚以内にまとめると理想的です。多くても3枚以内に収めるようにしてください。ボリュームが多すぎると採用担当者の負担になりますし、アピールポイントがぼやけがちになってしまいます。
書きやすい様式を選ぶ
職務経歴書には大枠のフォーマットが3種類用意されています。
・編年体形式：時系列順に経歴やキャリアを記載していく方式
・逆編年体形式：編年体とは逆で、最新の仕事内容から過去にさかのぼって記載する方式
・キャリア形式：時系列ではなく、職種ごと・関わってきたプロジェクトなどの単位でまとめる書き方
編年体形式が一般的ですが、直近の業務内容をアピールしたい場合、逆編年体形式が効果的です。一方、キャリア形式は、転職回数が目立ちにくいので転職回数が多い人におすすめ。また培ってきたスキルや経験をアピールしやすいのもメリットです。エンジニアやコンサルタントなど専門的な職種にキャリア形式は適しています。
見やすいレイアウトを心がける
記載内容がみにくい職務経歴書はそれだけでマイナス評価になる場合もあります。見やすいレイアウトにするための注意点は以下の通りです。
・余白を十分に取る
・文字数は多すぎず少なすぎず
・文字サイズは11p～12p
・見出しは太字や文字サイズを大きくする
・項目名と文章は字体を分ける
・項目が多い場合は、箇条書きや表を利用する
・複数枚になる場合、ページ番号をつける
経歴は具体的に記す
職務経歴書は応募者の経歴やスキルを確認するためのものです。採用担当者が自社で活躍できる人材か判断しやすいよう、経歴は具体的に記すことが重要です。例えば担当していたプロジェクト名だけでなく、そのプロジェクトの中でどのような役割を担っていたのかまで記載した方が良いでしょう。また、能力面でも例えばコミュニケーションスキルをアピールしたい場合、他人の話を聞くことが得意なのか、分かりやすい説明が得意なのか等、出来る限り詳細に伝える必要があります。また、優れているといえる根拠を具体的なエピソードを交えて紹介できると説得力が増すでしょう。
応募先企業で活かせるスキルや経験を中心に書く
職務経歴書には、何も今までに経験した業務や経歴を全て記載する必要はありません。応募先企業や職種に合わせて職務経歴書の内容を変える工夫が必要です。 応募先企業で入社後に予定されている仕事と 職務経歴書に記載される内容が連動していると魅力的な職務経歴書が作成できます。
面接で聞かれることを意識して書く
職務経歴書は書類選考の判断材料だけでなく、面接時にどのような質問をするか決める際も利用されます。 このため職務経歴書に書いた内容については、質問に対応できるよう準備しておかねばなりません。少し高等技術ですが、面接で聞いてほしい内容をあえてぼかして記載することで、面接官の注意を惹く方法もあります。
採用担当者の立場で読み返す
職務経歴書が完成したら最後に採用担当者の立場で読み返してみてください。職務経歴書だけを見てあなたを採用する気になるかという視点で確認するとやりやすいでしょう。採用担当者の立場にたち読み返すと、レイアウトがみにくいとそれだけで読む気をなくすことが分かるでしょう。 職務経歴書を書いていると記載内容にばかり意識がいきがちですが、採用担当者の立場に立つことでレイアウトの大切さが理解できます。
【転職】職務経歴書を書くうえでのNGポイント
最後に職務経歴書を書く上での NG ポイントを紹介します。ここで挙げる事項を守らない職務経歴書は書類選考に通過しない可能性が高くなってしまいます。注意すればだれでも直せるポイントばかりなので、ぜひチェックしてください。
誤字・脱字が多い
誤字脱字が多いのは絶対に NG です。仕事でも「ケアレスミスを連発するのでは」と懸念を抱かれてしまうためです。また、転職活動に対する意識の低さも心配されてしまいます。必ず、履歴書作成後に数回読み返してみてください。黙読ではなく声に出して読むと記載ミスに気付きやすいです。
専門用語や難解な言葉を使用する
業界の専門用語や一般的にはあまり使わない言葉を使用するのは避けましょう。あなたは意味が分かっていても、採用担当者には分からないこともあります。「読み手の気持ちが分からないのかな？」と、気の利かない人だと思われてしまいます。 例えばエンジニアからの転職では、プログラミング言語の名称をそのまま記載してしまうと、異業種の転職では伝わりにくいでしょう。
文章量が多すぎる、もしくは短すぎる
文字数が多すぎると読み手は読むのが大変です。また短すぎても意欲の低さを疑われてしまいます。スペースの8割程度が埋まるような文字数を心がけると、適切な配分になりやすいです。
まとめ
転職時の職務経歴書の正しい書き方についてまとめました 職務経歴書は応募先企業にあなたの経歴やスキルをアピールするための書類です。このため、応募先企業で活かせるスキルや経験を記載する必要がありますし、レイアウトにまで気を配らなければいけません。この記事で紹介したことを意識して職務経歴書を作成し、第一志望の企業から内定を勝ち取ってください。
