【例文付き】意外と知らない履歴書をメールで送る際のマナー

はじめに

近年では、履歴書を郵送や手渡しだけでなく、メールで提出する企業が増えてきています。

メールを企業に送付する場合は、気を付けるべきマナーが存在します。

メールで送るときの本文の書き方や件名などはビジネス文書を送った経験がほぼないが就活生であれば、ビジネスマナーや常識を知らない方も多いでしょう。

正しいメールや丁寧なメールは、印象アップにもつながります。

今回はメールにおけるネチケットや例文をご紹介しますので、ぜひ今後の就活に活かしてください。

履歴書をメールで送る際のポイント

1.できる限りパソコンで作成した文書を贈ろう

履歴書は、通常手書きで作成することが多いものです。

手書きで作成したものは筆跡の丁寧さなどを見て、人柄が理解しやすいこともあるため、未だよく使われています。

しかし、企業側からあらかじめ履歴書をメールで送るようにと指示があった場合は、基本的に手書きではなくパソコンで作成した履歴書を用意するよう意識したほうがよいでしょう。

もちろん、手書きで作成したものは、プリンターのスキャナ機能などでスキャニングして画像としてパソコンに取り込み、データ化することが可能です。

しかし、スキャンするとどうしても文字がつぶれてしまうことがあったり、顔写真が不明瞭に移ったりする可能性があり、企業側がチェックする際に見づらくなってしまいます。

企業から手書きの履歴書を添付するよう指示がある場合は、そのように従うべきですが、指示がない場合はパソコンで作成した履歴書を添付して送るように心掛けましょう。

履歴書のデータを作成する場合は、WordやExcelを使って作成することができます。

最近では、無料で履歴書のテンプレートがダウンロードできるWebサイトのサービスがあり、あらかじめWord形式もしくはExcel形式のファイルとしてダウンロード可能になっています。

使いやすいほうを選んでダウンロードし、作成すると簡単にできます。

ただ、企業から指定されたフォーマットがあるケースもありますので、応募要項などを確認しておきましょう。

また、手書きした履歴書をスキャンする場合は、JPEGのデータかPDFデータとして保存しましょう。

2.顔写真の添付の方法

パソコンで作成する履歴書は、顔写真を自分で撮影するか写真データを手に入れなければなりません。

ここでオススメは、写真スタジオで画像データをCDRなどに取り込んで渡してもらえるかを尋ねてみるとよいでしょう。

自分で撮影した証明写真よりも、プロのカメラマンが撮影した写真の方が鮮やかで印象のよい写真を作成していただけます。

撮影したデータは、WordやExcelのメニューにある挿入タブをクリックして、さらに「画像」を選択し、写真データを選択して貼り付ければOKです。

3.ファイル名は採用担当者にわかりやすい名前を付ける

添付する履歴書のファイル名は、誰の履歴書かどうか一目見てわかるようにすると安心です。

このとき、日付と氏名を載せておくとより丁寧で、「【履歴書】20200301_山田太郎」などのように付けておくわかりやすいです。

履歴書をメールで送る際の注意点

履歴書をメールで送信する場合、スキャンしたものであれば問題ありませんが、WordやExcelで作成したものをそのまま添付すると第三者に改ざんされてしまう恐れがあります。

せっかく作成したものをなんらかのミスや意図で改ざんされては納得がいきません。

このようなことがないように、事前にPDF変換をしておくのがベストです。

PDFは改ざんできないというメリットがあるファイルで、ビジネス文書を送る際もPDFへ変換して送付するのはビジネスマナーになっています。

PDFはPortableDocumentFormatの略で、文書データ形式の一つですので、ビジネス文書として扱うのに最適なファイルです。

ただ、PDFファイルは、WordやExcelで作成したファイルよりもデータ容量が大きくなってしまいます。

一般的にメールに添付するファイルは2MBまでというのがビジネスマナーです。

これ以上のファイルを添付すると送れない可能性がありますので、ファイルデータの容量をチェックしてから送るとよいでしょう。

また、手書きの履歴書を送る場合も同じです。

データが2MB以内で収まっているか確認してから、添付しましょう。

送付する文書にはパスワードをかけておいたほうが安心ですが、PDFファイルの場合、Acrobatの有料版でなければ、パスワードをかけることができません。

AcrobatのみにPDFの保護機能が付いているのです。

通常パソコンにインストールされているのはAcrobatReaderという無料ダウンロードできるソフトですので、別の方法でパスワードを設定する必要があります。

まず新しいフォルダを作成して履歴書ファイルを入れておきます。

フォルダ名は「履歴書_20200301_山田太郎」と付けてわかりやすくしておきましょう。

Windows7以降のPCは、圧縮データにパスワードをかけることができなくなってしまいましたので、別途パスワードをかけられるフリーソフトを入れなければなりません。

Lhaplusという圧縮解凍ソフトがありますので、そちらをインストールしましょう。

Lhaplusの「一般設定」タブで「詳細設定」を開きます。

次に開いたウインドウに「圧縮設定2」タブがありますので、ここでパスワードを設定するにチェックを入れます。

そして、圧縮時にパスワードを指定するのオプションボタンを選択しておけば用意はOKです。

後は圧縮かつパスワードを設定したいファイルを右クリックし、メニューから「圧縮」-「.zip(pass)」を選択します。

たったこれだけの操作で、簡単にパスワードが付いた圧縮ファイルが完成します。

ファイルを開く際にはパスワードが必要となりますので、メールでパスワードを伝えることを怠らないようにしましょう。

履歴書をメールで送る際の例文

履歴書をメールで送る際に気を付けたいことは、件名を見てすぐに履歴書の送付メールだとわかるように心掛けることです。

応募企業には多数の応募者からのメールが届きます。

さらにその他の社内外のやり取りも多く、重要なメールでも見逃してしまう可能性も少なくありません。

特に履歴書は住所・氏名・年齢・大学名など個人情報が豊富に詰まっているファイルかつ、書類選考に使われる重要なデータですから、特に慎重になる必要があります。

また、メールの本文もわかりやすく見やすいように記載します。

さらに、最後にメールの最後に氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載した署名を挿入しましょう。

  1. 宛先
  2. 自己紹介
  3. 要件
  4. 結び
  5. 署名

の順で記載するとわかりやすい文面になります。

<例>

ー件名ー

履歴書送付の件 山田太郎

―本文ー

株式会社○○
採用後ご担当者様 (※担当者名がわかっている場合は担当者名まで書きます)

初めてご連絡させていただきます。
私、山田太郎と申します。

この度、△△で貴社の求人情報を拝見し、○○職に応募させていただきます。
本メールにて履歴書を添付しておりますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールでお知らせいたしますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

================
山田太郎
〒000-0000
東京都〇○区△△
携帯:090-0000-0000
E-mail:taro_yamada@●●●●●
================

宛先を記入する際は、株式会社などを略さずに正式に書きましょう。

また、個人名はフルネームに「様」を付けて、部署の後に役職がわかっている場合は、「苗字+様」を付けます。

たとえば、株式会社○○
人事部 採用担当 山下係長

のような形です。

また、履歴書の圧縮データの設定したパスワードは、後から別途メールを送るようにします。

そのため、履歴書を送付する際は、パスワードを設定した旨やパスワードを折り返し送信する旨を伝えておきましょう。

履歴書をメールで送る際のPDF化の方法

WordやExcelで作成した履歴書をPDF変換する方法をご紹介します。

現在ではPDF変換の方法も非常に簡単になっているので、PCが苦手な方でもサクっと変換できます。

これはWordもExcelも同じ方法で行うことができます。

メニューの「ファイル」をクリックし、「エクスポート」をクリックします。

この中で「PDF/XPSの作成」をさらにクリックしましょう。

すると、「PDFまたはXPS形式で発行」というダイアログが開きますので、保存場所を指定し、「発行」をクリックします。

ファイルを保存するような形で簡単にPDFデータを作成できました。

実際に作成したPDFファイルは開いてみて、確認してみるとよいでしょう。

バージョンによっては、方法が異なります。

マイクロソフトオフィス2010では、「ファイル」をクリックした後に「保存と送信」をクリックして行います。

後のやり方は同じです。

マイクロソフトオフィス2007は、「Officeボタン」をクリックして、「名前を付ける保存」を選択し、「PDFまたはXPS」をクリックしてPDFファイルへ変換することができます。

マイクロソフトオフィス2003以前のバージョンは、紹介した方法で変換ができませんので注意しましょう。

まとめ

履歴書一つ送るだけでも、ビジネスマナーに則って送るだけでスマートな送付ができるようになります。

IT系の企業などであれば、特にセキュリティ面に気を付けて履歴書のデータにパスワードを設定するように気を付けたほうがよいでしょう。

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