封筒は必要?履歴書を手渡しする際のポイント

はじめに

就活において、企業や団体へ応募する際には必ず履歴書を提出することが必要です。

一般的には事前に企業や団体へ郵送するケースが多いですが、中には直接持参するケースもあります。

履歴書を提出するうえでも、一般的な常識やマナーに気を付けることで採用担当者へよりよい印象を与えることができます。

今回は、手渡しする場合の注意点や持参する際のポイントについてご紹介します。

履歴書を手渡しする際の注意点

1.用意する封筒に気を付ける

履歴書をはじめとした応募書類は、持参する際に必ず封筒に入れて持ち歩くようにしましょう。

履歴書は特に企業へ提出する重要な書類ですので、提出時にすでに汚れていたり、折れ曲がっていたりするとそれだけでマイナスイメージを抱かれてしまいます。

そして、用意する封筒にも注意が必要です。

履歴書は折り目が付かないほうが美しく書類を保つことができるうえ、採用担当者が管理しやすいというメリットがあります。

市販されている履歴書はあらかじめ二つ折りになっています。

そのため、二つ折りの状態で、これ以上折り目は付けないようにしましょう。

二つ折にしてぴったり入る角形A4号(縦312mm×横228mm)もしくは、角形2号(縦332mm×横240mm)の封筒を使うのが望ましいです。

この封筒サイズの使い分けは、B5サイズの履歴書の場合に角形A4号を、A4サイズの履歴書の場合に角形2号を使うとよいです。

また、封筒の色は白や茶色のものがありますが、就活では一般的に白色の封筒を使います。

近年では、白だけでなく、茶色や水色などの目立つものでなければよいと考える企業も増えています。

しかし茶封筒は、事務的な郵便物によく使用されることが多いため、企業や団体に届く郵便物に紛れてしまう可能性が高くなります。

茶封筒は白封筒に比べて、安価なこともあり、多くの会社で利用されているからです。

確実に履歴書が採用担当者の手元に届くように、重要な書類を送る場合は白封筒を使うほうが安心でしょう。

また、上質で清潔感もある白封筒を使うほうがよい印象を与えることもできます。

また、履歴書を持参する場合、封筒に入れていても、持ち歩いている際にカバンの中で折り目が付いてしまうケースも少なくありません。

そのため、履歴書はクリアファイルに入れたうえで封筒に入れるようにすると、折り目が付く心配がないのでオススメです。

ちょっとした気遣いができる人間は、仕事上でも大きな評価を得ることができます。

封筒に入れるだけでも特に問題はありませんが、丁寧に扱ってきれいな状態で提出するためにもクリアファイルに入れてから、封をしましょう。

2手渡しする際の方法

また、手渡しする場合、面接の際に面接官へ直接提出するか、もしくは受付で事前に提出するケースがあります。

受付で渡す場合は、封筒に入れたまま提出したほうがよいでしょう。

そのほうが、採用担当者の手に渡るまでに汚れや折り目が付くのを防ぐことができるからです。

履歴書を手渡しする際は、必ず受付の方が読みやすい方向に向けて、両手で手渡しします。

そして、お辞儀をしながら「よろしくお願いします」と一言添えて渡すとよいでしょう。

受付の方が採用担当の方でなくても、応募した社員の方には同様に丁寧な対応をしたほうが好ましいです。

採用されたら一緒に働くことになる社員の方ですし、あまりに印象を悪くすると後に噂されてしまうかもしれません。

一方、面接官に直接手渡す場合は、面接官から提出の指示を受けてからでも構いません。

基本的には、面接が始まったタイミングで指示されることが多いですが、万が一面接官から最後まで提出を求められなかった場合は、面接官が忘れている可能性もありますので、「履歴書はいかがいたしましょうか。」と尋ねてみるとよいでしょう。

また、提出の際は、封筒からクリアファイルに入った状態の履歴書を取り出して、封筒の上に重ねてそのまま提出します。

面接官が渡された履歴書をその場ですぐ読み始めることが考えられるため、先を予測して履歴書をすぐ読み始めることができるように配慮すると丁寧だからです。

前述のように面接官が読みやすい方向に向けて、両手で手渡しし、お辞儀後、「こちらが履歴書です。本日はどうぞよろしくお願い致します。」と添えるとより丁寧で好印象です。

履歴書を手渡しする際の封筒に記載する項目

履歴書を入れる封筒には、事前にいくつか記載しておかなければならない項目があります。

郵送ではないので何も記載する必要がないと感じられるかもしれませんが、受付に渡すケースもありますので必要項目は必ず記載しましょう。

まず手渡しする場合は、宛名書きは必要ありませんので、記載しなくても結構です。

ただし、封筒の表面の左下に「履歴書在中」と赤字で記載し、さらに赤字で文字の周りを四角で囲いましょう。

このとき、定規を使って歪まないようにきれいに四角に囲うのが常識です。

また、最近では市販で履歴書在中というスタンプが販売されていることもありますので、多くの企業に応募する方は購入しておくと大変便利です。

さらに封筒の裏面には、左下に郵便番号、住所、氏名を記載します。

この他に履歴書を提出する年月日を左上に記載しておくとさらに丁寧です。

また、持参する場合は封筒に封をする必要はありません。

特に手渡しのケースで面接官へ直接履歴書を提出する場合は、封筒から出して提出するため、手間を省くためにも美しく開封するためにも糊付けせずに手渡ししたほうがよいからです。

履歴書を持参する際のポイント

履歴書を持参する場合は、カバンの中に通常入れていくことになりますので、取り出しやすい場所に収納しておくのがベストです。

特に面接の際に手渡しする場合は、事前にどのタイミングで提出することになるかわかりません。

突然意外な場面で提出を求められるケースもありますので、先方を待たせることがないようにサッと取り出せる場所に入れておく準備をしましょう。

その中で一番オススメは、カバンのサイドポケットです。

リクルート用のカバンにはサイドポケットが付いているものがたくさん販売されています。

サイドポケットからであればファスナーなどを開けることなく、簡単に取り出すことができますので、ぜひ活用しましょう。

万が一サイドポケットがない場合は、カバンの中にある内ポケットがもし付いていれば、内ポケットに収納しておくと、カバンの中の荷物から取り出しやすいので便利です。

また、封筒に入れる前にもクリアファイルで履歴書を保護しますが、それだけでは、封筒自体にも折り目が付いてしまう可能性もあります。

できれば、封筒の上からもさらにクリアファイルで保護しておくとベターです。

また、クリアファイルの大きさは、履歴書よりも小さいことが多いですので、クリアファイルを上下に挟み込むようにして2つのクリアファイルで保護するとよりきれいに保てます。

そして、面接の際に持参する場合は、履歴書のコピーを持参するのもオススメです。

面接会場へ向かうまでの間や面接前に空き時間があった場合にいつでも履歴書に書いた内容を確認することができるからです。

面接で話す内容は、履歴書と大筋で異なっていては問題があります。

履歴書の内容を踏まえたうえで筋を通して話を展開していくべきですので、時間があるときに確認しておくと面接の緊張もほぐすことができるのでオススメです。

履歴書を手渡しする際のよくある質問

Q1.履歴書を手渡しする場合は添え状などは必要ありませんか。

A1.添え状は、基本的に郵送する場合や採用担当者へ直接ではなく、人を介して渡す場合に必要になるものです。

そのため、面接の際は特に添え状を付ける必要はありません。

基本的に履歴書を持参する場合は、面接官へ直接手渡しするケースが多いからです。

面接官に直接手渡しする場合は、「履歴書を提出いたします。よろしくお願い致します。」と一言添えるのが基本ですので、あえて添え状を付ける必要ないのです。

ただし、企業によっては、採用担当者でなく受付でお渡しするケースもあるということは前述の通りです。

そのため、できれば添え状を作って用意しておいたほうがより丁寧で安心です。

受付でお渡しするというタイミングで、封筒の中のクリアファイルに履歴書の上に重ねて入れておくとよいです。

Q2.クリアファイルはすでに少し折り目の付いたファイルしかないけれど利用してもよいですか。

A2.基本的に提出する書類などに使い古したものを使うことはタブーです。

折れ目、汚れ、くすんでいるものは明らかに再利用したものだと捉えられてしまいます。

クリアファイルは100均にも販売されていますから、必ず新品のものを購入して使いましょう。

Q3.履歴書の封筒に書く日付は、作成した日付ではなくてもよいのですか。

A3.履歴書の封筒に書く日付は、作成日ではなく持参した日=履歴書を提出する日が正しいです。

履歴書にも日付を記載する欄があるケースがありますが、これも同様に作成日ではなく、提出する年月日を記載するのがマナーです。

作成日で記載すると日付が古いことによって、他者の応募にも使った使いまわしではないかと勘違いされる可能性があります。

御社のために用意したもの書類であることを証明するためにも日付は基本的に、提出する年月日を書きましょう。

実際にビジネスシーンでも社外文書は送信日を記載するのがマナーです。

一般的なビジネスマナーを理解できていない人物だと思われてしまいますので、注意しましょう。

まとめ

履歴書を手渡しする場合は、必ず履歴書のサイズに合った封筒を選択して、クリアファイルで書類を保護するように心掛けましょう。

郵送とは異なり、どのタイミングで履歴書を提出するかどうかも重要です。

会社を訪問したら受付から面接が終わるまでしっかり先方の話を聞いて、また面接前に事前指示があった場合は的確なタイミングで提出するように気を付けましょう。

面接時は気持ちに余裕がないことが多いものですが、できる限り企業側の気持ちになって行動をすると、好印象な対応できることでしょう。

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