事務職の志望動機が書けない?その理由と解決策は?

はじめに

事務職を志望する際、その志望動機はどのように書けばいいのか悩みますよね。そこで今回は意外と難しいと思われている事務職の志望動機やその例文、などについて紹介します。

先輩方の事務職を志望した理由を紹介

先輩方が事務職を志望した理由は

・未経験でも働きやすい

・休みがとりやすい

・仕事を続けやすい

・力作業が少ない

・転勤・残業が少ない

の5つがあります。

未経験でも働きやすい

事務職では専門的な知識があまり必要なく、ある程度パソコンのスキルがあれば仕事をすることができます。特に事務職の中でも最もメジャーな一般事務の場合はコミュニケーション能力や相手への気配りができれば問題ないため、人気があります。

事務職の中でも一部であ専門的なスキルが必要となりますが、それでも技術職や士業のような専門性はないため、やはり未経験でも働きやすいというメリットがあります。

休みがとりやすい

事務職は休みが決まっており、基本的に休日出勤をすることがありません。一般的な企業ででは取引先の関係でどうしても出勤する必要があることがありますが、事務職はないので休日に予定を入れやすいです。

土日や祝日はほぼ確定で休みになっているため、プライベートで週末のイベントに参加することも可能です。このように事務職は、ワークライフバランスを保ちやすいです。

仕事を続けやすい

事務職は仕事を続けやすいです。結婚や妊娠をした場合も退職することはなく、仕事を続けることができます。他の職種ではなかなか復帰が厳しいところもある中で事務職は復帰が容易であるため、手厚いです。

力作業が少ない

事務職の特徴として、力作業が少ないという点があります。基本的にデスクワークで、ずっと椅子に座っています。そのため年齢や性別、体力に左右されずに作業ができるという点が魅力です。

力作業といっても机を移動させたり荷物を片付けたりする程度なので、運送業や引っ越しのような重いものを延々と運ぶということはありません。

転勤・残業が少ない

事務職は一般職で募集されていることが多いため、転居を伴う転勤や残業がほとんどありません。どうしてもその地域を離れたくなという人に対しては大きなメリットです。

また、正規だけでなく非正規でも募集されており、いわゆるパートタイムで働くことも可能です。パートナーの収入に少し足したいということであればパートタイムで働くことで、さらにワークライフバランスを良くすることができます。

このメリットは現在家庭を持っている人に対して特に魅力的です。

【事務志望だが志望動機が書けない】そもそも事務の仕事とは?

事務といっても幅広い業務内容があります。ここでは主な4つの事務職ついてそれぞれ紹介します。

・一般事務

・営業事務

・経理事務

・総務事務

の4つです。

一般事務

一般事務は先述の通り、事務職の中でもっとも募集数の多いメジャーな職種です。主に書類作成やデータ入力、備品の管理やメール応対など幅広く行います。専門性も必要ないため、基本的なパソコン操作ができれば業務に支障をきたすことはありません。

裏方の仕事で、企業全体のサポートの面を担っており、日々同じことを繰り返すため単純作業が好きな人にはおすすめの職種といえます。

一方、仕事が地味であったり努力が必要とされる場面が少ないために成長を実感できる場面が少なかったり、クリエイティブなことよりもミスなく仕事をこなせたりすることが重要なので、自分でどんどん仕事を取って新しいことをしたいという人には不向きです。

スペシャリストというよりはゼネラリストを育む職種で、技術よりもコミュニケーション能力が問われます。数ある事務職の中で入り口とも言える職種なので、事務自体が未経験ということであればまず一般事務を目指してみることがおすすめです。

営業事務

営業事務は一般事務同様書類作成やデータ入力をしますが、電話や来客対応などをしてサービスやモノを売るためのサポートをします。

具体的には、営業活動に必要な書類を作成します。それが見積書や契約書、発注書に納品書、受領書や請求書などです。見積書はモノやサービスの料金などを示しており、それをもとに顧客との取引をするというものです。

契約書は双方が合意したということを法的に証明するために交わす書類です。発注書は

本来顧客が作成するものですが、顧客の手間を省くために売り手の方で準備することがあります。そうすることで顧客は押印するだけで済みます。

納品書は納品したことを証明するためにある書類です。それを商品とともに顧客に提出し、それに間違いがなければ受領書を発行します。受領書は顧客が受け取りを証明するために発行する書類で、納品書とともに提出し、サインをして返送してもらいます。

請求書は代金の支払い先などが書かれている書類です。期日を明記しており、営業事務は企業の定めた期日に確実に間に合うように請求書を送付します。

これらの書類を扱う営業事務は企業の売り上げに直結しており、とてもやりがいのある仕事です。

経理事務

経理事務は企業のお金の流れについて管理する仕事です。日々の現金取引の記録や伝票の管理、帳簿の作成やお金の振り込み、預金や引き出しなどを行います。場合によってはより大きな規模の業務を行うこともあり、月次決算補助や月次・年次決算なども担当します。

特に資格が必要になるということはありませんが、簿記を取っていれば財務諸表や損益計算書などで出てくる専門用語を事前に知ることができ、さらにその後の理解も早くなります。そういった意味では簿記の資格を取っておくのがおすすめです。

総務事務

総務事務は一般事務と内容が重なる部分がありますが、違いとしてはその他に人事や労務管理、法務等の仕事をすることがあります。そのため、一般事務よりは専門的な作業が必要となります。

経理事務同様、企業全体を回す職種です。もちろんすべての企業で実際に行われる業務が同じではなく、その企業の規模や業種によって内容は様々なので実際に就職しなければ見えない部分もあります。

【事務志望だが志望動機が書けない】なぜ事務職の志望動機が書けない?

事務の志望動機が書けない理由は、実際にする仕事が具体的に分からないことが原因になっていることが多いです。

例えば、営業職であれば顧客に商品やサービスを販売して売上を伸ばす達成感を味わいたい、技術職であればこれまで学んできた技術を仕事でも活かしたいという志望動機が挙げられます。ところが、事務職は業務の幅がかなり広いためこれと言った志望動機が書けないということがあります。

他にも、実際に就職はしたいものの福利厚生や働きやすさに対して魅力を感じていたり、他の職種に就きたくない等の理由から事務職を選んだりという消去法など、正直に書けない原因があります。

【事務志望だが志望動機が書けない】事務の志望動機が書けない場合の対処法

志望動機が書けなかった場合の対処法として、その業務を行うことで自分にどのような利点があるのかを考えるといいアイデアが湧いてきます。

例えば、営業事務を志望するといった場合手際よく書類を作ったり、電話やメールの対応などで臨機応変な振る舞いを身につけたりすることができます。また、企業にとって売上につながる最も重要な役割を担うことができます。このように自分が得られる利点を挙げてブラッシュアップすることにより、志望動機を書けるようになります。

【事務職の志望動機】志望動機の構成

志望動機は、その会社にどうしても入社したいという熱意をアピールする場所です。

そのためには、人事担当者の心をぐっと掴む志望動機を作ることが大切です。

難しそうだと感じるかもしれませんが、理想的な志望動機のフレームワーク(型)がありますので、それに沿って文章を組み立てていけば、誰でも説得力のある志望動機が作れます。

志望動機のフレームワーク

結論:私は〇〇という点で貴社を志望しました

理由:なぜならば、〇〇という経験で〇〇と考えたためです

エピソード:私は〇〇で〇〇ということをしていました

問題:その経験で〇〇という問題に直面しました

行動:そのため、私は〇〇を行いました

結果:その結果、〇〇になりました

結論:その経験を活かして貴社では〇〇で貢献していきたいと考えております

特に、事務職の志望動機は専門職のように具体的な目標を挙げて説明することが難しいため、なんとなく書いてしまうと抽象的な内容になって、熱意がぼんやりしがちです。

ですから、今回紹介するフレームワークに従って論理的に説明するのが効果的です。

では、フレームワークのプロセスについて一つずつ説明していきます。

結論:私は〇〇という点で貴社を志望しました

まず書き出しで「私は○○という点で貴社を志望しました」と、志望動機を端的に述べます。

ダラダラ書かず、一言でまとめるのがポイントです。

最初の一文は読み手に強く印象を与えます。

初めに結論として志望動機を述べると、その短い一言で言いたいことが人事担当者へダイレクトに伝わるのです。

また、理由から説明し始めて最後に志望動機を伝えるよりも、結論を先に述べてその理由を伝えていくほうが論理的な説明がしやすい、という利点があります。

論理的な説明ができることは、事務職に求められるコミュニケーション能力があるという証明にもつながります。

結論から話し始めるということは、志望動機に限らずビジネスシーンにおける説明や報告に通ずるので、頭に入れておきましょう。

理由:なぜならば、〇〇という経験で〇〇と考えたためです

結論として入社したい志望動機を述べたら、続いて「なぜならば、〇〇という経験で〇〇と考えたためです」とその理由を伝えます。

まずは結論で相手の関心を引き寄せ、続けてその結論に説得力を持たせるための根拠を説明していくのです。

その際、理由も人事担当者が「採用したい」と思えるような内容でなければ意味はありません。

前向きな言葉、企業に貢献できる人材だと思わせるような理由を選ぶことが大切です。

たとえば、仕事の楽さ、給料、福利厚生といった自分本位な理由を挙げるのはNGです。

その会社の業務内容、風土、商品などに魅力を感じていることを理由に挙げ「だからこそ、他ならずその企業で働きたい」という熱意を伝えましょう。

その際は、企業のホームページや募集要項などの隅々まで目を通し、きちんと研究した上でフレーズを選ぶようにしてください。

エピソード:私は〇〇で〇〇ということをしていました

ここから先では、志望動機を持ったきっかけをもう少し具体的に説明し、先に述べた志望動機と理由を証明して、結果的に自分がその企業に必要な人材であるとの結論につなげていきます。

志望動機の理由をただ伝えるだけでなく、エピソードでストーリー性を持たせて理由を証明し、より説得性のあるアピールに仕立てていくのです。

まずは「私は〇〇で〇〇ということをしていました」と状況の説明から入ります。

その後の「問題」「結果」につなげて説明できるよう、志望している企業の業務内容や業界に関連しているエピソードを選びましょう。

心に残った実体験を拾い上げ、自分の言葉を使って説明していきます。

問題:その経験で〇〇という問題に直面しました

続いて、エピソードで述べた状況下で、後に志望動機が発生するきっかけとなった問題を取り上げ「その経験で〇〇という問題に直面しました」と説明していきます。

ただ志望動機を述べるよりも、こうして問題を取り上げたほうがドラマチックな展開になり、より熱の入った志望動機につなげることができるはずです。

問題の内容は、自身の経験上で生じた課題でも良いですし「以前から、○○が気になっていた」「○○という問題に気づいた」など、社会や志望先の業界に関連する問題でもかまいません。

ここでも、志望先の企業や業界についてしっかり研究した上で、オリジナリティのあるフレーズを選んでいくのがベターといえます。

行動:そのため、私は〇〇を行いました

先に述べた問題を乗り越えるために取った行動や工夫について「そのため、私は〇〇を行いました」と説明します。

続けて説明する「結果」「結論」で、志望動機の必然性を明確に答えるためにも、ストーリーがつながっていく経験談を選びましょう。

ここでは、前向きに努力したこと、勉強熱心であること、行動が企業の推奨する価値観に合っている、と伝わる内容であることが望ましいです。

たとえば、実際に学んだり研究した、目標を達成するために努力した、といった前向きな行動を取り上げると良いでしょう。

結果:その結果、〇〇になりました

エピソードで発生した問題を乗り越えた結果、どのような成果や達成感を見出すことができたのか説明します。

ここでは、その企業が「欲しい人材」と思えるような強みを取り上げることがポイントです。

企業の業務内容や業界に関連したフレーズを用い、入社したいという熱意や企業が求めるスキルを持っていることをアピールします。

「○○をしたことで、貴社の○○(商品、プロジェクト)にますます大きな魅力を感じた」「ぜひ○○したいと思うようになった」なら、仕事にかける熱意が伝えられるでしょう。

また「○○の資格を取得することができた」は、勉強熱心さが伝わりますし、それが会社の業務に必要なスキルならば、仕事にかける意欲も伝えることができます。

事務職志望なら、パソコンスキル、簿記、英語資格試験、接客の経験などは志望動機の良い材料になるかもしれません。

結論:その経験を活かして貴社では〇〇で貢献していきたいと考えております

最後に、今回取り上げたエピソードで得たスキルを活かせば企業へ貢献できることをアピールして志望動機を締めくくります。

「その経験を活かして貴社では〇〇で貢献していきたいと考えております」と述べ「その企業だから入社したいのだ」という熱意をメッセージにして伝えます。

もしも、最後まで志望動機とその理由の説明がぼんやりしていると、企業選択がミスマッチしている感じや「別にうちではなくても他社でも良いのでは」という印象を人事担当者に与える可能性があります。

ですから最後は、自信を持って自身の強みと熱意をはっきり言い切り、引き締まった文章で締めくくることが大切です。

6【事務志望だが志望動機が書けない】事務の志望動機を書く際のポイント

では、事務職を志望する場合には、どのようなポイントを押さえて書けば良いのでしょうか。

まず、事務の志望動機が一般に書きにくいと言われる理由をおさらいしてみましょう。

事務職は担当する業務の範囲が広く浅く、どちらかというと「縁の下の力持ち」的な存在です。

営業職や研究職など専門性の高い職種に比べると、その仕事を目指すはっきりした目的が説明しにくい点がありました。

しかし「何を書けば良いかわからないので、志望動機が書けない」は大きなマイナスです。

事務職は女性を中心に競争倍率が高い職種であり、種類によっても異なりますがその採用は狭き門となっています。

ですから、少しでも採用が有利になるよう志望動機も手を抜くことはできません。

事務職の志望動機なら、人事担当者の目にとまるよう、アピールポイント、入社にかける熱意を明確にし、わかりやすい説明で魅力的な内容に仕上げることが大切です。

なぜ事務職を志望するのかを明確にする

まず、なぜ事務職に就きたいのか自身で再確認をし、志望動機を明確にしておきます。

事務職は女性に人気の高い職種で、その志望動機は様々です。

単に「事務の仕事そのものに魅力を感じている」という人もいれば、上述のように「未経験でも働きやすい」「転勤・残業が少ない」などの働きやすさで選んでいる人もいます。

しかし、働きやすさや「他の仕事より楽だから」という消去法で事務職を志望している人は注意が必要です。

これらは会社にメリットのある志望動機ではなく、自己中心的な志望動機なのであまり印象が良くありません。

企業は、自社に貢献したいと考えている人材を選ぶため採用選考を行っています。

もちろん、社員にとっては働きやすさや整った福利厚生も重要ですが、働きやすさだけで選んだ場合は「仕事への意欲は低い」と誤解されやすいので、働きやすさ以外の前向きな志望動機を伝える必要があります。

したがって、事務職の志望動機では

・事務職という仕事に魅力を感じているから

・スキルや適性を事務職に活かしたいから

など、事務職員として働く意欲が感じられる理由を用意しておくことをオススメします。

なぜその企業を選んだのかを説明する

志望動機では、数ある企業の中からなぜその企業を選んだのかということはたいへん重要です。

企業が採用選考で最も知りたいと思う情報の一つだからです。

特に事務職はたいていの事業所に設置されているため、幅広い業界に事務職の求人があります。

そのため、事務職に就きたいという理由だけで応募すると、企業から「なぜ我が社を選んだのか、事務職なら他の会社でも良いのではないか」と質問される可能性は高くなります。

もしその企業を選んだ理由が明確に説明できなければ、入社の熱意が低いと判断されてしまうかもしれません。

入社の熱意を伝えたければ、その企業を選んだ理由がきちんと説明できるよう、説得力のある志望動機を考えておくべきといえます。

その際は、十分に企業研究を行い、他の企業にも使いまわしができるような文章ではなく、オリジナリティのある志望動機を作ることも忘れてはいけません。

企業の求める人物がどんな人かを把握する

必ず、志望している企業が求めている理想の人物像を把握し、自分がその企業の求める人物像にふさわしいかすり合わせをしておきましょう。

これができていないと、採用のミスマッチが起こりやすくなるので注意が必要です。

まずは企業研究を入念に行い、志望する企業の経営理念、風土、求める人物像を把握した上で、その企業と自分の価値観が合っていることを確認しましょう。

事務職なので、少なくともコミュニケーションスキルやパソコンスキル、堅実さ、責任感などが求められると思います。

加えて、企業や部署によって少しずつ異なる風土、職場の雰囲気を調べた上で、自分の適性に合った企業を選びます。

そうすれば、志望動機も自然にすらすら書けますし、相性が良ければ当然採用率アップにもつながるはずです。

アピールポイントは具体的に経験と行動、考えなどを伝える

事務職の志望動機は、具体的な言葉でアピールポイントを伝えることが大切です。

というのも、上述のように事務職の志望動機は他の職種よりもはっきりした目的が設定しにくく、他の志望者と似たり寄ったりになりやすいからです。

人事担当者はたくさんの志望者をチェックしなければならないので、志望動機のアピールが弱いと他の人に埋もれてしまって、印象すら残せない可能性があります。

事務職の志望動機こそ、アピールポイントをしっかり定め、当記事で紹介している志望動機のフレームワークに沿って、具体的な経験と行動、考えなどをしっかり伝えていきましょう。

たとえば「貴社のことが好きだから」と言われれば、企業は悪い気がしませんが、入社したい熱意を伝えるには説得力に欠けます。

この場合は「貴社の開発している○○が使いやすく、ぜひ貴社で○○を作る現場を支えたいと思ったので志望した」のように「好き」というアピールポイントについて具体的に説明していくと、熱意を伝えることができます。

7 【事務志望だが志望動機が書けない】事務の志望動機例文

実際に例文を見ながら、アピールポイント別の志望動機の作り方をチェックしていきましょう。

事務職の志望動機には「事務の仕事が好き」「自身の適性やスキルが活かせる」「その企業で働きたい」など、様々なアピールポイントがあります。

今回は、その中で定番といえるアピールポイント4つを取り上げ、例文と作成のポイントを挙げていきます。

志望動機を作るときの参考にしてみてください。

例文①:サポートが好き

私はサポートをすることが好きなため、貴社の事務職を志望しました。

私はどちらかというと目立った活動をするよりも、縁の下の力持ちとして仲間のお世話に回るほうが好きだからです。

学生時代は、野球部のマネージャーとして部員を支える役割に専念してきました。

結成してまだ歴史の浅い部だったので、団結力も弱いためかなかなか試合には勝てませんでした。

マネージャーとしてできることはないか考え、部員に積極的に励ましやねぎらいの声をかけるようにしてみました。

すると、次第に部員がいきいきと練習に取り組むようになっていきました。

そして、県大会で県3位まで勝ち進めるまで強くなることができたのです。

部員から「いつも気を遣ってくれて、ありがとう」とお礼を言われ、サポートして良かったと思いました。

この経験から、成果を出すには裏方が仲間の士気を高めれば良いのだと学び、マネージャーとして培ったサポート力を貴社で発揮すべく、応募に至りました。

ポイント

事務職は「縁の下の力持ち」的な役割の職種です。

他の社員が業務に専念できるよう、いかに社員が快適に働けるか考えながらサポートできる人材が喜ばれます。

マネージャーは、まさに縁の下の力持ち的な存在であり、学生時代に培った「場の雰囲気を良くするための気配り」は、事務職に求められるサポート力に通じるものがあります。

このように、具体的に誰かのサポートをして成果を出すことにつなげた経験を説明していけば、事務職を志望する人のアピールポイントとしても大いに有効になるでしょう。

例文②:資格を活かす

資格を経理事務で活かしたいと思い、貴社を志望しました。

私は学生時代に簿記2級を取得しています。

尊敬している経営者の方が「会計は大切」と口にしているのを聞いたことから、会計に役立つ資格を取ろうと思い、授業やバイトと並行して自主的に勉強し、簿記2級を取得していました。

簿記を勉強したことで会計に携わる仕事をしたいという気持ちが一層強まり、経理事務を募集している貴社に応募いたしました。

また、現在は簿記1級受験のための勉強もしております。

御社に貢献できる人材になれるよう、さらに高みを目指して精進していく所存です。

ポイント

志望動機では、事務職に汎用性の高い資格をアピールすることがたいへん有効です。

たとえば、パソコンのエクセルやワード、簿記2級以上、秘書検定2級以上がアピールポイントに利用できます。

資格をアピールするときは、級数まで明確に伝えることも忘れずにしてください。

なぜその資格を取得したのか、その資格をどのように活かしたいか、具体的に説明すると良いでしょう。

まだ合格していない資格についても「受験に向けて勉強中です」と説明すれば、入社後に向けて前向きにスキルを高めている姿勢のアピールにもつながります。

例文③:コミュニケーション能力

コミュニケーション能力に自信があり、貴社の営業事務を志望いたしました。

学生時代のアルバイトで接客を通して身につけたコミュニケーションスキルが、仕事に活かせると思ったからです。

私は学生時代に受付のアルバイトをしておりました。

もともと人と接するのが好きだったのですが、アルバイトでは、ビジネスシーンでのコミュニケーションスキルもしっかり学ぶことができました。

企業の顔として笑顔で礼儀正しく対応し、お客様にわかりやすく案内することに楽しさを感じたので、事務職を志望しておりますが、お客様と接する機会の多い営業事務を選ぶことにしました。

お客様や職場の方からお褒めいただいた「明るく爽やかな対応」を活かし、貴社の営業に貢献できるよう精進したいと思っております。

ポイント

事務職は、技術だけでなく人柄やコミュニケーション能力も重視されます。

特に、来客に対応する機会が多いので、明るい笑顔や礼儀正しい所作ができるところはアピールポイントにつながります。

コミュニケーション能力は、比較的誰でもアピールでしやすい反面、資格や実績と違って数値で証明できないので、ただ「コミュニケーション能力がある」と書いただけでは漠然としていて、強みが伝わりません。

フレームワークに従って具体的なエピソードを挙げ、コミュニケーション能力がアピールできる根拠を説得力のある内容で説明することが大切です。

例文④:細かい性格なところ

細かい性格なところを活かして事務職に就きたいと思い、御社を志望いたしました。

私は、几帳面で細かいところまで気が付く性格のため、細かくデータを打ち込んでいく作業に適していると思ったからです。

昔から、コツコツと細かい作業をすることが好きで周囲からも「作業が丁寧でミスがない」とよく褒められていました。

パソコンはMOS資格を取得しており、タイピングも得意なので、エクセルのデータ入力なら正確かつスピーディにこなす自信があります。

貴社が募集している事務職は、データ入力が中心であり、業務内容に魅力を感じ貢献できると思いましたので、このたび応募いたしました。

ポイント

事務職は、細かいデータの入力・処理を担当することも多いのですが、ミスは大きなトラブルにつながりかねないため、大ざっぱな性格の人にはあまり向いていません。

どちらかというと、緻密な作業も丁寧にこなせる細かい性格の人が適しています。

ですから、細かい性格、几帳面な性格は効果的なアピールポイントといえるでしょう。

志望動機では、細かい性格が特にどのような業務に向いていると考えているのか、なぜその企業を選んだのかについても、明確に説明しておきましょう。

細かい性格は、裏返すと「神経質」「細かいことが気になりすぎて仕事の効率が悪い」といったネガティブな印象を持ち合わせています。

志望動機では、あくまでもポジティブで採用に有利な適性であることをアピールしていきましょう。

データ入力に携わる企業なら、あわせてパソコンスキルをアピールするとより効果的です。

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