ビジネスマンの常識!履歴書の封筒の入れ方をレクチャー

履歴書は郵送する場合も、持参する場合でも必ず封筒に入れるのがマナーです。

郵送はもちろんのことですが、持参するにあたって、履歴書に汚れや破損が起こらないように入れるのが通例となっています。

今回は履歴書の封筒の入れ方について細かくご紹介していきます。

【履歴書の封筒の入れ方】履歴書を封筒に入れる4ステップ

今回は履歴書を封筒に入れるための正しいやり方について簡単に4ステップにまとめました。

まずSTEP1.履歴書は折らずに入れること、STEP2.書類は順番に重ねて入れること、STEP3.履歴書などの応募書類はクリアファイルに入れて提出すること、STEP4.封筒を封する際は「〆」マークを付けることです。

4ステップを紹介する前に事前に準備しなければならないものがあります。

郵送する場合に必ず必要となるのが、添え状(送付状)です。

ビジネス文書を郵送やファックスで送る際には必ず送付状を付けるのがビジネスマナーです。

たとえば、送付する書類の枚数が多くなると、入れ忘れ、送り損じが出てしまうことがあります。

送付状を付けておくと、その書類が誰に宛てられてものなのか、どういった書類が添えられているかが一目瞭然でわかります。

送付状には、送付日と、宛先、自身の連絡先などの情報、「拝啓」から始まる頭語・挨拶の後に、応募する旨がわかる文面、結びとして「敬具」で文を書き終えます。

その下には送付書類の内容を何が何枚入っているかを記述して「以上」で締めれば完了です。

【履歴書の封筒の入れ方】履歴書は折らずに入れる

送付状の準備ができたらいよいよ封筒に書類を入れましょう。

市販の履歴書はA3サイズのものが二つ折りになって販売されていることが多いです。

(この他、B4を二つ折りの履歴書も販売されています)この状態で折らずに封筒に入れるのが正しい入れ方です。

長封筒が市販の履歴書に同封されていることがある場合や切手代を節約できるからと、つい長封筒に入れようとしがちですが、これでは履歴書をさらに三つ折り状態にしないと入れることができません。

たくさん折り目が入っている状態ですと、採用担当者の方にとって書類がかさばってしまい、管理するのに大変扱いづらいです。

また、何回も折り目を入れると文字も見づらいうえに、書類があまりきれいな状態を保てません。

美しい状態のまま、採用担当者にとって見やすいように気遣って折らずに封筒に入れるのが良いでしょう。

市販の履歴書もA3やB4のサイズの用紙が二つ折りされて販売されています。

これは、ビジネス上扱う書類がほとんどA4サイズが標準となっているため、それらの書類とともに管理しやすくなるように考えて作られています。

市販の履歴書を使うのでなく、テンプレートなどをダウンロードするもしくは手作りしてプリントアウトする場合は、A3サイズもしくはB4の用紙に印刷して、見開きにできるように真ん中を折り、A4またはB5サイズに二つ折りして提出すると見やすくなります。

【履歴書の封筒の入れ方】書類は順番に重ねていく

履歴書を送付する際、持参する際は、履歴書だけでなく、中途採用者であれば職務経歴書を合わせて提出することがほとんどです。

この場合、履歴書や職務経歴書、そして先程下準備で紹介した送付状は順番通りに重ねて入れるのが望ましいです。

順番は、まず1.添え状2.履歴書3.職務経歴書で入れます。

履歴書は名前と写真が載っている側を上にして入れておくようにします。

つまり、右開きで入れるのが正解です。

また、書類の向きはすべての書類が封筒の全面の方を向くように入れます。

採用担当者が封筒から出した状態から、すぐ目を通しやすいようにするのがベストだからです。

履歴書や職務経歴書の他にその他の書類を送付する必要があれば、職務経歴書の後にその他書類を重ねましょう。

添え状はビジネスマナーとしては常識ですが、やはり付けているのと付けていないのでは、一般常識のマナーをわかっているか否かで印象が良くなります。

ビジネスマナーとしての送付状は一番上に付けて、良い印象を与えましょう。

2番目に履歴書が来るのは履歴書には写真や長所や短所や学生時代頑張ったことなど自己PRが書かれた自分を写す鏡のようなものです。

まず自身の人物像をイメージしてもらううえでも、職務経歴書より先に付けるべき書類です。

履歴書で人物像をイメージしたうえで、その人の経歴を見ることでより自分の情報を伝えやすくなります。

そのため、順番はいずれも間違わないように気を付けましょう。

【履歴書の封筒の入れ方】履歴書などの応募書類はクリアファイルに入れる

応募書類は、新品の無地・透明無色のクリアファイルに入れて送るように心掛けましょう。

よく不採用になって帰ってきた応募書類のものを再利用したりする方もいますが、やはり先方にわたっている状態ではすでに傷や折り目が多少付いていることは否めません。

やはり新しいファイルの方が見栄えも良いですし、使い古しを利用するのは失礼になりますので、応募用にまとめてクリアファイルを購入しておくと良いです。

郵送の場合は、配達の間に悪天候で封筒が不幸にも濡れてしまうことがあります。

大切な履歴書が雨で滲んで文字が見えづらくなった場合や汚くなってしまっては、どれだけ完璧な履歴書であってもマイナスイメージになります。

また、郵送の際には全国からの大量の郵便物にまみれて配達されるため、少し折れてしまうことがあるケースもしばしばあります。

雨水に塗れず、折り目が付かない美しい状態で提出するためにもクリアファイルを活用しましょう。

また、クリアファイルに入れると受け取った側も取り出しやすく、管理しやすくなるためオススメです。

特にクリアファイルに入れる前にそれぞれの書類をゼムクリップなどで留めてからファイリングするとバラバラになることなく、きれいな状態で提出できます。

郵送の場合も同様です。

クリアファイルに必ず入れて出しましょう。

カバンなどに入れて持参する際に、クリアファイルが入っていないとどうしても折り目が生じてしまいがちです。

クリアファイルは骨組みの代わりになるので、入れておくと書類に折り目が付く心配がありません。

ただし、提出する際は、封筒からクリアファイルを出し、さらにクリアファイルから履歴書などの書類のまま手渡ししましょう。

クリアファイルはあくまでも、書類の美しさを保つために入れるという気遣いが大切です。

【履歴書の封筒の入れ方】封筒を封する際は「〆」マークを入れる

すべての書類を間違いなく、順番通りにさらに上下など逆向きになっていないかなどをしっかりチェックしたうえで封をします。

封筒には個人情報がたくさん入っている重要書類です。

配達の途中で封が開いてしまっては大変ですので、のりや両面テープを使ってしっかりと封をします。

のりはできるだけ粘着力の高いものを使った方が良いですので、液状のりをきれいに付けて封をするのがベストです。

スティックのりは、手も汚れず、かつきれいに封ができるのですが、粘着力が低いものが多く、郵送の途中で剥がれてしまうリスクがあるからです。

また、両面テープならば特に問題ありません。

封筒にあらかじめ両面テープが付いている商品もあるくらいですので、かまいません。

両面テープが良いからといって、セロハンテープで封の上から留めるのはタブーです。

セロテープは大変使いやすくて良い反面、剥がれやすいという一面があります。

第三者に簡単に開けられてしまうことのないように、セロテープではなく、のりや両面テープを使ってしっかりと封をしましょう。

封をしたら、必ず書いておきたいのが「〆」マークです。

このマークを付けることもビジネスマナーの一つですので覚えておきましょう。

「〆」マークは、封筒に封をしましたという証拠になる封字です。

つまり、「〆」マークがきれいに付いていることで、差出人が封をしてから、まだ誰にも開封されてはいない状態で届いた文書ということがわかります。

たとえばこの「〆」マークがちょっとでもずれていることがあれば、誰かに開封されたということがわかるのです。

もちろん余程のことがない限り、なかなか開封されることもありませんが、履歴書を含めたビジネス文書には「〆」マークを付けます。

この時、「〆」マークをのりやテープで封をする前に「〆Jマークを書く方がいますが、後から封をすると、「〆」マークがずれてしまう可能性が高いので封をした後に書きます。

また、「〆」マークを理解していない方の中には「×」と混同しないように注意しましょう。

「〆」という字は「締」の文字を簡略した文字です。

「〆」の他にも「封」や「緘」という封字が用いられることも多いです。

オフィスのゴム印で封字をする際に「緘」の印で封をされているケースが良く見られます。

特に重要書類を送る際には、この「緘」の封字が利用されています。

もちろん履歴書も大切に扱う重要書類ですからあえて「〆」でなく、「緘」と書いて封緘するのも良いでしょう。

「封」も「〆」と同じ意味ですが、重要度は「〆」より高く、「緘」より低いイメージの封字で、ビジネス文書でよく使用されています。

むしろ「緘」や「封」マークを使うことで、企業側にも丁寧な印象を与えることができるでしょう。

また、封字は必ず、黒ペンで手書きします。

赤字で記してしまうと、速達や書留などと紛らわしくなってしまうので、あえて黒文字を使用します。

まとめ

履歴書を提出する際は、封筒の入れ方や封の仕方など、細かなところまで気を付けなければビジネスマナーができている人間だとみなされてマイナスの印象を与えます。

ちょっとしたマナーができていないだけで、評価を悪くしてしまっては台無しです。

より印象を良くするためにも、封筒の入れ方のビジネスマナーに則って封をし、初歩的なマナーでつまずかないよう、選考に臨みましょう。

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