会社での業務を担う役割や職種は多彩です。
営業職や事務職、技術職といったさまざまな職種がある中で、総務という職種は会社で働いたことがない学生さんにとってはイメージが持ちづらい職種かもしれません。
にもかかわらず、総務を志望する就活生は会社の組織や各部署や職種の役割についてしっかりと学び、理解を深めた方といえます。
総務とは会社の中でどんなポジションであり、どんな仕事や役割を担う職種なのか、その特徴や総務に向いている人についてご紹介します。
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【総務の仕事】そもそも総務とは
総務は会社の組織全体に関わる幅広い業務を担う職種ともいえますし、営業や事務、製造などの現場における業務以外のすべてを担う職種ということもできます。
実は企業の規模によっても、担当する業務は異なっており、小さな企業ほど対応する業務の種類は多彩になります。
ポジションとしては社長などの会社経営者や経営幹部に近い位置付けとなり、社長や取締役など経営を担う重要なポジションの方の片腕となって働くケースも少なくありません。
社長秘書が秘書課ではなく、総務部門に属しているという中小企業も多いです。
大規模な企業は総務部、財務部、経理部、人事部などと細かく分かれていますが、中小企業では総務部門の中に財務担当者や経理担当者、人事担当者、社長秘書、社用車の運転手などが属していたりします。
従業員数が少ない企業ほど一人で何役もこなすケースも多く、経理に人事、社長のスケジュール管理や電話の代表窓口、備品の管理や建物の防災に至るまで幅広い業務をオールマイティにこなしている人もいます。
つまり、企業によって対応する業務が異なるので、総務を志望する場合にはどのような仕事ができるのか、どのようなスキルや経験が身につくのか事前に確認しておくことが大切です。
【総務の仕事】具体的な仕事内容
企業の規模や従業員数などによって、総務が担う業務は大きく異なります。
総務部とは独立して、財務部や経理部、人事部や秘書課などが分かれている場合もあれば、これらの業務がすべて総務部に属しており、なおかつ、たった一人や数人のスタッフであらゆる業務をこなしている総務担当者も少なくありません。
よくある主な仕事としては業務部門からの依頼を受けての人材採用や面接、入社や退職の手続きなどの人事管理をはじめ、給与計算や社会保険の管理、出張費などの管理など経理業務も担うことが多いです。
パソコンなどの機器やコピー用紙、その他の消耗品など備品の発注や管理、建物やオフィスの管理や職場の環境整備、コンプライアンスの管理やスタッフ研修などの計画などが挙げられます。
職場としての社員旅行や忘年会、新年会などの開催、健康診断の実施や体調の管理、有休取得状況の管理や福利厚生などの提供や整備なども担っています。
企業としての本業そのものや現場に直接携わる仕事ではありませんが、すべての従業員に関連する仕事であり、経営層と従業員の間に入ったパイプ役やまとめ役、コーディネーター的な役割を担い、経営層および従業員からの相談を受ける相談役やサポーター役でもあるのです。
【総務の仕事】総務のメリット・デメリット
総務は企業によっても担う役割や仕事内容は異なりますが、会社全体を見渡しながら俯瞰的なポジションとして、経営層から正社員はもとより、アルバイトやパートなどすべての従業員層まで幅広く関わるサポーター的な役割を果たします。
本業の業務がスムーズにいくように、その他のことは任せておけといったポジションであり、総務部があるからこそ、経営者から末端の従業員まで安心して業務に専念できるわけです。
そんな総務の職種を担うメリット、デメリットを見ていきましょう。
メリット
総務部は会社の中枢部に位置するものの、決して花形のポジションではありません。
営業や販売、企画や広報、製品開発や製造などの現場部門に比べると、みんなを陰で支える裏方的なポジションです。
その分、会社全体を見ることができ、経営者からのダイレクトな依頼に直接応えることができ、経営陣の右腕として、組織の中でも一目置かれる存在に見られることも少なくありません。
各職場や従業員がより快適に安心して能力を発揮しながら働けるよう、職場環境を改善する、働き方改革や子育て支援策など社内制度の導入や改定なども担えます。
裏方的な業務を担い、何でも屋さん的な側面もあるうえ、会社としての組織を維持、向上させていくうえでの骨格作りを担う重要な役割が求められています。
会社の決算状況や財務状態、人事などの情報を一番先に知る会社経営の中枢事項を取り扱う責任あるポジションです。
企業秘密や社員すべての家族構成なども含めた個人情報、プライバシー情報も保有する立場にあり、責任感と倫理観を持った正確で公正な業務の遂行が求められます。
一見、地味に思える職種ながら、実は会社のキーパーソンとなり、責任ある仕事を担えるのがメリットです。
また、総務の仕事は会社独自の業務やノウハウとは異なり、基本的に業種や業態を問わない汎用性のある仕事です。
そのため、総務での人事や経理、給与計算や出張費精算などの業務は、転職にも多いに役立ち、手に職をつけた職人のようなキャリア形成に役立つメリットが生まれます。
中にはで総務での労務管理や社会保険の取り扱いのノウハウを活かし、社会保険労務士の資格を取得して手当アップに結び付ける方や独立開業する方も少なくありません。
積み上げた経験やノウハウが、あらゆる企業で活用でき、将来的にも役立てられるのもメリットのひとつといえます。
デメリット
総務は人事権を持っていたり、社員の給与やボーナスの金額や家族構成や身体状況などのプライバシーに関わる情報を大量に保有しています。
また、決算や経営に関わる重要情報を管理しているケースも多く、社外秘どころか、他部署には一切漏らすことができない守秘義務も負っています。
そのため、他の社員とのなれ合いやプライベートでの接触を避け、うっかり仕事の話をしないよう総務部同士でも一緒にランチに行かないなど、孤高を保つ方が少なくありません。
つまり、他の社員との距離ができやすく、社内では怖がられる存在になることも少なくありません。
すべての社員の情報を握りながらも、実際に顔を合わせるのは入社の手続き時と離職時の手続きを取るときだけというケースもあります。
経費の不正使用などが起こらないよう、申請書類のチェックが厳しく、わずかなミスなども訂正させるなどの対応もしているため、総務の人は近づきがたい、話しにくい、やかましくて面倒な存在と思われることも多いです。
一方で、会社のメイン業務に携わることができないため、自社の製品やサービス、業務内容について細かく理解することができず、もどかしいと感じる人もいます。
特に現場職志望でありながら、総務に配属されると不安感や孤立感を感じる方も少なくありません。
全体の業務は網羅していても、現場経験がないので感覚的な理解ができず、表面的な説明しかできなくて悔しいという方もいます。
【総務の仕事】総務のやりがい
総務は組織の中枢部に位置し、従業員個々人の情報から会社の財務状況まですべてを掌握しています。
そのうえで組織全体がスムーズに回り、組織としての統制が取れ、目標とする業績を達成できるようコントロールする役割や環境を整えていく役割を果たしています。
コンプライアンスの維持や不正経理の防止といった重要な役割を担っており、会社が公明正大で信頼を得ていくために欠かせない、会社の番人ともいえるのです。
従業員には怖がられたりすることもありますが、経営陣からは非常に頼りにされます。
会社の番人として、経営者や従業員すべてを支えるサポーターとして、責任感とプライドが生まれ、やりがいある仕事です。
【総務の仕事】総務に向いてる人
正義感が強く、秘密が守れる人、間違ったことや不正が大嫌いで情報を漏らさない人が向いています。
常に冷静な対応ができ、瞬時の判断力を持ち、喜怒哀楽を表情や感情に表さない人に向いています。
逆に知った情報をすぐに人に話したくなる人、野次馬的な性格な人やちょっとしたミスや数字の違いは気にしないといったいい加減な性格の人には向いていません。
面倒なことを面倒と感じない細かな性格で、粘り強く正確性を追求できる人に向いています。
【総務の仕事】総務に就職する際に持っておくべき資格
特別な資格がないと総務になれないわけではありませんが、経理の仕事を担うケースは多いので、簿記検定を受けて簿記の勉強をし、近年多くの企業で利用している会計ソフトのスキルを身に付けておくと、就職してからの仕事もスムーズにこなせます。
社会保険関連の仕事や労務管理を担うことが多いので、資格取得は学生時代には難しいとしても、社会保険労務士の勉強などをすると業務に役立ちます。
労働法規や労務に関する制度の勉強、会計や財務に関する勉強も学生時代のうちから行っておくと業務の助けになります。
ビジネス法務検定などを受験して法令や制度を学んでおきましょう。
経理や給与計算、従業員向けの情報提供や各種書類の作成で、文書作成ソフトや表計算ソフト、プレゼンソフトなどを使うことも多いため、パソコンスキルも磨いておき、MOSなどの資格を取得しておくとアピールのひとつになります。
まとめ
総務の仕事は幅広く、特に中小企業などでは人事や経理、財務や社長秘書、備品や建物管理にいたるまでオールマイティな業務を担います。
地味な裏方としての側面を持ちながら、実は人事や決算などの重要な情報を握る組織の中枢部に位置し、組織の番人的な役割も担っています。
正確性や公明性、正義感や責任感が求められる仕事であり、総務としての経験は汎用性も高く、転職や独立開業にも役立つのも特徴的です。
