面接を辞退したい!印象を悪くしないための断り方とは?

選考通過の連絡が入り、面接の日程を決めたにもかかわらず、他の企業の面接と重なってそちらを優先させたいケースややはりその企業への就職は辞めたいという場合、どのようにして面接を辞退すればよいのでしょうか。

今後のためにも、採用担当者や企業への印象を悪くしない断り方について学んでおきましょう。

【面接の断り方】面接を断るとどんな影響があるのか

入社を決めるかは本人の意思ですので、面接を受けることを断っても問題はありません。

就活生の中には自分は企業から選んでもらう存在であり、自分に選ぶ権利はないなどと不安に思う方がいますが、どの企業で活躍していくかは、本人が決めることです。

もっとも、あとになって、やはり面接を受けたいと思っても、一度辞退した以上は無理な話です。

そのため、面接の辞退は慎重に考えて決断しましょう。

その企業に就職する気持ちがなくなったなら別ですが、他と重なってしまって困っている、体調が悪く難しいといったケースは面接の辞退ではなく、日程変更が可能かを相談すべきです。

一度辞退すれば、後日、別の企業の面接で落とされたから、もう一度、チャンスが欲しいといっても、通常は受け入れてもらえません。

辞退されたことで、他の人を面接して採用を決めている可能性もあるからです。

さて、いざ辞退を決めたからには早めの連絡がおすすめです。

忙しい業務の中で面接の時間を確保して待っているわけですし、もし辞退をするなら、他の応募者を選考し直して面接を入れたいと考えるかもしれません。

面接当日に無断キャンセルなどとなれば、心証を悪くします。

中には、異業種交流会などの機会に情報交換をされて、他の企業での印象も悪くなると噂されるケースもあるので、無断キャンセルはNGです。

あなたはもうその企業とはつながりがないのだから問題ないと思っても、同じ大学の学生や翌年度以降の後輩たちに影響を与える可能性もあります。

あの大学の学生はマナーをわきまえていないと思われてしまうかもしれません。

また、学校推薦や教授推薦を得ているときは、なおさら辞退は難しいです。

教授や知り合いなどのツテで面接してもらえるようになった場合に、面接を断ると、教授の推薦や同じゼミの学生の選考が控えられてしまったりすることもあるので、失礼がないよう、丁寧に断るようにしたいものです。

【面接の断り方】電話で断る際のポイント

採用担当者と直接話をして、気持ちよく断りたい場合や面接の時期が迫っているときに断りたいときには電話がベストです。

メールを読んでもらえたか不安になる方やメールでの返信をドキドキしながら待っているのが嫌な方は、直接電話を入れましょう。

電話で面接を断る際のポイントについてご紹介します。

辞退する理由は詳しく言わなくて問題ない

辞退する理由は詳しく話す必要はありません。

問われもしないのに、これこれの事情で辞退したいのですがと、理由を前面に出して辞退の連絡をする必要はないのです。

ただし、相手に問われれば、簡単にまとめて伝える必要があります。

といっても、理由を事細かに話すことや他に行きたい企業があるなどと本音を伝える必要はありません。

言い訳のようにならないよう、簡潔に伝わる潔い理由を考えましょう。

かける時間帯は、企業の業務時間内に行う

かける時間帯は企業の業務時間内が鉄則です。

もし、採用担当者から連絡する時間などを指定されている場合や何時はいない、忙しい時間帯だと伝えられている際にはその時間は避けましょう。

相手の業務状況などを考え、採用担当者とつながりやすく、業務の迷惑にならなそうな時間を狙うのがおすすめです。

業務の電話が殺到する営業開始すぐの時間帯やお昼休憩などに出てしまいやすいお昼の時間帯は避けたほうがよいかもしれません。

一方、まもなく営業終了という時間帯ギリギリでは、つながらなかったときに伝言を残すだけになることや辞退の連絡がつかないことになりかねません。

業務終了間際は避け、少し時間のゆとりを持って電話を掛けるようにしたいものです。

相手への謝罪の気持ちを伝える

大切なのは辞退の理由よりも、せっかく選考をしてくれ、せっかく面接の時間を取ってもらったのに辞退することに対して、申し訳ないという謝罪の気持ちです。

決まり切った文句かもしれませんが、心を込めて謝罪の気持ちを伝えましょう。

とはいえ、何度も謝ることややたらと恐縮しすぎる必要はありません。

相手は忙しい中、電話の対応をしてくれているので、時間を取らせないよう、手短に抑えましょう。

【面接の断り方】電話の会話例

就活生)

お世話になっております。

〇日に面接をする予定になっております××大学の▲▲です。

先日は選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。

せっかくご連絡いただいたのですが、諸事情のため、面接を辞退したくご連絡を差し上げました。

採用担当者)

そうですか。

就活生)

貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。

※もし、辞退の理由を尋ねられた場合は

就活生)

企業の業務などについて詳しく知るにつれ、自分のやりたい仕事とは違うと感じたためです。

採用担当者)

それは残念です。

就活生)

お時間を取っていただいたにも関わらず、ご迷惑をお掛けし、申し訳ございません。

では、失礼いたします。

【面接の断り方】メールで断る際のポイント

採用にあたっては、近年はやり取りはメールでというケースや採用担当者の業務の都合から電話に出るのが難しくメールのほうが確実に連絡が取れるといったケースもあります。

メールで面接を辞退する場合にはどのようにすればよいのでしょうか。

当日辞退の場合はメールではなく電話で

メールでの連絡が基本になっている企業や採用担当者であっても、中にはメールのチェックがリアルタイムで行えない方も少なくありません。

そのため、面接日のギリギリになってからの連絡の場合、メールでは行き違いになる場合やスムーズな連絡が取れない場合があります。

当日になってやはり辞めたいとか、体調不良などで面接の日程を変更してもらいたいといった場合には、直接電話を入れるようにしましょう。

件名でメールの内容がわかるようにする

あなたにとっては、その担当者宛てのたった1通のメールかもしれませんが、採用担当者のもとには他の応募者や社内のスタッフ、外部企業など業務に必要なメールが山ほど届きます。

わざわざ日程を確保している面接の時間がキャンセルされるのは、担当者にとっても重要な案件ですので、たくさん届くメールの中からすぐに重要なメールだと気付いてもらえるよう、配慮しなくてはなりません。

辞退をするのが心苦しいと、はっきり言うのが辛いという方もいますが、ここは端的に「面接辞退のご連絡」と記載するようにしましょう。

多くの受信メールが並んでいる中で、件名を見てすぐ趣旨が伝わるようにするのが、相手にとってわかりやすいからです。

なお、多くの応募者がいますので、誰からのメールかわかるよう、タイトルに続けて「××大学▲▲」と大学名と氏名をプラスすると、より伝わりやすいです。

宛先、署名は間違えないようにチェックする

採用担当者の宛先名、ご自分の署名など間違いのないよう、名刺などを見ながら間違いなく記載するとともに、しっかり見直しを行いましょう。

宛先は誰に宛てたメールであるかを明らかにするために必要であり、署名は誰からのメールであるかをはっきりさせる意味と、万が一、連絡を取りたいときに必要な情報となります。

宛先には会社名・部署名・担当者名を正しく記載します。

署名はあなたの氏名と大学名・住所や電話番号・メールアドレスなど連絡が取れる情報を記載するのが基本です。

冒頭で辞退の旨を伝える

簡単な定形的な挨拶に続け、まずは最初に面接を辞退する旨を伝えます。

余計な言い訳を冒頭に付ける必要はありません。

誰からかわかるよう、大学名・学部・氏名を名乗ったうえで、〇日に予定されている面接を辞退する旨を簡潔に伝えましょう。

辞退の理由を明確には記載しなくてよい

辞退の理由は定形的な一言フレーズでかまいません。

本当の理由や詳しい内容をつづる必要はありません。

電話と異なり、その場で詳しく問われ直す必要もありませんし、メールでわざわざ理由を教えてほしいという返信が来ることも通常はありません。

 

相手への謝罪の気持ちを伝える

 

せっかく面接の機会を与えてもらえ、時間を調整してもらったわけですから、謝罪の気持ちを伝える文句は不可欠です。

とはいえ、何度も謝ることやダラダラと謝り文句を連ねるのではなく、簡潔に敬意を払う謝罪文を記載します。

【面接の断り方】メールの例文

選考の件でお世話になっております。

××大学〇〇学部の▲▲です。

先日は、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

〇月×日(△曜日)◇時より、貴社の面接にお伺いする約束をしておりましたが、一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となり、大変申し訳ございません。

誠に身勝手な申し出となり大変恐縮ではございますが、ご理解いただけると幸いです。

本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたこと重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。

まとめ

面接を断るのは、悪いことではありません。

就活生の多くは企業に選んでもらっている意識を持ちがちですが、本来、働く人に選ぶ権利があります。

そのため、内定を得る前の段階で面接そのものを断るのは失礼ではありません。

ただし、無断キャンセルをした場合や失礼な断り方をすると、あなたやその後に面接を受ける同じ大学の学生、後輩たちに影響を与えることもあるので気を付けましょう。

断り方のポイントを押さえて、丁寧な辞退を実践してください。

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