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【履歴書の折り方】はじめに
エントリーした企業に履歴書を送る際、あなたならどのように履歴書を折って、どのような封筒に入れて投函しますか。
そんなことまで気にしなくてはいけないのと思われるかもしれません。
ですが、大量に送られてくる履歴書の中で、あなただけ、ほかの人とは違う送り方だったらどうでしょうか。
いかに個性が求められる時代といっても、ビジネスにおいてはマナーやルールといったことも重視されます。
基本のルールを知り、それに従うことも就活成功のための一つのポイントです。
【履歴書の折り方】履歴書は二つ折りまたは三つ折りどちらにする
履歴書を郵送する必要がある際や、封筒に入れて持参するという場合、あなたはどのような封筒に、履歴書をどう折って入れますか。
アルバイト経験が多く、履歴書をこれまでも何度も送ってきたという方の中には三つ折りと答える方も多いかもしれません。
なぜかというと、アルバイトのために履歴書を手に入れる学生さんは100円ショップなどで用意する方も多く、その場合、小さな長封筒が一緒にセットされていることが多いからです。
一般的な定形サイズの長封筒に履歴書を入れるとなると、二つ折りでは入りきらず、三つ折りか四つ折りでないと入りません。
四つ折りではあまりにコンパクトになりすぎ、折り目が付いて汚くなると考え、封筒のサイズにジャストで納まるよう、三つ折りにするのが一般的です。
もっとも、就活の際の履歴書は三つ折りではなく、二つ折りを基本にします。
ではなぜ、市販されている履歴書に小さな長封筒がセットされていたのでしょうか。
よく見てみると、そこには「アルバイト・パート用」と表示されていませんでしたか。
アルバイトやパートだから小さく折っていいというルールはあるわけではありません。
ですが、アルバイトやパートの募集では、一度にたくさんの履歴書が届くのは稀であるうえ、送る側としてもなるべく低コストで郵送したいと考えることから、郵便代の安い小さな封筒が添付されているケースが多いのです。
一方、正社員向けに用意された履歴書セットには大きな白い角封筒が添付されているタイプが多いです。
また、100円ショップなどで手に入れた履歴書セットによっては、履歴書3枚に小さな長封筒と大きな角封筒が1部ずつセットされているといったものもあります。
学生時代アルバイトの履歴書を書いた際、なぜ2種類の封筒があるのかと疑問に思った方もいるのではないでしょうか。
郵送する際は小さな封筒に三つ折りにして入れ、持参する際は折り曲げないように角封筒に入れるのかと考えた方もいるかもしれません。
ですが、基本は送付するか持参するかを問わずに大きな角封筒を使い、簡易的に済ませても許されるアルバイトやパートのケースなら長封筒に入れてもいいということです。
では、なぜ二つ折りで大きな封筒を利用するのがいいのでしょうか。
市販されている履歴書は広げるとA3またはB4サイズが基本で、通常二つ折りにして販売されています。
二つ折りにした状態ではA4またはB5サイズになる設計です。
見やすさを考えれば、設計された二つ折りのサイズでそのまま渡すのが理にかないます。
もし、三つ折りにするとなれば、もともとある二つ折りの折り目を無視して折り直さなくてはなりません。
アルバイトの履歴書を小さな長封筒に入れようとして、三つ折りにしたところ、バランスよく折れずに何度もやり直しているうち、紙の折り目がいろいろに走り、せっかく履歴書がヨレヨレになった経験はありませんか。
中にはあまりにシワが気になって、書き直した経験がある方もいるかもしれません。
履歴書を送るほうにすれば、内容さえしっかり書ければ、それでOKとも思えます。
ですが、受け取った側からすれば、見栄えのよさは一つの大切なポイントです。
ちょうど折り目の部分に字がかぶり、何の字かわからないと思うことや、折り曲げていなければ、パッと見て全体が読めるのに、折り曲げたために住所や学歴などの情報まで途中までしか見られないといった面倒なことにつながるからです。
日常生活でも大切なことですが、ビジネスの現場ではよりいっそう、相手の立場に立って考えることが求められます。
取引先やお客さまが扱いやすいこと、上司や同僚の業務効率を落とさない配慮が求められています。
履歴書を送る際にも、もし自分が受け取る立場だったらどう感じるか、一度試してみてください。
折り曲げられて書いた字のうえに折り目が付いてしまっているものより、二つ折りのほうが見えやすくて、内容を確認する効率も上がります。
郵送されてきた履歴書を開封して開くにあたっても、三つ折りでは開く手間やシワを伸ばす手間などがかかり、1通を見るための時間も余計にかかってしまいます。
さらに他の人が二つ折りで提出しているのに、三つ折りのものが混ざると管理もしにくくなります。
なお、二つ折りにした履歴書は小さな長封筒には入りませんので、市販の履歴書を買って長封筒しか添付されていない際や、封筒がセットされていない際には角形A4または角2号の封筒を用意し、二つ折りの状態で入れられるようにしましょう。
きれいな状態で届けるために、透明のクリアファイルに挟んで送る方法もオススメです。
なお、角形A4や角2号の封筒は定形外郵便になるので、切手代にも気を付けなくてはなりません。
定形郵便より切手代が高くなりますので、切手代が足りずに手元に戻ってくることや企業に不足分の料金を負担させることがないようにしたいものです。
特に締め切りギリギリの場合は切手代の不足は影響が大きいので、切手代に不安がある際には郵便局の窓口で確認して送るのが安心です。
基本はA4サイズになるように折る
市販の履歴書は見開きでA3またはB4サイズの用紙が、二つ折りをされてA4またはB5サイズとしてパッケージになって販売されています。
一つ折り目が入っているので、三つ折りにして余計な折り目を入れると、せっかく書いた字が折り目でつぶれてしまうことや見えにくくなってしまいます。
そのため、市販の履歴書を使った場合には、もともとある折り目を利用し、三つ折りにはしないのが基本マナーです。
サイズで迷った場合には二つ折りの状態でA4になっている履歴書を選びましょう。
もっとも、今時の学生さんは市販の履歴書を購入して手書きをするのではなく、パソコンで履歴書を作成し、それをコピー用紙にプリントアウトする方も多いことでしょう。
この場合にも市販の履歴書をお手本に、同じサイズになるように見開きA3のコピー用紙を用意して、見やすくレイアウトを整えてプリントアウトしたうえで、きれいにまっすぐの折り目を入れた二つ折りにします。
なお、家庭用の小さなプリンターではA3の大きなサイズに対応していないという理由で、A4サイズで2枚組にする方も少なくありません。
二つ折りにしてA4にするなら、最初からA4で2枚でもいいではないかと考えるのも無理はありません。
ですが、ばらけた状態では、いずれかを紛失してしまうおそれもありますし、ホチキスで重ねて止めた状態では、見開きにしてスムーズに見ることができません。
できる限り、見開き1枚の履歴書を二つ折りにしてA4に揃えたほうが、企業側も管理がしやすく、スムーズに見ることができるので、できるだけ同じ形にしましょう。
家庭用プリンターが対応していないならば、大学やコンビニに設置されている大型のプリンターを使って印刷するといいかもしれません。
【履歴書の折り方】なぜ履歴書を二つ折り以上にしてはいけないのか
市販の履歴書はもともと二つ折りの折り目が入っているので、それとは別の折り目を入れることは見た目が悪くなり、記載した字も読みにくくなります。
企業にエントリーする応募者は多く、毎日のように大量の封筒が届く企業も少なくありません。
少ない人数で開封して、中身を取り出し、履歴書だけを揃えていく際に、二つ折りであれば、ただ見開きに開けば済みます。
ですが、三つ折りとなると開く回数も増えるうえ、シワになっているので、シワを伸ばさなくてはなりません。
シワを伸ばしても、紙が浮くことやよれてしまい、他の履歴書と重ねて保管もしにくく、枚数を数えた際に数え忘れるリスクもあります。
採用担当者に余計な手間をかけないためにも、二つ折りでA4サイズにしておくのがベストな方法なのです。
【履歴書の折り方】きれいに履歴書を折る方法
市販の履歴書とは異なり、ご自分で作成してプリントアウトしたものは折り目がないため、自分で一から折る必要があります。
折り目が曲がったりすると開いたときに見えにくいうえ、見た目の心証もよくありません。
書類の折り目正しさは、その人の性格や仕事ぶりにも表れるなどといわれます。
折り方がいい加減であったために、第一印象を落とさないよう、きれいな折り方をマスターし、何度か練習してきれいに折れるようになりましょう。
ステップ1：しっかり目の30センチ定規を用意しましょう。
ステップ2：まずはプリントアウトした履歴書を裏返します。
ステップ3：履歴書を縦方向にして、上下の端の角と角を重ねます。
ステップ4：しっかりとした折り目をつけない程度に、軽く折ります。
ステップ5：定規の背を使って折り目をなぞって、ピッチリと折ります。
定規の背の使い方も意外に難しく、慣れないと曲がる場合や斜めになってしまうので、何度も練習を重ねて、きれいにできたものを提出しましょう。
【履歴書の折り方】折り方を学んだら、次は内容を確認しよう
履歴書の正しい折り方をご確認いただけたでしょうか。
履歴書は折り方だけでなく、内容までしっかり確認すると採用担当者からの評価がアップします。
社会人としてのマナーも試されているので、履歴書の正しい折り方を理解した後は内容を確認してみましょう。
誤字脱字がないか確認する
採用担当者から高評価を得るためには、ただ履歴書に記載した内容だけを確認するのではなく、誤字脱字がないかまでしっかりとチェックすることが大切です。
どんなに素晴らしい内容が記載されていたとしても誤字脱字が目立ってしまっては信用を得ることはできません。
丁寧な字で書くことも重要ですが、まずは正しい漢字や文章を書くことができているかを確認してみてください。
志望動機や自己PRの内容を確認する
履歴書の中でも重要な部分は、志望動機や自己PRだと言われています。
企業側にとって最も知りたい就活生の人柄を志望動機や自己PRを通して確認することも少なくありません。
最大限に自分をアピールできるように、本当に伝えたいことを志望動機や自己PRを通して伝えることができているかを郵送する前に再確認してみることをオススメします。
志望動機・自己PRに共通するチェック項目
志望動機や自己PRは、これまでの自分の人生経験で得たエピソードを織り交ぜて書くことがポイントです。
そうすることで、より明確に自分の想いを伝えることができ、具体性が強まります。
また、応募する企業の方針や求めている内容に対して、ふさわしい志望動機や自己PRを書くことができているかもチェックしたい項目です。
具体的なエピソードが書かれているか
志望動機や長所を述べる際に、ただ一言で伝えてしまっていませんか。
実は、簡潔に自分の想いを伝えることもスマートで好印象ですが、具体的なエピソードをプラスすることで信憑性が高まります。
ただ一言で伝えたいことを終わらせてしまうのではなく、経験をもとにしてエピソードを付け加えていきましょう。
結論ファーストで端的にまとまっているか
これまでの経験を通してエピソードを加えて具体性を持つことは、志望動機や自己PRを記載するうえで大切なことです。
しかし、記載する際には、まず結論から述べると、採用担当者の心を掴むことができるでしょう。
相手が最も知りたい情報を述べてからエピソードを付け加えることで、より話に深みを持たすことができます。
知りたい情報を明確に知ることができるのはもちろんのこと、一番アピールしたい部分をはっきりと伝えることも可能になるなど、結論ファーストで述べる方法にはメリットがあります。
志望動機のチェックポイント
履歴書を郵送する前に必ず確認したいのは、志望動機です。
志望動機欄で最も注意したいのは、応募する企業の経営方針をしっかりと理解したうえで自分の想いを書くことができているかという点です。
就活生に人気を集める企業の場合、入社したい意欲が伝わらなければライバルと差をつけて内定を勝ち取ることはできません。
きちんと企業の経営方針を知り得ており、社風に合った人物を求めているため、自社の強みを理解したうえで応募してきたことがわかる志望動機であることが重要です。
他の会社の使い回しでないか
多くの企業に応募する場合、他の会社と同じ履歴書を使ってしまう方もいるかもしれません。
しかし、この方法は採用担当者はお見通しであり、マイナスイメージしか持ちません。
どこの企業に応募しても使い回しできる志望動機を考え、再利用しているという方は要注意です。
曖昧な表現で書かれた志望動機では、採用担当者の心を掴むことは困難です。
自己PRを確認するポイント
履歴書の中でも志望動機と自己PR部分は、採用担当者がじっくりとチェックする部分です。
特に自己PRは、どんな人物であるのかを効率よく確認できるところでもあるため、慎重に記載するようにしましょう。
自分の長所などを書く場合、エピソードを入れながら人柄をアピールできるよう簡潔に読みやすくまとめることが大切です。
企業の求める人物と自己PRの方向性が合っているか
自己PRを書く際は、まず自分の想いを伝えることだけを心がけるのではなく、企業の求める人物像と自己PRの方向性がマッチしているかをチェックしてみましょう。
企業が求める人物だと採用担当者に判断してもらえない限り、内定を貰うことはできません。
経営方針や強みなどを事前に確認し、それに合った自己PRを書くことが重要です。
郵送の際は、封筒の宛先などが正しいのか確認する
履歴書を郵送で贈る際には、必ず封筒の宛先を確認してください。
現在、メールで履歴書を提出する企業も増えていますが、郵送の場合、宛先を間違えて記入してしまうと採用担当者に目を通してもらうことすらできません。
このようなトラブルに見舞われてしまうことがないように、宛先を再確認し郵送するようにしましょう。
まとめ
たかが履歴書の折り方と思ってはいけません。
企業では個性だけでなく、社会人としての常識やマナー、細やかな心遣いができるかもチェックしています。
ほかの人ができているのに自分だけできていないのは恥ずかしいものです。
もちろん、履歴書の折り方で内定がもらえないわけではありません。
ですが、自分では問題ないと思っていたのに内定がもらえなかった理由を考えて、履歴書の折り方がいけなかったかもと後悔するよりは、みんなと同じ基本ルールをしっかり守っておくことが大切です。
