履歴書をメールで送るように頼まれた。失礼に当たらない作成方法は？

通常は郵送や、持参して会場で渡すことになる履歴書ですが、企業によってはメールで送信するように頼んでくる場合があります。

電子媒体での履歴書は珍しくないですし、ペーパーレスという意味でも効率的なのかもしれません。

しかし送り慣れていないと、履歴書を郵送する際のマナーや、そもそもの作成方法を難しく感じてしまうこともあるでしょう。

そこで今回は、履歴書をメールで送信するように頼まれた場合の方法やマナーについてご紹介します。

履歴書を準備する

履歴書の送信を頼まれたら、先ずは当然電子媒体の履歴書を用意しなければいけません。

企業側から指定をされる場合もありますが、自由に用意してもいい場合には、WordやExcelで履歴書の作成を行います。

どちらの場合も、ネット上で無料の素材をダウンロードすることができるので、自分に合ったものを準備しましょう。

ファイル形式に注意する

パソコンの種類やバージョンによっては、一部の拡張子で作られたファイルを開くことができません。

確実に開いてもらうためには、以下のような拡張子にしましょう。

×Word→.docx
○Word→.doc

×Excel→.xlsx
○Excel→.xls

「.docx」や「.xlsx」だと、2006年以前のソフトを使用しているパソコンだと開くことができないので注意が必要です。

拡張子を変更したら、ファイル名もわかりやすいものにしましょう。

担当者は何百、何千という履歴書データを管理しなければいけない場合もあるので、どれが誰のデータか、すぐに把握できた方が助かります。

自分の名前と日付などにしておけば、無数にあるファイルの中からも検索がしやすいので相手に手間をかけさせません。

履歴書の体裁は、企業の指示に従う

メールで履歴書を送る際の作成方法はいくつかありますが、企業側の指示に従って作成するようにしてください。

Excel、Word、PDFなど、色々な指示があると思うので、必ず確認しましょう。

また、何もいわれなければ履歴書は打ち込みで作成することになりますが、手書きという指定があった場合には、その指示に従わなければいけません。

手書きの履歴書を送る場合には、先ず紙の履歴書を用意します。

この際、どの履歴書を使うかの指定があった場合、その指示に従いましょう。

履歴書を用意したら、手書きで記入し、写真も貼り付けます。

そこまで終わったら、スキャナーなどで紙の履歴書をデータとして取り込み、メールなどで送ります。メールで履歴書を依頼する企業の場合、手書き指定をするということは珍しいですが、やり方は覚えておきましょう。

履歴書の顔写真は貼り付けておく

履歴書写真と履歴書データとを分けて送信するという人もいますが、基本的にはこのようなことはしないのが好ましいです。

顔写真は履歴書データに貼り付けた状態で、一つのファイルとして送るようにしましょう。

メール送信の場合には、写真館が便利

データとして履歴書を送る場合、一番悩むのは顔写真の準備だと思います。

前述したように、手書きの履歴書を送るようにいわれた場合であれば、写真を貼り付けた履歴書をスキャンすれば問題ありません。

ただし全て打ち込みの履歴書を送る場合には、この方法は使えません。

履歴書写真を携帯のカメラなどで撮影してデータ化しても画質は落ちますし、写真単体をスキャンしても、どうしても粗い仕上がりになるでしょう。

しかし写真館であれば、その心配もありません。

撮影してもらった写真をデータ化してもらうことができるので、高解像度の履歴書写真を手に入れることが可能です。

仕上がりの早いところでは、5〜10分程で作業が完了するので、時間もかかりません。

データなので無限に使えますし、一度そのデータを手に入れれば、他の企業で履歴書のメール送信を頼まれても、使いまわせるでしょう。

料金も数千円から一万円程度なので、就活が始まったタイミングで、一度足を運んでみると良いかもしれません。

履歴書写真に関しては、就活イベントや合同説明会でも撮影サービスを行なっているところがあるので、お金をかけたくないという人は、そういったイベントも狙い目です。

履歴書データにはパスワードを

履歴書が完成したからといって、すぐに送ってはいけません。

個人情報である履歴書をそのまま送っては、ネットリテラシーを疑われてしまいます。

「この後のメールに、ファイルのパスワードをお知らせします」などの文言を書き、別のメールでパスワードを知らせましょう。

終わりに

ペーパーレスが進んでいる昨今、履歴書のメール送信は珍しいことではなくなってきています。

アルバイトなどでは手書きで、紙の履歴書を求められることが多いですし、就活でもまだまだ紙の履歴書は現役です。

しかし今後に備えて、デジタルでの履歴書作成方法についても、一通りの知識を備えておくようにしましょう。