企業へメールを返信する際に注意。マナーやルールを確認しよう

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面接の調整や説明会への参加案内など、就活中に企業とメールでやり取りすることは少なくありません。企業とのメールは家族や友人とのやり取りとは異なり、マナーやルールを知っておく必要があります。この記事では、会社説明会の案内や面接日時の連絡などで、企業からのメールに返信する際の参考例をご紹介します。

メール返信3つのポイント

企業からのメールには「返信不要」の記載がない限り返信をすることが基本です。メールを受け取り、内容を確認したことを相手に伝えるためにも返事を送りましょう。返信メールを送る際に守るべきポイントは次の3つです。

  1. 基本的に24時間以内に返信すること
  2. 件名はそのまま、本文は残すこと
  3. 誤字脱字がないか確認すること

基本的に24時間以内に返信すること

返信する時間は、企業の就業時間内であることが基本です。夜遅い時間帯の返信は「不健康な生活を送っているのではないか」と思われてしまいますので避けるほうが良いでしょう。

件名はそのまま、本文は残すこと

人事担当者は多くのメールを処理します。件名がなかったり、件名で用件がわからなかったりすると開封されない可能性もあります。メールを整理しやすいよう件名は変えずにそのまま「Re:」で、過去の履歴をさかのぼりやすくするために本文はそのまま残して返信しましょう。

誤字脱字がないか確認すること

特に企業や担当者の名前などを間違えることは大変失礼に当たります。会社名は省略することなく正式名称を使い、間違いがないか複数回確認をしましょう。

説明会の参加案内への返信

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会社説明会の参加案内についてのメールにも返信が必要です。「出席する」という意思と案内をいただいたことに対するお礼を、簡潔にかつ丁寧に伝えるメールを送りましょう。

参考例

例文

会社説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。

○日〇時に〇〇(会場)へお伺いいたします。

当日、お話をお伺いできるのを楽しみにしております。

何卒よろしくお願いいたします。

面接日程の変更を依頼したい場合

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面接日時の案内メールが企業から届いた際、提示された日程では都合が合わない場合もあるでしょう。その際はどのような内容のメールを返信するとよいのでしょうか。

指定の面接日で都合がつかない場合は、すぐに連絡をすることが何よりも大切です。日程の都合がつかないからといって不採用になることはありません。後回しにせず、都合がつかないことを素直に伝えお詫びをし、面接日程の変更を依頼しましょう。

面接の候補日はこちらから複数提案します。3パターンほど提案し「都合がつかない場合は、お手数ですが再度ご連絡をいただけると幸いです」といった内容を添えておきましょう。

日程変更のメールを送ってから1日以上企業からの返信がない場合、メールに気付かれていない可能性があります。その場合は再度メールを送信するか、電話でメールが届いているかの確認をしましょう。

参考例

例文

面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程のいずれも都合がつかない状況でございます。

せっかく日程を調整いただきましたのに、本当に申し訳ございません。

もし可能であれば、下記の日程で再度ご調整いただけませんでしょうか?

〇月〇日 終日

〇月〇日 午前中

〇月〇日 12:00~

ご都合が悪い場合は、お手数ですが再度ご連絡をいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

おわりに

メールを返信する際には

  • 24時間以内に返信すること
  • 件名を変えないこと
  • 誤字脱字がないこと

に気を付けましょう。就活におけるメールのやりとりはビジネスメールの基本でもあり、入社後も役に立つ知識です。これを機会にビジネスメールの基本を覚えておきましょう。

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