【例文あり】就活生が企業へ電話する際に押さえておきたい基本ルール

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就活では、OB訪問の申し込みや選考に関する問い合わせなどで、企業に電話をかけなければならないことがあります。そのようなとき、どんな対応をすれば良いのか知っていますか?この記事では、企業へ電話をする際に知っておきたい基本的なマナーについて例文付きでご紹介します。

電話をかける前に準備をする

企業へ電話をするとなれば、緊張する人も多いでしょう。緊張をなくし不安を軽減するには、電話をかける前の準備が大切です。

先ずは、電話をかける前に用件をまとめメモしておきましょう。簡単な用件でも、緊張して頭が真っ白になってしまうことも考えられるからです。次に、周囲が騒がしくないか、携帯電話からかける場合は電波状況が良いかを確認しましょう。何度も聞き返したり、こちらの声が聞こえなかったりすると相手に不快感を与えてしまいます。

電話は就業時間内にかける

電話は必ず企業の就業時間内にかけましょう。就業時間外にかけて電話が繋がったとしても、相手の迷惑になるばかりか非常識だと思われかねないからです。また終業時間内であっても、できれば避けた方が良い時間もあります。それは次の3つの時間帯です。

  • 始業後すぐ:一日の準備をしたり、企業によっては朝礼をしたりと忙しい時間帯。
  • 12時前後:ランチタイムで休憩をとっている可能性が高く、なるべくなら電話をとりたくない時間帯。
  • 終業間際:仕事の片付けに追われ忙しい時間帯。電話応対が長引くと、相手の勤務時間を超過させる可能性がありますので注意が必要です。

自分から名乗り、取り次いでもらう

電話をかけたら先ず挨拶をし、自分の名前を名乗りましょう。

例文

お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の〇〇と申します。新卒採用の件でご連絡を差し上げました。ご担当者の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

挨拶は「お忙しいところ恐れ入ります」「お忙しいところ失礼いたします」などが無難です。名前は、相手が聞き取れるよう特に意識して、はっきりとゆっくりと伝えましょう。担当者の名前がわからなければ「ご担当者様」とし、所属部署・課も分かれば「〇〇部の〇〇様」と詳しく伝えてください。

担当者が不在の場合は、いつ戻ってくるのかを聞き、改めて電話をかける旨を伝えましょう。

例文

◯◯様は何時頃お戻りでしょうか。では〇時頃に改めさせていただきます。

担当者の都合を確認する

担当者に電話が繋がったら再度挨拶をし、名乗ります。相手が忙しく電話対応ができない場合がありますので、詳しい用件に入る前に「今、お時間よろしいでしょうか?」と一言添えましょう。

例文

お忙しいところ、恐れ入ります。私、◯◯大学の〇〇と申します。▲月▲日の面接の件でご連絡をいたしました。今、お時間よろしいでしょうか?

相手が対応できないといった場合は、都合の良い時間を聞き改めて連絡するようにします。

例文

ご都合のつくお時間を教えていただけますか?こちからから改めてお掛けいたします。

復唱とお礼を忘れずに

筆記用具を手元に準備し、重要な点はメモを取っておきましょう。復唱して確認することも大切です。電話の最後に、確認しておくべきことをもう一度復唱すると、聞き間違いや言い間違いによる誤解を防げます。

最後はお礼を述べて、相手が電話を切るまで待ちましょう。相手が電話を切ったら、電話を切ります。

例文

では、次回の面接は▲月▲日〇時にうかがいます。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。

終わりに

今回は就活で企業に電話をかける時の、基本的なマナーや注意点をご紹介しました。企業に電話をかけることに苦手意識をもつ人は少なくありませんが、基本的なマナーを知っておけば、必要以上に不安にならずに対応できます。就職後も使えるマナーですので、今のうちに覚えて今後も活用しましょう。

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