インターンシップのお礼状はこう書く!基本と注意点を押さえよう

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就職前に就業体験ができるインターンシップ。本格的に就活を始める前に業界や企業について知ることができる人気の制度です。インターンシップに参加した後にはお礼状を送ると良いとされていますが、時候の挨拶のようにビジネスレターについての知識が必要であり、初めて書くときには戸惑ってしまう人も多いでしょう。そこで今回は、インターンシップ後のお礼状の基本的なマナーや、よくある質問について解説します。

手紙の方が丁寧な印象を与える

お礼状は必ず送付しなければならないものではありませんが、企業はインターンシップの感想を知りたいと思っています。感謝の気持ちを伝えるためにもお礼状を送りましょう。

お礼状はメールでも手紙でもかまいませんが、手紙で送る方が丁寧な印象を与えます。企業あてに手紙を書くことはハードルが高く感じてしまいますが、一度ビジネスメールの基本を覚えれば、今後の就活のみならず社会人になってからも役に立ちますのでこれを機会に覚えてしまいましょう。

お礼状には、感謝とともに、エピソードを添えて感想を書きます。エピソードがないと「形式的に書いただけか」とがっかりされる可能性もありますので、自分だけのお礼状になるように意識しましょう。お礼状はインターンシップ終了翌日に投函することが基本です。遅れてしまったとしても、終了後1週間以内には相手に届くようにしましょう。

ビジネスレターの基本

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お礼状に限らず、ビジネスレターには基本的なマナーがあります。便箋は白無地、縦書きで罫線の入っているものを選びましょう。筆記具は万年筆や筆ペンが良いとされていますが、使い慣れないもので書くよりも、普段使っている黒のボールペンで十分です。書き間違えた場合は修正するのではなく、新しく一から書き直します。修正テープや二重線での訂正は避けましょう。

ビジネスレターの構成は、以下の形になります。

  1. 頭語
  2. 時候の挨拶と名乗り
  3. 本文
  4. 結びの挨拶
  5. 結語
  6. 日付、署名、宛先

特に頭語、時候の挨拶、結語については、今まで使う経験がなく悩む人も多いのではないでしょうか?

「頭語」「結語」はセットになっており、「拝啓」なら「敬具」を、「謹啓」なら「謹白」を使います。どちらを使ってもかまいませんが、よく手紙で目にする「前略」は目上の人に宛てる文書では使用しませんので注意しましょう。

悩む人の多い「時候の挨拶」ですが、「貴社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」などのように、季節にかかわらず活用できる挨拶文もありますので、不安な人は活用しましょう。

お礼状のよくある疑問

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宛先には「御中」と「様」のどちらを使うのか?

御中は、会社名や部署名のあとに使います。担当者がわからない場合や、個人ではなく会社や組織に対して手紙を送る場合は「御中」を使いましょう。個人あてに送る場合は会社名・部署名・部課名と宛名のあとに「様」を使います。御中と様を二重で使うのは誤りです。

(個人に送るときの例:〇〇株式会社〇〇部 〇〇様)

貴社と御社、どちらがいいのかわかりません

ビジネス文書では「貴」をつけて相手に対する敬意を表します。例えば、貴社(企業)・貴店(店舗)・貴行(銀行)などです。ですから、お礼状では「貴社」を使用しましょう。

「御社」は口頭で使う表現です。面接などの際には「貴社」ではなく「御社」を使います。文章は「貴」、口頭は「御」と覚えておきましょう。

終わりに

お礼状は、社会人になってからも作成する機会があります。インターンシップのお礼状をきっかけに、書き方の基本を身に付けましょう。

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