インターンシップのお礼状は基本が大事。あいさつ文も工夫しよう

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親しい人に手紙を書くのは好きでも、企業へ手紙を書くとなると手が止まってしまうという人は少なくないでしょう。ビジネスでの手紙は構成や敬語の使い方をはじめ、さまざまなルールがあります。インターンシップのお礼状も同じです。この記事では、インターンシップのお礼状の基本と、就活生が悩んでしまうあいさつ文についてご紹介します。これからの就活だけでなく、就職してからも役に立つ内容ですのでぜひ覚えておきましょう。

お礼状の内容は、感謝と感想

インターンシップ終了後、お礼状を出すかどうか悩んでいませんか?特に出さなくても問題はありませんが、企業は「感想を聞きたい」「次回以降の参考にしたい」と思っています。メールや手紙などで感謝と感想を伝えると喜ばれるでしょう。

手紙でお礼状を送る場合、メールよりもハードルが高く感じます。しかし、手書きの方がメールよりも「丁寧さ」や「誠実さ」が伝わると考える人も多いため、できればお礼状は手紙で送りたいものです。

お礼状はインターンシップ終了翌日には投函しましょう。遅くなったとしても、一週間以内には相手に届くようにします。お礼状の内容は形式的なものになってしまいがちですが、エピソードを添えて自分にしか書けないお礼状になるようにしましょう。そのためには、インターンシップ中に気付いたことを、その都度メモしておくなどの工夫が必要です。

お礼状の基本

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はじめに、お礼状の基本構成について確認しましょう。

  1. 頭語
  2. 挨拶と名乗り
  3. 本文
  4. 結びの挨拶と結語
  5. 日付、署名、宛名

頭語

頭語とは、手紙の初めにくる言葉です。結語とセットで使います。よく目にするのは「拝啓」を頭語にし「敬具」を結語にするパターンです。「前略」は目上の人あてにはふさわしくないため、お礼状では使いません。

挨拶と名乗り

要件に入る前に、「あいさつ文」と、大学名・学部・学科・名前を述べましょう。あいさつ文については、次の項目で詳しく解説します。

本文

本文には具体的なエピソードを交えて、感想と感謝を伝えましょう。気を付けたいのは、一般的なマナーです。例えば、相手の敬称は「御社」ではなく「貴社」を使う。改行により「貴」と「社」や、「皆」と「様」が離れてしまわないように気を付けるなどのルールがあります。ビジネスマナーの本を1冊用意しておくと安心です。

結びの挨拶と結語

再度感謝の気持ちを伝え、今後の繁栄を祈る言葉で結びます。最後に「敬具」などの結語を入れましょう。

日付、署名、宛名

後付として、日付、署名、宛名を記入します。企業名、担当者名を間違えないよう注意しましょう。

あいさつ文に季節感をプラス

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頭語に続いて述べるあいさつ文に迷う方も多いでしょう。不安な人は、季節に関わらず活用できるあいさつ文を活用してください。一方で「時候の挨拶」といわれるような、季節を感じさせる挨拶を挿入するとスマートな印象を受けます。

例えば「新春の候、すっかり春らしくなりました」「残暑の候、貴社益々ご清栄のことと大慶に存じます」などです。こういったあいさつ文は、季節によって内容が変わりますので、ふさわしい内容であるか気を配る必要があります。(参考:季節に関わらず活用できるあいさつ文)

例文

貴社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

結びのあいさつで再度感謝を伝える

「結びのあいさつ」では再度感謝の気持ちを述べるとともに、今後の繁栄を祈る言葉を記します。

例文

インターンシップの機会をいただいたお礼を申し上げたく、取り急ぎお便りをいたしました。

本当にありがとうございました。

貴社のご発展と○○様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

特に個人を指定しない場合は「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」でかまいません。

終わりに

インターンシップに参加した後は、ビジネスマナーにのっとったお礼状を送付することをオススメします。ご紹介した基本を押さえながら、「形式だけ」のお礼状にならないよう、工夫を加えたお礼状を作成してくださいね。

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