インターンシップの応募メールの書き方。返信の方法を確認しよう

インターンシップに参加するために企業へメールをする場合、どんなことに気を付ければ良いのでしょうか?

WEBサイトから応募する場合はフォーマットに沿って入力するだけですが、メールで応募する場合は、タイトルや本文、署名など全てを自分で考える必要があります。

この記事では、インターンシップの選考に応募するためのメール返信の仕方について、ビジネスメールの基本やポイントを例文と共にご紹介します。

ビジネスメールの基本を確認

企業にメールを送るときは、友人や家族に送付するときとは違い、ビジネスマナーが必要です。

メールの構成は、

  1. 宛先
  2. 件名(タイトル)
  3. 宛名
  4. 本文
  5. 署名

となります。

宛先

手入力では入力ミスが発生してしまう可能性があるので、宛先はできる限りコピー・ペーストしましょう。

件名(タイトル)

件名は「インターンシップの応募について(◯◯大学・氏名)」などのように、一目見て用件がわかるタイトルをつけましょう。人事担当者は多数のメールを処理しています。件名が長かったり、用件がわからなかったりするメールは、確認が後回しにされる可能性があるので注意しましょう。

宛名

本文の前に、宛名を書きましょう。会社名と部署名、担当者名がわかっていれば担当者の名前まで書きます。会社名は「株式会社」「相互会社」のように省略せずに書き、社名や名前を間違えないようにしましょう。

本文

あいさつ文のあと、自分の氏名を名乗り本文に入ります。初めてのメールの場合は「初めまして。突然のメールにて失礼いたします」などで始め、二度目以降なら「お世話になっております」としましょう。

あいさつ文の後は「学校名」「学部」「氏名」を書きます。長文は避け、改行や空白を入れて読みやすいレイアウトを心がけましょう。

署名

最後に「氏名」「学校名・学部」「連絡先」を記入しましょう。記号などで装飾する必要はありません。テンプレートとして登録しておくと便利です。

インターンシップのエントリーメール例文

以上の基本を踏まえて、インターンシップに応募する際のメールの例文をご紹介します。

例文

◯◯株式会社

◯◯部◯◯課

◯◯様

初めてメールをお送りいたします。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。

貴社のインターンシップに応募させていただきたく、メールいたしました。選考の機会をいただけますと幸いでございます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

氏名

電話番号・メールアドレス

企業からのメールへの返信例

インターンシップへエントリーしたあとは、企業から面接日程などのお知らせメールが届きます。ビジネスメールの基本を踏まえて返信しましょう。

例文

◯◯株式会社

◯◯部◯◯課

◯◯様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。

ご連絡いただいた日程のうち、下記の日程ですとお伺いできますが、いかがでしょうか。

・◯月◯日◯時

・◯月◯日◯時

何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

氏名

電話番号・メールアドレス

このとき、何か不明点があれば本文中で質問しましょう。担当者は多数の学生に対応していますので、できるだけ少ない回数でスムーズにやりとりできるよう配慮が必要です。

メールを送信するときの注意点

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メールは送信前に読み返し、誤字脱字不自然な言い回しがないか何度も確認しましょう。特に相手の役職名や名前などを間違えると失礼にあたります。例えば、「渡邉」「渡邊」などの混同しやすい名前は注意が必要です。

メールを送信するときは、できる限り企業の就業時間内にしましょう。深夜などに送信すると、生活リズムが不規則なのでは?と思われる可能性があります。

まとめ

インターンシップの選考は応募メールから始まっているといっても過言ではありません。採用担当者は学生からの多くのメールを処理していますので、わかりづらかったり、誤りが目立ったりするメールは最後まで読んでもらえない可能性があります。

基本的なビジネスマナーを踏まえて、シンプルで読みやすいメールを意識しましょう。

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