インターンシップに参加するために企業へメールをする場合、どんなことに気を付ければ良いのでしょうか?
WEBサイトから応募する場合はフォーマットに沿って入力するだけですが、メールで応募する場合は、タイトルや本文、署名など全てを自分で考える必要があります。
この記事では、インターンシップの選考に応募するためのメールや返信の仕方について、ビジネスメールの基本やポイントを例文と共にご紹介します。
ビジネスメールの基本を確認
企業にメールを送るときは、友人や家族に送付するときとは違い、ビジネスマナーが必要です。
メールの構成は、
- 宛先
- 件名(タイトル)
- 宛名
- 本文
- 署名
となります。
宛先
手入力では入力ミスが発生してしまう可能性があるので、宛先はできる限りコピー・ペーストしましょう。
件名(タイトル)
件名は「インターンシップの応募について(◯◯大学・氏名)」などのように、一目見て用件がわかるタイトルをつけましょう。人事担当者は多数のメールを処理しています。件名が長かったり、用件がわからなかったりするメールは、確認が後回しにされる可能性があるので注意しましょう。
宛名
本文の前に、宛名を書きましょう。会社名と部署名、担当者名がわかっていれば担当者の名前まで書きます。会社名は「株式会社」や「相互会社」のように省略せずに書き、社名や名前を間違えないようにしましょう。
本文
あいさつ文のあと、自分の氏名を名乗り本文に入ります。初めてのメールの場合は「初めまして。突然のメールにて失礼いたします」などで始め、二度目以降なら「お世話になっております」としましょう。
あいさつ文の後は「学校名」「学部」「氏名」を書きます。長文は避け、改行や空白を入れて読みやすいレイアウトを心がけましょう。
署名
最後に「氏名」「学校名・学部」「連絡先」を記入しましょう。記号などで装飾する必要はありません。テンプレートとして登録しておくと便利です。
インターンシップのエントリーメール例文
以上の基本を踏まえて、インターンシップに応募する際のメールの例文をご紹介します。
◯◯株式会社
◯◯部◯◯課
◯◯様
初めてメールをお送りいたします。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。
貴社のインターンシップに応募させていただきたく、メールいたしました。選考の機会をいただけますと幸いでございます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名
電話番号・メールアドレス
企業からのメールへの返信例
インターンシップへエントリーしたあとは、企業から面接日程などのお知らせメールが届きます。ビジネスメールの基本を踏まえて返信しましょう。
◯◯株式会社
◯◯部◯◯課
◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。
ご連絡いただいた日程のうち、下記の日程ですとお伺いできますが、いかがでしょうか。
・◯月◯日◯時
・◯月◯日◯時
何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名
電話番号・メールアドレス
このとき、何か不明点があれば本文中で質問しましょう。担当者は多数の学生に対応していますので、できるだけ少ない回数でスムーズにやりとりできるよう配慮が必要です。
メールを送信するときの注意点
メールは送信前に読み返し、誤字脱字や不自然な言い回しがないか何度も確認しましょう。特に相手の役職名や名前などを間違えると失礼にあたります。例えば、「渡邉」「渡邊」などの混同しやすい名前は注意が必要です。
メールを送信するときは、できる限り企業の就業時間内にしましょう。深夜などに送信すると、生活リズムが不規則なのでは?と思われる可能性があります。
まとめ
インターンシップの選考は応募メールから始まっているといっても過言ではありません。採用担当者は学生からの多くのメールを処理していますので、わかりづらかったり、誤りが目立ったりするメールは最後まで読んでもらえない可能性があります。
基本的なビジネスマナーを踏まえて、シンプルで読みやすいメールを意識しましょう。