インターンシップのお礼メールを送る前に確認!正しい件名の付け方

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インターンシップのお礼状は封書の郵送が一般的とされてきましたが、最近ではメールで送付するよう学生に指示する企業も増えてきました。しかし、何の作法も知らずに企業へメールを送ってはいけません。

お礼状としてメールを送るとき、受け取る企業の担当者に一目でわかってもらえるよう、件名の付け方を工夫する必要があります。そこで今回は、インターンシップのお礼状をメールで送付する際に覚えておきたい件名の付け方をご紹介します。

インターン後にお礼状を出す理由

先ずはインターンシップ終了後に、お礼状を送る主な理由をご説明します。

感謝の気持ちを表す

会社の責任者や採用部門、受け入れてくれた社員の方々に対して感謝の気持ちを表すことが最も大切な理由です。

インターンシップ制度は、会社側が通常業務以外に労力を割くことで成立しています。その労力や指導に対する感謝の気持ちを、お礼状で示すのは社会人になる身として当然のマナーといえるでしょう。

インターンシップを振り返る

インターンシップで学んだ内容を、自分なりに整理できることもメリットです。

お礼状を作成する過程では、インターンシップで体験したことや学んだことを振り返って内容をまとめます。自らの体験を整理することで、インターンシップでの学びを復習することにも繋がります。

働く意欲をアピール

先方の企業へ直接コンタクトするお礼状は、就職したいという自分の気持ちを伝えるチャンスでもあります。お礼状の内容にも工夫をして、この機会に企業の担当者へ働く意欲をアピールしましょう。

お礼状メールの正しい件名の付け方

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お礼状メールを受け取る採用担当者や、インターンシップを受け入れた部署の社員は、毎日多くのメールを処理しています。その際、メールの件名で重要度を判断することがほとんどです。お礼状をメールで送る場合は、企業に必ず読んでもらえるよう、以下の情報を入れて件名を付けましょう。

インターンシップのお礼

先ず、どんな内容のメールなのかを明確に示します。インターンシップのお礼状である一目でわかるよう「インターンシップのお礼」と件名の冒頭に入れましょう。

いつ、どこで行われたのか

次に、「いつ行われたインターンなのか」をメールを受け取る担当者が判別しやすいよう日時や場所を書いてください。

インターンを受けた部署の名前

さらに、どの部署のインターンか判別できるよう「受け入れ先の部署名」を入れます。

お礼状のメールは、人事部の採用担当者宛てに送るケースがほとんどです。採用担当者はメールを確認した後、インターンを担当した部署にメールを転送することもあります。その際に一目で転送先がわかる件名にすることも大切です。

件名以外に気を付けるべきこと

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インターンシップのお礼状メールには、件名以外にも注意すべきポイントがあります。

メールの宛名

先ず気を付けたいのは宛名です。メールは気軽にメッセージを送れるツールですが、お礼状は友達に送るメールではなくビジネスメールです。本文の頭には必ず宛名を入れるようにし、正式な会社名や部署名、役職を担当者氏名の前に記載します。

送り主の情報

次に、送り主の情報を書くことも大切です。宛先の次に、自分の大学名や氏名を記載した上、メール本文の末尾に住所や電話番号を記載した署名を挿入してください。

インターンシップの感想や志望度

最後にお礼状メールの本文には、インターンシップで学んだことや、先方の企業で働きたい旨を記載するようにします。

終わりに

インターンシップを終えた後には、お礼メールを必ず送りましょう。

正しい作法でメールを送れば、ビジネスマナーを心得た就活生だと採用担当者に印象付けることができます。この機会にビジネスメールやお礼状の正しい作法を学んでみましょう。

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