面接メール基礎編。シチュエーション別のメールマナー3選

長い就活の中で最も重要なのが面接です。書類選考や筆記試験を突破した人たちだけが残る面接では、少しの差で採用か不採用かが決まってしまうこともあります。面接に関連することで事前に担当者にメールを送らなければいけないケースも存在します。

そんな面接前のメールの段階でイメージを悪くするわけにはいきません。そこで今回は、3つのシチュエーションごとに就活での面接に関するお願いメールの方法、注意しておきたいポイントについて解説していきます。

日程変更依頼のメールにおける注意点

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基本的には就活優先でスケジュールを組みたいとは考えていても、大事な授業や現職の仕事の関係でどうしても面接に行けないというケースもあります。そのようなときには採用担当者から送られてきた面接日の通知メールに対して、日程変更依頼の返信メールを送りましょう。

面接の日を変更してもらう際には、2つの点に注意する必要があります。1つは、希望する日時を具体的に3つ以上挙げておくことです。ただ漠然と「変更してほしい」と伝えて、再度提案されてきた日時にも行くことができない場合には、無駄な手間をとらせてしまうことになります。変更依頼をするからには、自分のスケジュールをしっかり伝えましょう。

もう1つは、なぜ提示された日時では無理なのか、具体的な理由を書くことです。学生であれば、卒業がかかっている大切な授業や試験があるから、など分りやすく伝えてください。

再調整後のリスケは覚悟と丁寧さが必要

すでに調整してもらって確定していた日時を再度変更してもらう場合には、より丁寧なメールを送ることを心がけてください。同じ日程変更依頼メールでも、面接の知らせを受けた際に調整してもらうケースとは大きく状況が異なるからです。

可能であればできる限りこのようなお願いメールは送らないようにして、自分のスケジュールを調整させるように努めることがベストでしょう。どうしてもそれができない場合には、丁寧な謝罪の言葉を添えたメールの送信や、状況によっては電話での謝罪も必要です。

面接辞退の申し出は早めに送るのがマナー

就活が進むにつれて、面接の辞退を申し出なければいけない状況もあるでしょう。既に面接の日時が決まっている場合でも、まだ決まっていない場合でも、辞退することが決まったら、可能な限り早い段階でメールを送っておくことが大切です。

面接日が決まっていた場合には辞退をお願いするメールの中に、行くことができなくなった面接の日時も記載しておくようにしましょう。これは採用担当者のスケジュール管理の手間を少しでも軽減するためです。メールの最後には謝罪と、今までの選考で時間を割いてもらったことへのお礼の言葉も入れておきましょう。

送信前にチェックしておくべきポイント

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就活を進める中で、企業の採用担当者にメールで何かをお願いするときには、相手に少しでも不快感を抱かせない丁寧な文章と、手間や迷惑を最小限に抑えるための配慮が必要です。

メールの件名は一目ですぐにわかる書き方にします。端的に表したタイトルと、自分の名前を書いたシンプルな内容としましょう。本文についても、読むのに時間がかかるようなダラダラとした長い文章にすることは避け、簡潔にまとめることが大切です。

ただしお願いをするメールであるため、お礼の言葉や謝罪の言葉を省くことはしないでください。内容ばかりに気を取られて宛先や署名を書き忘れないように、送信前には必ずチェックするようにしましょう。

終わりに

就職活動や転職活動では、採用担当者に負担をかけるようなお願いごとは極力避けることがベストです。どうしてもお願いをしなければいけない状況となったときには、手間をとらせてしまうことへの謝罪の気持ちを十分にもって、丁寧なメールを送るようにしましょう。

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