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初めての相手に送るメール4つの手順
（1）内容と送信者名がわかる件名を入れる
ビジネスメールにおいても知らない宛先からのメールは警戒されるもの。初めてメールを送る場合、まずは相手に警戒されないよう具体的な内容と、誰からのメールか認できるよう自分の情報を件名に入れましょう。まずは開いてもらえるメールを意識した件名がポイントです。
ビジネスパーソンにとってメールは1日に何十件、何百件もチェックしなければならないもの。そんなビジネスシーンで送るメールは、内容と送信者名が一目でわかることが重要です。
（2）冒頭にはじめてメールを送る旨を入れる
初めての相手にメールを送る際の書き出しをいくつかご紹介します。
「初めてメールを送らせて頂きます。○○株式会社の○○と申します。」
「突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社の○○と申します。」
「突然のメール失礼いたします。○○株式会社の○○と申します。」
相手が警戒する要素を少しでも無くせるよう、意識した情報開示が必要です。
書き出しから初めてやり取りする人物であることがわかるよう、初めてのメールである旨を伝えましょう。また、「初めてメールを送らせて頂きます。」と同様に、頻繁に使用される「突然のご連絡失礼いたします。」「突然のメール失礼いたします。」は相手の承諾なしに連絡をすることによって忙しいビジネスパーソンの時間をいただくのだと考え、失礼しますとお詫びする文面となります。
また、「はじめまして」は少し砕けた挨拶ですので、企業との関係性や自社のイメージを考慮した上で使いましょう。
（3）メールを送るに至った経緯や理由がわかる文章を入れておく
「貴社のHPを拝見し○○の理由でご連絡いたしました」「〇〇様からのご紹介でご連絡をいたしました」など、メールを送った経緯を書いておくことで、突然送られてきたメールの理由を把握し、相手も安心することができます。
（4）結びまで丁寧な文章を心掛けて書く
自分が初めての相手からメールを受け取った時を思い出してみてください。
少し堅めの書き出しかなと思うくらいの丁寧さである方が好感を持てるのではないでしょうか。
結びでは、こちらが相手に対してどのようなアクションを期待しているのか、何をお願いしたいのかをしっかりと丁寧に伝えましょう。返信期限を設けるなどはマイナスの印象を与えてしまいますので、あくまでも丁寧にお願いを伝える結びを心掛けましょう。
結びの例文をいくつかご紹介します。
「以上、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」
「お忙しいところ恐縮ですが、お返事いただけますと幸いです。」
「お忙しいところ申し訳ありませんが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。」
「どうぞよろしくお願いいたします。」
「何卒よろしくお願い申し上げます。」
初めての印象を大事にしたい就活生向け例文
多数の企業と初めてのコンタクトを取る機会が多いのが就職活動中の就活生。
突然メールを送る際の書き出しに、はじめは戸惑ってしまうと思いますが前項の4つの手順で紹介した手順を押さえて、初めての相手にメールを送るビジネスメールの基礎を習得しましょう。
件名：【エントリーシートの送付】〇〇大学 氏名
〇〇株式会社
〇〇部 ●●様
初めてメールを送らせていただきます。
〇〇大学 ○○学部 〇〇学科 〇年の ●●●●と申します。
貴社指定エントリーシートを作成いたしましたので、提出させていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
○○大学 ○○学部 ○○学科 〇年
TEL：090-1111-1111
Mail：******@****.ac.jp
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今後の円滑なコミュニケーションに繋げるビジネスパーソン向け例文
新しい取引先へのアポイントメールや担当交代のための挨拶メールなど、ビジネスパーソンにとって初めての相手へメールを送る機会は数多くありますね。突然のメールに不信感を持たれないよう、ビジネスメールの基本や書き出しさえ押さえておけば円滑なコミュニケーションや取引に繋がります。
件名：【アポイントのお願い】〇〇株式会社●●様よりご紹介いただいた〇〇株式会社の〇〇です
○○株式会社
○○部 部長 ●●●●様
突然のメール失礼いたします。
○○株式会社の○○と申します。
○○株式会社〇〇様からのご紹介でご連絡をいたしました。
よろしければ情報交換をさせて頂きながら、お互いの今後のビジネス展開についてお話をする機会を頂ければと思っております。
一度御社を訪問させて頂ければと思っておりますが○○様のご都合は如何でしょうか。
ご都合の良い日時を2～3頂き、アポイントの調整をさせて頂ければと思います。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
○○部 氏名
〒XXX-XXXX
住所
TEL:03-1111-1111
FAX:03-0000-0000
E-mail ：xxxx@xxxx.co.jp
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また、書き出しによく使われる「お世話になっております。」は、初めての相手にメールを送る際には違和感があると感じる方もいますが、ビジネスシーンでは頻繁に使われています。
前任者からの引き継ぎ挨拶などで、個人としては初めてメールを送る相手であっても以前から会社同士のお付き合いがある場合は、書き出しを「お世話になっております。」としても問題ありません。会社同士の取引や関係性に応じて書き出しを使い分けると好印象に繋がるポイントになります。
海外の面識のない相手に英文メールを送る場合
取り引き先が海外の場合など、面識のない海外の方にメールを送る際の書き出しもご紹介します。
これまで紹介した通り、日本語では丁寧すぎるくらいのフレーズや言い回しでの書き出しがビジネスマナーの基本となっていますが、英語圏においては面識のない相手に突然のビジネスメールを送ることに関して「失礼」と考えられることはありません。「突然のご連絡失礼いたします。」ほど強い謝罪から書き始めるのでなく、初めてのメールであることがわかる程度で問題ありません。
Hello. This is my first time to write you.
（初めてメールを差し上げます。）
I am writing this after visiting / seeing your website.
（貴社のHPを拝見して書いております。)
「I am writing～.」を書き出しに、相手をどのように知ったかを最初に書いた後、短く自己紹介をすれば好印象でしょう。
しかし日本文化や日本の感覚を大切にしたいという方は下記文章もご参考までに。
Please forgive me for contacting you without previous notice./I apologize for this sudden message.
（突然のメールを差し上げます失礼をお許しください。）
書き出しに気を配り、第一印象を好印象に
表情や声音で伝えることができないメールでのファーストコンタクトであるからこそ、より丁寧に、より配慮した文章で、相手へ与える印象を好印象なものにしましょう。
相手に好感を持ってもらうためには基本のビジネスマナーが大切です。突然のメールを送る場合、特にメールの書き出しに気を配り、初めての相手に送るメール4つの手順を参考にしてみてください。
