就活生・ビジネスマン向け!ビジネスメールの文末例とコツを紹介

仕事でメールを書くときに、文末をどういう形で終わらせればよいのか悩んだことはありませんか。

 

「この表現で、失礼がないかな」「ちゃんと言いたいことが伝わっているかな」など、気になることはたくさんありますよね。

 

特に会社で働き始めて最初のころは、ビジネスメールを書くことに慣れておらず、いつも迷ってしまっている方がいるかもしれません。

 

でもメールの文末というのは、ある程度、型が決まっています。その型を覚えてしまえば、それほど心配する必要はありません。「この内容のときはこの表現を使う」というように、場面に応じて型の使い分けができるようにしておきましょう。

 

文末をきちんと書くことによって、相手に与える印象も変わってくるので、是非、注意して覚えておいてくださいね。

文末がメール全体の印象を決める

そもそもビジネスメールの文末が、どうして大切なのか考えたことはありますか?メールの中に、伝えたい連絡事項を書いておけば、それでいいのではないかと考えている方もいるかもしれませんね。

 

もちろん、メールは本文が重要であることは間違いありません。この部分に必要なことが書かれていないと、誰にも伝わらないものになってしまいます。

 

ただ、人間というのは文章の最後の部分が記憶に残りやすいという性質があります。本文よりも追伸のほうが記憶に残っていた、という経験がある方もいるかもしれません。

 

そのため、ビジネスメールの文末というのはとても重要なポイントです。文末をきちんと書いていないと、メール全体がぼんやりとした印象となり、相手に対して言いたいことが伝わらない可能性もあります。逆にメールの最後がきちんと書かれていれば、読み手に対して好印象を与えることができますよ。

ビジネスメールの文末を書くときに覚えておきたい3つのコツ

ビジネスメールの文末を書くときに、注意しておきたい点が3つあります。この3つのコツを押さえておくことで、あなたのビジネスメールのレベルが上がりますよ。それぞれご紹介しますね。

相手にしてもらいたいアクションをはっきりと書く

まず、相手に対して何かアクションを求める内容の場合は、必ず文末にその内容を記載するようにしましょう。返信が欲しい、電話が欲しい、商品を送ってほしいなど、メールの本文に、お願い事を書いていることは多いですよね。

 

文章の中で、依頼内容が埋もれてしまわないように、相手にしてもらいたいアクションを文末に必ず書くようにしてください。

メールを送付した自分の目的を書く

次に、相手に対して特にアクションを求めない場合は、どうしてこのメールを送付したのかという自分の目的を書くようにしましょう。仕事で送るメールでは、相手に何かしてほしいときに送付することが多く、何も書かれていないと、何のためにこのメールが送られてきたのか不安になってしまう場合があります。

 

単に情報を共有したかったのであれば、情報共有をするためにメールを送付したことを文末に書くようにしましょう。また、お詫びをしたい場合は、文末にも改めてお詫びの表現を入れるといいですよ。

このように、メールの文末であなたが何を言いたかったのかということをはっきりと伝えることで、読み手にやさしい文章になります。さらにあなたの評価も高めることができるでしょう。

相手に対する敬意を表す

最後に、ビジネスメールの文末では、相手に対しての敬意を表す表現を入れることが大切です。あなたが言いたいことや用件をきちんと伝えるのはもちろん重要ですが、それだけで文章が終わってしまうと、とても味気がなく、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

 

特に目上の方や上司にメールを送付するときは注意が必要です。手紙の場合は、冒頭の時候の挨拶から、結びの言葉まで様々な定型句がありますよね。メールの場合は、手紙ほど堅苦しくなる必要はありませんが、きちんと丁寧な表現を盛り込むことで相手に好印象を与えることができます。

もう迷わない!困ったときにおすすめのビジネスメール文末例

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ビジネスメールを送付するときの3つのコツについて分かっていただけましたか。このコツを押さえておけば、伝えたいことをしっかりと伝えられますよ。

 

自分で文章を考えるのが難しいという方向けに、具体的な場面に応じた文末例を紹介していきますね。

相手にアクションをとってもらいたい場合

相手に何らかの行動をとってもらいたいときは、必ず文末にそのことを盛り込むようにしましょう。

返信をいただきたい場合

  • お手数をおかけしますが、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、来週火曜までにご返信いただけますか。よろしくお願い申し上げます。
  • もし可能であれば、本日中にお返事をいただけますと大変ありがたく存じます。
  • 締め切りの都合上、今月末までにご連絡いただきますよう、よろしくお願いします。

検討を依頼したい場合

  • 大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
  • 提案内容について一度ご検討いただきたく、どうぞよろしくお願い申し上げます。
  • こちらの内容についてご検討いただけますと幸いです。
  • ご多用中とは存じますが、ご検討いただきますよう、重ねてお願い申し上げます。

資料を送付してもらいたい場合

  • ご面倒をおかけしますが、資料を送付していただけますか。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、資料をご送付いただきたくお願い申し上げます。
  • お手数をおかけしますが、弊社の担当まで資料をお送りください。

相手のアクションが必要ない場合の文末例

相手の行動を求めない場合は、どうして自分がこのメールを送付したのか目的が分かるような内容を文末に書くようにしましょう。相手がメールを読んだときに、混乱しないようにすることが大切です。

お詫びしたい場合

  • こちらの不手際によりご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
  • 不快な思いをさせてしまい、大変申し訳ありませんでした。以後十分に注意いたします。
  • ご迷惑をおかけすることとなり、大変申し訳ありませんでした。信頼を回復できるように努めてまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

情報共有したい場合

  • 取り急ぎ情報共有のご連絡とさせていただきます。
  • 情報共有までご連絡いたしました。
  • ご返信いただく必要はございません。情報共有のためのご連絡となります。
  • ご返信の必要はありませんので、お含みおきください。

相手に敬意を表す表現の文末例

伝えたい内容を文末に書いた後に、相手に敬意を表す丁寧な表現を付け加えるようにしましょう。ついメールでは忘れられがちなことですが、最後に丁寧な文言があることで、あなたへの印象はぐっとよくなりますよ。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

時節柄、体調を崩しやすい時期ですが、ご自愛くださいませ。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

またお会いできる機会を楽しみにしております。

まとめ

ビジネスメールの文末は、どういう表現をすればいいのか迷ってしまうことが多いかもしれません。でも3つのコツを押さえておけば、それほど難しいことではないですよ。

1つ目は、相手にしてもらいたいアクションを文末に書くこと。2つ目は、自分がメールを送る目的を書くこと。

 

そして最後が、相手に対して敬意を表すことです。

 

状況に合わせた例文をたくさん載せているので、自分が使いやすい文章を活用してみてくださいね。ビジネスメールの文末は、型に沿って書くようにすれば、メール全体が読みやすくなります。相手にいい印象を持ってもらうためにも、ビジネスメールの文末のコツをきちんと押さえておいてください。

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