就職活動中に、応募する企業に書類を送る時ってすごく緊張しますよね。普段生活していると、書類を送付したり手紙を送る機会は、あまりありません。そもそも、手書きで文字を書くことも少ないでしょう。
「御中」や「様」「行」の使い方など書類を送付するときのマナーというのは、意外とたくさんあります。
これまでは意識してなかったことかもしれませんが、ビジネスマナーとしてはとても大切です。御中や様など敬称の表現が間違っていると、企業の採用担当者に悪印象を与えてしまうかもしれません。
書類を送付するときのルールをきっちりと理解しおさえておくことで、他の就活生に差をつけましょう。
「御中」と「様」との違いは？
まずよく見かける表現である、「御中」と「様」の違いについて説明していきます。基本的に御中というのは、組織に対しての敬称です。官庁や会社、団体名の後ろにつける形で用います。一方、様というのは個人に対する敬称です。人の名前の後ろに様をつけますが、これは普段なじみがありますよね。
敬称は同時に使わないように注意
注意したい点としては、敬称は二つ同時には使わないということです。そのため、御中と様を同時に使用することはありません。
例えば人事部宛に書類を送りたい時は、「〇〇株式会社 人事部御中」とします。次に担当者宛に送付したい場合は、「〇〇株式会社 人事部 ご担当者様」という宛名になります。「〇〇株式会社 人事部御中 ご担当者様」とは書かないので注意してくださいね。
また役職がついている場合は、役職の後ろに様をつけることはしません。
例えば人事部山田太郎部長に送るのであれば、山田太郎部長様ではなく山田太郎部長となります。ただし、〇〇株式会社 人事部部長 山田太郎様というように、役職名が名前よりも先に来る場合は様をつけます。
一般的には役職名は名前の前に書きますので、肩書きのある人に書類を送る時は、肩書き→名前→様という順番で書きましょう。
封筒の宛名は横書きではなく、縦書きが正解
一般的にビジネスで書類を送付するとき、宛名は縦書きがルール。そのため、就活で書類を送付するときの宛名は、縦書きで記載するようにしましょう。
切手を左上に貼って、住所→会社名→部署名→肩書き→名前→様の順番で記載します。個人あてではない場合、部署名→御中としてくださいね。
できるだけ丁寧な文字ではっきりと見やすく書くように心がけましょう。番地は漢数字で書きます。封筒の裏には、自分の住所と名前を忘れずに記載してください。
書類はどこで買えばいい？
会社へ書類を提出する際、準備が必要なものには履歴書や封筒があります。
会社があらかじめ書類を指定している場合は、その履歴書や返信封筒を使えば問題ありません。
もし、会社の指定がなく就活生自身で準備が必要な場合は早めに入手しましょう。
履歴書や封筒が売っている主な場所は、コンビニエンスストア、文房具屋、ネットの通販サイトなどです。
また、履歴書はネットからもダウンロードできます。
どの方法で入手するのが良いか、それぞれの入手方法をチェックしてみましょう。
コンビニ
コンビニエンスストアは一通りの商品が揃っていて、履歴書、封筒ももちろん購入できます。
コンビニのメリットはいつでもお店が開いていて、街のあちこちにお店があるので、思い立った時にすぐ買いに行けるところです。
夜間に書類を準備したい時、または書き損じができて今すぐ新しい履歴書や封筒がほしい時、いつも身近でお店を営業しているコンビニの存在はありがたいですね。
またコンビニにはペン、のり、郵送に必要な切手も販売しているので、コンビニで書類の提出に必要な道具を買い揃えることができ、忙しい時には重宝します。
一方、コンビニには、履歴書や封筒の種類や品数が少ないというデメリットもあります。
買えずにほかのお店に行き直す……といったパターンも頭に入れておきましょう。
文房具屋
文房具屋は文房具の専門店だけあって、履歴書や封筒も品揃えは豊富です。
書類を提出するまでに時間の余裕がある場合は、ぜひ文房具店で購入することをおすすめします。
履歴書や封筒にはさまざまな種類があります。
履歴書のサイズ（A4、B5）や用途にこだわって選びたいならば、文房具店の履歴書をチェックしましょう。
就活で会社に書類を提出する際は白封筒を使うのですが、普段は茶封筒を利用することが多いので、自宅に茶封筒のストックはあっても白封筒はないという人も多いでしょう。
文房具店なら「行ったけど置いてなかった」ということもなく、的確な封筒が入手できます。
また、どの履歴書や封筒を選べば良いかわからない時、文房具店なら店員さんに教えてもらえるところも心強いです。
ネット
最寄りのお店よりも通販サイトのほうが種類が豊富で安く購入できる場合もあります。
ただ、注文してから配達されるまでに日数がかかる、送料が必要になる、などのデメリットにも注意が必要です。
通販を利用する場合は、日にちに余裕を持って注文し、送料や手数料を確認したうえで購入しましょう。
また、履歴書はネットで無料のテンプレートが多数公開されています。
ネットで検索して好みのテンプレートが見つかったら、パソコンにダウンロードして履歴書が作成できます。
プリントアウトしてから手書きしますので、お手元のプリンターや大学・コンビニなどで有料のプリンターを利用する必要があるのです。
書き損じても、またプリントアウトすれば良いので、安心して履歴書が作成できるメリットもありますね。
返信用封筒やはがきの書き方と訂正のポイント
企業から書類が送られてきた後に、返信用封筒やはがきを提出するという場面も出てくるかもしれません。この場合、宛名は先に印字されているはずです。何も変えずにそのまま提出してしまうとビジネスマナー違反になってしまうので注意しましょう。きちんと敬称をつけて返信するようにしてくださいね。
「宛」や「行」という記載がある場合
人事部宛、山田行、など、宛や行という文字が書いてある場合は、その文字の上に二重線を書いて訂正してください。そして、部署などの組織宛であれば御中、個人宛であれば代わりに様を記載します。
「係」や「チーム」という記載がある場合
宛先が、係やチームと記載されている場合は、部署の名前ですので、訂正する必要はありません。この文字の後ろに、御中と記載するようにしてください。
見落としがちな、書類送付時のポイント7選
履歴書や自己PRを書き終えて一息ついている方は、最後までミスがないよう油断しないでください。せっかく頑張って書いた書類ですから気持ちよく見てもらえるように、書類を送付する時にはついつい見落としがちなポイントを7つお伝えします。
書類を出す前に、これらをぜひ確認してみてください。少しの注意で、あなたの書類が採用担当者に与える印象は変わりますよ。
書類に折り目やよれがついてないか
あなたの書類は、ぐちゃぐちゃに曲がったり折り目がついたりしていませんか。何日もかけて真剣に履歴書を書いていると、いつのまにか書類の端が折れてしまっていることがありますよね。
せっかく書いたものだし、少しくらいいいだろうと思っていませんか。その気持ちは採用担当者に伝わってしまい、何事にも適当な人と思われてしまうかもしれません。提出書類は、折り目やヨレなどがないよう綺麗に扱うようにしましょう。
提出書類をクリアファイルに入れたか
せっかく綺麗に作った書類も、紙のまま封筒に入れると、郵送の途中で折れ曲がってしまう可能性があります。書類は必ず綺麗なクリアファイルに入れてから、封筒に入れるようにしましょう。ファイルも、大学で使い古したファイルではなく、新品のファイルを使うようにしてくださいね。
書類に誤字脱字はないか
誤字脱字をなくすことが基本だと分かっているとは思いますが、自分で読み返しただけでは、どうしても見落としが発生しやすいです。必ず家族や友人に協力をお願いして、チェックしてもらいましょう。自分の書いた文章を見せるのは恥ずかしいと思うかもしれませんが、就職活動の成功のためには必要なことですよ。
下書きの鉛筆は綺麗に消えているか
書類を作成するときには、まず鉛筆で下書きをしてその上で清書するという方もいます。特に就活の書類の場合は、丁寧に書くように気を付けているはず。この場合、きちんと鉛筆の線が消えているかよく確認してください。時々うっすらと鉛筆の線が残っていて書類が汚く見えてしまうことがありますよ。
写真はきちんと張り付けられているか
履歴書には写真を添付する場合が多いですが、写真が剥がれかかっていないか確認してください。粘着力の弱いノリを使うと、いつのまにか剥がれてしまうかもしれません。採用担当者は、一度にたくさんの書類を扱っています。あなたの大切な写真がどこかに行ってしまわないよう、必ず粘着力の強いのりやテープで剥がれないように写真を貼り付けてください。
宛名と中身があっているか
就活をしていると、一度にいくつもの会社に書類を送るという場面が出てくる方もいますよね。書類の提出に追われていると、うっかり別の会社宛の書類を同封してしまったという事態が起こりかねません。書類の宛名と中身があっているか、出す前に必ずもう一度確認しましょう。
切手の料金は足りているか
同封する書類の量によって、郵便料金は変わってきます。きちんと料金を調べずに切手を貼ると、料金不足という形で企業に届いてしまうことがあります。受け取った企業は、きっちりと料金を調べることができない人という認識をあなたに持ってしまうかもしれませんよ。できるだけ、郵便局の窓口に出向いて確認してから送付するようにしましょう。
まとめ
就活書類を送付する際には、これで本当に問題がないか不安になることも多いですよね。でも、マナーをきちんと押さえておけば、それほど心配することはありません。
会社や組織に対して書類を送付するときは、「御中」。採用担当者などの個人宛に出す場合は「個人名+様」を宛名にしてください。
返信用封筒や返信用はがきを受け取っている場合、「宛」や「行」という文字が書かれていれば、二重線で消して、「御中」や「様」と書きます。また、「係」や「チーム」と書かれている場合は、その後ろに御中をつけて提出するようにしてくださいね。
書類を送付するときは、最終チェックとして、書類が折れてないかなど7つのポイントを確認してみてください。就活書類の送付は、マナーが分かっておらず誤った対応をしてしまう就活生が多くいます。
この部分をきっちり抑えておくことで、良い印象を採用担当の人に与えることができますよ。
