「これで合ってる?」知っておきたい就活における郵送マナー

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就活で書類を郵送する機会は多い

就活において、エントリーシートや履歴書など、企業へ書類を郵送する機会は意外と多いです。郵送する際には、様々なビジネスマナーが必要とされます。それらのマナーを守らずに書類を郵送してしまうと、「ビジネスマナーを理解していないのだな」と担当者の方からマイナスの評価を受けてしまう可能性があります。企業は社会人として自社に貢献してくれる人材を求め、採用活動を行っています。社会人としてのマナーが守れていないと、その人材は企業にとって魅力的には映らないのです。

以下、郵送マナーとして特に気を付けるべきポイントを3つ紹介しています。就活における郵送マナーは今後社会に出てからも多くの場面で活かすことの出来るスキルです。今のうちにこれらをしっかりと身につけ、周りの人より一歩前に踏み出せるようにしましょう。

ポイント①添え状の作成

一つ目のポイントとして添え状を作成し、書類と併せて添付し、郵送することが挙げられます。添え状とは、差出人の情報や、封入している書類に関して書かれているものです。添え状がない状態で書類を郵送すると、担当者の方は中身をいちいち確認しなければなりません。添え状を併せて送ることで、封入されている書類に関し担当者の方が即座に理解することが出来るようになるのです。このように、相手に配慮し、行動することは社会人として重要なスキルです。

ポイント②クリアファイルの利用

書類を封入する際には必ずクリアファイルを利用するようにしましょう。封筒は紙で出来ています。郵送している最中に何かの拍子で封筒が汚れてしまう可能性があります。雨が降っていれば、封筒が濡れてしまうことも考えられます。そのような際、直に封筒へ書類を入れていると、中の書類まで汚れてしまう恐れがあるのです。書類が汚れてしまい、読みづらくなってしまうと担当者の方の心証も損なってしまう可能性があります。

書類一式をクリアファイルに入れ、その上で封筒へ封入することでこのような事態を防ぐことが可能になるのです。書類をきれいな状態で届けるための配慮も社会人として必要とされる能力です。せっかく苦労して作成した書類が、郵送中に付着した汚れのせいで思わぬ減点を受けてしまってはもったいないです。書類を封入する際にはクリアファイルを活用することを徹底しましょう。

ポイント③修正できないペンを用いる

書類、封筒の記入は必ず油性のボールペン、油性のマジックペンで行うようにしましょう。鉛筆や消せるペンは誤字脱字があった際に非常に便利なものです。そのため、「書き間違えた時に書き直すのも面倒だから消せるペンで書こう」と考えてしまう就活生もいます。

しかし、公的文書を作成する際には、修正の出来ないペンで作成することが社会人としてのマナーです。郵送の最中に他の郵送物と擦れ、その結果封筒に書かれた文字が霞んでしまう可能性もあります。確実に郵送物を担当者へ届け、文字のかすみや滲みなどのない状態で書類を見てもらうためにも、書類、封筒の作成に関しては、修正の効かないペンを用いて行うことが望ましいのです。

最後に

ここまで書類を郵送する際に特に大切だと思われるポイントを紹介してきました。添え状などはあまり馴染みがなく、最初のうちは戸惑うかもしれません。重要なことは書類を読んでもらう担当者の方への気遣いが出来ているかどうかです。「文字が滲んだら読みにくく感じるだろうな」「書類だけ封入されていては、中身を確認するのが面倒に感じるだろうな」と担当者の立場に立って考えれば、これらのポイントは自ずと見えてくるものです。郵送物を送る際には常に相手の立場に立ち、相手に気持ちよく書類を読んでもらえるよう気遣いを欠かさないようにしましょう。

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