インターンシップ辞退をメールで連絡する場合の件名とその他のポイント

インターンシップへの参加を申し込み合格したあとで、都合が悪くなり参加できなくなることもあります。

病気になったり他の会社の面接と重なったりするなどさまざま理由が考えられます。

その場合は速やかに連絡して辞退を申し入れる必要があります。

その際、印象が悪くならないように、謝罪やお礼をすることやメールで連絡する場合には件名の工夫も必要です。

そこで、インターンシップ辞退の連絡方法とメールの件名や内容など、注意すべきポイントを紹介します。

インターンシップ辞退と就活への影響

インターンシップには、職場の雰囲気がわかり仕事を具体的にイメージできるようになるなどのメリットがあります。

しかし、インターンシップに合格しても第1志望の会社の選考などと重なった場合は、辞退せざるを得ない事態になることもありえます。

そこで心配なのは、インターンシップを辞退した場合の就活への影響です。

辞退した会社の就活に悪影響が出るようであれば、辞退するかどうか迷ってしまうでしょう。

インターンシップを行っている会社は、辞退があればあまり良い気はしないはずです。

それでも、就活生はさまざまな会社に対して就活していることは理解していますので、一定の辞退は覚悟しています。

本選考に悪影響が出ることはほとんどないでしょうから、それほど心配する必要はありません。

ただし、辞退の仕方には注意が必要です。

そもそも辞退して良いのか?

インターシップは人気が高く、企業によっては実際の就活で内定を得るよりも高倍率のケースもあります。

選考を通過してインターンシップができることになったのに、そもそも辞退し良いのか悩まれるかもしれません。

インターシップに参加したかったのに選考に落ちてしまった方もいるわけですし、インターンを受け入れる企業としては、インターシップを行うためにさまざまな準備をスタートしています。

できれば、辞退はしないようにしたいものです。

しかしながら、どうしても辞退したい理由や事情が生じることもあるでしょう。

インターンに参加できない事情や、自分が考えていた当初の目的を達成できなくなる場合にはインターンを辞退することもやむを得ません。

辞退をするベストなタイミング

辞退をするうえで、ベストなタイミングはあるのでしょうか。

タイミングはとにかく早いほうが良く、辞退を決めたならすぐに連絡を取りましょう。

なぜなら、インターンシップを行うために企業は着々と準備を進めています。


企業がインターンを迎え入れるために行う準備を無駄にしないためにも、できる限り早いほうがベストです。

1人のインターンを受け入れるために、多くの人材が動き、時間をかけていることを念頭に置きましょう。


早めに連絡を取ることで、場合によってはほかの学生にチャンスが回るかもしれません。


欠員の補填を行うケースもあるので、やはり早めがベストです。

もっとも、急な体調不良などで参加できなくなる場合もありますので、最悪の場合は当日になるかもしれませんが、その場合はメールではなく電話ですぐに連絡を入れるようにしましょう。

インターンシップを辞退する場合の連絡方法

20_59_2_34685251 インターンシップを辞退する場合は、受け入れ先の会社に対して連絡を入れる必要があります。

連絡なしで欠席してしまうと、会社は悪い印象を持ちますので避けるべきでしょう。

連絡する場合はまず電話連絡をするのが基本です。

メールで送っても担当者はすぐに確認できない可能性もあります。

辞退される会社の都合も考えて、まずは速やかに電話で連絡することがポイントです。

その後、メールでも連絡を入れます。

口頭での連絡だけでは確実とはいえませんので、文書での連絡も欠かせません。

メールでも連絡する場合は、すでに電話で辞退を申し入れて了承されたことを明記し、受け入れてくれたことに対するお礼と辞退に関する謝罪の内容も記載します。

インターンシップ辞退のメールの件名

インターンシップ辞退のメールを送る場合は、メールの件名の書き方には2つのポイントがあります。

1つは、インターンシップ辞退に関するメールであることが一目でわかる件名を付けることです。

受け入れする人事担当者は毎日多くのメールを処理しています。

件名で処理する優先順位を決めていることも珍しくありません。

そのため、件名で内容を判断できるように配慮することが大切です。

「すみません」などの件名は避けましょう。

もう1つは、辞退をメールでいきなり申し込んでいるのではないことが件名からわかるようにすることです。

「ご連絡いたしましたインターンシップ辞退の件」など、すでに連絡が入っている件の確認であることを明記すると、担当者も安心してメールを開くことができるはずです。

断る理由の例

インターンに応募する際は自分なりに目的を持ち、その業界や企業を理解したいと考えて応募したはずです。

そのため、インターンを辞退する場合には、それを断念しても良いだけの理由や事情が必要ではないでしょうか。

なんとなく面倒になったから、やる気がなくなったなどの消極的な事由ではなく、やむにやまれぬ事情や理由を挙げて、丁重にお断りすべきです。

第一志望と重なった

インターンは志望している業界や気になっている企業などを、現場で実際に確認するチャンスです。

その後の就活の方向性にも影響し、入社後のミスマッチを防ぐためにも重要な機会になります。

そのため、インターンに複数応募して複数の企業でチャンスを得る方も少なくありません。

ですから、第一志望のインターンと時期が重なってしまうと、第一志望を優先させたい気持ちはわかりますし、第一志望のインターンに参加するのがベストな選択でしょう。

とはいえ、就活ではインターンを断る企業にも、保険的に内定を得ようとエントリーする可能性もあります。

第一志望と重なったからと事実を伝えるのではなく、「大学のゼミの合宿と重なってしまい、やむなく辞退させていただきます。

」など、大学関連の行事など学生の本分を優先しなくてはならない事情を伝えるのが無難です。

体調が良くない

本当に体調が良くないなら仕方ありませんが、第一志望のインターンの時期と重なったのを隠すために、体調不良を理由に辞退するのは避けたほうが無難です。

就活でその企業にエントリーする可能性があるなら、なおさら避けましょう。

学生の若さで体調不良でインターンができない、しかも、かなり前の時期から言ってくるとなれば、体力面や健康面に不安があるとみなされ、入社しても活躍できないと内定を得られない可能性が高まるためです。

一方、インターンを辞退するだけでなく、エントリーする気もないなら、無難な理由とも言えます。

企業側も、体調が良くないのに無理に出てこいとは言えません。

たとえば、「不注意で骨折してしまい、松葉づえが必要で、思うようなインターシップができず、御社にもご迷惑をおかけするので辞退させていただきます。

」といった辞退理由を伝えましょう。

方向性が変わった

方向性が変わった際は、それをしっかり伝えることで誠意が伝わります。

インターンの選考で、業界選びや職種で迷っているので、業界について知りたいといった理由を挙げていた方などなら、その後に自分が興味を持てる業界や職種が見つかるということもあるはずです。

まったく方向性が違ってしまったのに、無理にインターンに行っても自分の時間を無駄にしてしまうことになります。

また、インターシップへの意欲やモチベーションも低下しているため、受け入れる企業側にも迷惑です。

そのため、はっきりと伝えるほうが誠意につながります。

「せっかくチャンスをいただきましたが、その後、業界研究や企業研究を深めた結果、志望する方向性が変わったため、申し訳ございませんが辞退をさせていただきます。

」といった文面で伝えましょう。

家庭の事情

家族が倒れるなどして看病の必要や介護が必要になった場合や突然亡くなられて精神的にダメージが大きく、インターンに参加しても期待する成果を出せないと考えるのであれば、それをストレートに伝えれば問題ありません。

一方、ほかに理由が思いつかず、カムフラージュとして断る理由にしたい方もいることでしょう。

ご自身の体調不良と異なり、家庭の事情が解消すれば問題なく働けるので、就活ではエントリーする予定があっても、使える理由です。

もっとも、嘘だなとバレやすい理由でもあるので、あまり余計な説明を加えないほうが無難です。

「大変申し訳ございませんが、家庭の事情により辞退させていただきます。

」とシンプルに伝えましょう。

個人情報保護が重視される時代に、プライベートな問題を根掘り葉掘り尋ねられる心配はありません。

インターンシップ辞退のメールに関するその他のポイント

20_60_3_17253139 インターンシップを辞退するメールを送る場合は、件名以外のメールに関するビジネスマナーを守ることも大切です。

まず、相手先の会社名を正式名称で記載したうえで担当者の部署名、氏名を書きます。

その次に、自分の大学名や氏名も書いて誰からのメールであるかを明記します。

さらに、すでに電話で連絡したインターンシップ辞退に関するメールであることと、インターンシップ参加を認めてくれたお礼、辞退することに対する謝罪を簡潔に記載することもポイントです。

理由を書く場合も長くならないに気をつけましょう。

理由は正直に書くこともポイントです。

病気になった、ほかの会社の面接などと重なったなど、誠意を持って表現するように心がけましょう。

就活サービスを活用しよう

インターンシップ辞退は、やり方によっては受け入れを決めた会社に対して悪い印象を残してしまうリスクがあります。

本選考に影響がでないように、対処法についてジョブコミットの就活サービスを活用してプロのアドバイスを受けることをおすすめします。

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