インターンシップ辞退をメールで連絡する場合の件名とその他のポイント

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インターンシップへの参加を申し込み合格したあとで、都合が悪くなり参加できなくなることもあります。病気になったり他の会社の面接と重なったりするなどさまざま理由が考えられます。その場合は速やかに連絡して辞退を申し入れる必要があります。その際、印象が悪くならないように、謝罪やお礼をすることやメールで連絡する場合には件名の工夫も必要です。そこで、インターンシップ辞退の連絡方法とメールの件名や内容など、注意すべきポイントを紹介します。

インターンシップ辞退と就活への影響

インターンシップには、職場の雰囲気がわかり仕事を具体的にイメージできるようになるなどのメリットがあります。しかし、インターンシップに合格しても第1志望の会社の選考などと重なった場合は、辞退せざるを得ない事態になることもありえます。そこで心配なのは、インターンシップを辞退した場合の就活への影響です。辞退した会社の就活に悪影響が出るようであれば、辞退するかどうか迷ってしまうでしょう。インターンシップを行っている会社は、辞退があればあまり良い気はしないはずです。それでも、就活生はさまざまな会社に対して就活していることは理解していますので、一定の辞退は覚悟しています。本選考に悪影響が出ることはほとんどないでしょうから、それほど心配する必要はありません。ただし、辞退の仕方には注意が必要です。

インターンシップを辞退する場合の連絡方法

20_59_2_34685251 インターンシップを辞退する場合は、受け入れ先の会社に対して連絡を入れる必要があります。連絡なしで欠席してしまうと、会社は悪い印象を持ちますので避けるべきでしょう。連絡する場合はまず電話連絡をするのが基本です。メールで送っても担当者はすぐに確認できない可能性もあります。辞退される会社の都合も考えて、まずは速やかに電話で連絡することがポイントです。その後、メールでも連絡を入れます。口頭での連絡だけでは確実とはいえませんので、文書での連絡も欠かせません。メールでも連絡する場合は、すでに電話で辞退を申し入れて了承されたことを明記し、受け入れてくれたことに対するお礼と辞退に関する謝罪の内容も記載します。

インターンシップ辞退のメールの件名

インターンシップ辞退のメールを送る場合は、メールの件名の書き方には2つのポイントがあります。1つは、インターンシップ辞退に関するメールであることが一目でわかる件名を付けることです。受け入れする人事担当者は毎日多くのメールを処理しています。件名で処理する優先順位を決めていることも珍しくありません。そのため、件名で内容を判断できるように配慮することが大切です。「すみません」などの件名は避けましょう。もう1つは、辞退をメールでいきなり申し込んでいるのではないことが件名からわかるようにすることです。「ご連絡いたしましたインターンシップ辞退の件」など、すでに連絡が入っている件の確認であることを明記すると、担当者も安心してメールを開くことができるはずです。

インターンシップ辞退のメールに関するその他のポイント

20_60_3_17253139 インターンシップを辞退するメールを送る場合は、件名以外のメールに関するビジネスマナーを守ることも大切です。まず、相手先の会社名を正式名称で記載したうえで担当者の部署名、氏名を書きます。その次に、自分の大学名や氏名も書いて誰からのメールであるかを明記します。さらに、すでに電話で連絡したインターンシップ辞退に関するメールであることと、インターンシップ参加を認めてくれたお礼、辞退することに対する謝罪を簡潔に記載することもポイントです。理由を書く場合も長くならないに気をつけましょう。理由は正直に書くこともポイントです。病気になった、ほかの会社の面接などと重なったなど、誠意を持って表現するように心がけましょう。

就活サービスを活用しよう

インターンシップ辞退は、やり方によっては受け入れを決めた会社に対して悪い印象を残してしまうリスクがあります。本選考に影響がでないように、対処法についてジョブコミットの就活サービスを活用してプロのアドバイスを受けることをおすすめします。
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