返信の際に件名は変える?インターンシップにおけるメールのマナー

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インターンシップは志望企業の実際の仕事内容や雰囲気を確認できる、貴重な機会といえます。就活の要としてインターンシップに申し込もうと考えている就活生も多いのではないでしょうか。インターンシップに参加する際に、企業と連絡を取り合うツールとしてはメールの利用が多く見られます。企業とメールでやりとりをする際は、きちんとビジネスマナーを守ることが肝心です。家族や友人に送るメールと同じ感覚でいると、マナー違反になる可能性があるので注意しましょう。ここでは、ビジネスシーンにおけるメールのマナーや注意するべきポイントを紹介します。

メールはいつまでに返信するべき?

ビジネスシーンにおいて、メールは欠かすことのできない重要な連絡ツールの一つです。メールは気が向いたときに返信すればいいと気楽に構えている人もいるかもしれません。しかし、企業は説明会や面接などと同様に、メールのやりとりでも就活生の常識やマナーを細かくチェックしている可能性があります。したがって、インターンシップに関するメールの返信には気を抜かずに、誠実に対応することが重要です。企業からメールが届いたら早急に内容を確認し、返信は1日以内に行いましょう。ビジネスシーンでは、メールへの返信は1日以内に行うことがベターです。特にインターンシップの日程調整や連絡事項についてのメールは、返信が遅くなると熱意ややる気が足りないという印象を与えかねません。マナーを守るというという意味合いだけではなく、スピーディな返信は企業への関心の高さをアピールする要素になります。ビジネスメールのやりとりは、迅速かつ丁寧に行うことがベストだという認識を持ちましょう。

返信する時間帯について

18_53_2_23828084 企業に返信する際に、メールを送る時間帯が気になる就活生もいるでしょう。メールは基本的にどの時間帯に返信しても問題がないと考えている企業が多く見られます。ただ、真夜中に返信すると、不健康なイメージを与えてしまう恐れがあります。朝や昼間に返信を行い、夜遅くの返信は避けたほうが健康的なイメージにつながりやすいでしょう。可能であれば、企業の営業時間内に返信を行うことがベストです。営業時間内に返信することで、担当者がスムーズに内容を確認できたり、インターンシップに関する予定調整などが行いやすくなったりするメリットがあります。このような配慮を行うことで企業や担当者に気遣いが伝わり、好印象を与えやすくなることもポイントです。

件名にはどのようなことを記入して返信すればいいの?

メールを返信する際の件名には、内容を想像できる言葉を記入するのがベストです。企業の担当者の元には取引先や就活生から多くのメールが届き、忙しい時間を割いて対応をしています。メールの件名に用件や氏名を記入しておくことで、担当者がメールを開封しなくても内容を一目で把握しやすくなります。それから、氏名だけではなく大学名と学部も忘れずに記入しておきましょう。以上の4つの項目を件名に記入しておくことで、担当者がメールを確認する際の負担を軽減させられるはずです。また、就活生のなかには件名に感謝の気持ちやあいさつを記入する人も見られますが、これらの言葉は内容がわかりにくいため避けたほうが無難です。感謝やあいさつの言葉を伝えることは大切ですが、件名に記入する内容としては適していません。これらの言葉はメールの本文で伝えるといいでしょう。

知っておきたい!返信時に気をつけるポイント

18_54_3_10291219 メールの返信に適した時間や件名に続いて、注意しておきたいポイントをおさえておきましょう。企業に返信する際に、特に注意したいのが誤字や脱字についてです。メールの内容に誤字や脱字が多いと、ミスが多く注意力散漫な印象を与えてしまいます。メールの内容は送信する前に必ず見直しを行い、誤字や脱字がないか確認をしておきましょう。見落としがちなポイントとしては、企業や担当者の漢字が間違っていたり、株式会社を省略して記入してしまったりすることが挙げられます。社名や担当者の漢字は正しく変換できているのか、また株式会社を(株)などと省略していないか、内容を隅々までチェックしておきましょう。それに加えて、本文は適度に句読点を打つことや、改行を入れることも大切です。句読点や改行のない連続した文章は、読みにくさを感じさせます。バランスを見ながら句読点や改行を入れることで、読みやすい文章を作成できます。

ビジネスメールはマナーが重要!気持ちの良いやり取りを

ビジネスメールに関するマナーは、就活シーンに限らず社会人として身につけておくべき大切なものです。返信をする際のポイントは、相手を思いやる気持ちを持つこと。返信のスピードや時間帯、件名といった細かい配慮を心がけ、気持ちよくコミュニケーションが取れるように心がけましょう。
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