インターンシップを欠席しなければいけなくなった!そんなときのメールの書き方とは?

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"貴重な就業体験ができるインターンシップは、就活生にとって重要なイベントです。そのため、本来なら欠席はなるべく避けたいところですが、どうしても体調が優れなかったり身内に不幸があったりなどして、やむなく欠席しなければならなくなることもあるでしょう。そんなとき、インターンシップに参加する予定だった企業や団体などに、欠席する旨を伝える必要があります。そこで、ここではインターンシップを欠席する場合のメールの書き方について詳しく解説していきます。

メールでは先方に失礼?

結論からいえば、インターンシップへの参加を受け入れてくれた企業や団体などに欠席を伝える際、メールでの報告だけでは失礼にあたる可能性があります。咳が止まらない、声が出ないなどの理由がない限り、電話とメールで欠席を通知するのが賢明です。特に、当日に欠席を伝えるような場合は、できるだけ早く(深夜や早朝など先方の迷惑になる時間は避けて)電話で現状を報告しましょう。電話で取り急ぎ欠席を伝えてから、改めてメールで詳しい欠席理由や謝罪の言葉をしたためます。また、先方の会社のシステム上に欠席の手続きに関する項目があるようなら、電話をする前にそちらを利用して欠席の意志を通知します。もちろん、そのあと電話とメールによる報告も合わせて行います。

欠席を伝えるメールを書くポイント

17_50_2_29929607 最初に注意したいのがメールの件名です。申し訳ないという気持ちを伝えるのはあとにして、メールの内容をシンプルに表した件名にしましょう。例えば「インターンシップ欠席に関する緊急連絡」などとして、ひと目見ただけでメールの内容をある程度読み取れるようにするのがコツです。そして、どれだけ急いでいたとしても、ビジネスメールとしてのマナーに沿った書き出しを忘れないようにしましょう。文頭で先方の会社名・部署名・役職名・氏名などを記入し、次に自分の大学名・学部名・氏名などを書きます。それから、参加予定だったインターンシップを欠席する旨を伝え、欠席理由の詳細を明記します。続いて、先方に対する謝罪の気持ちを綴り、「まことに勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます」などの言葉でまとめます。「欠席してもよろしいでしょうか」というような、相手に許可を求める文章は避けましょう。また、メールのみでの通知の場合、メールでの欠席報告になってしまったことに関しても謝罪しておくのが無難です。最後に署名を添付して再び身分を明らかにしておきます。

欠席報告メール例文

件名:インターンシップ欠席に関する緊急連絡 株式会社○○ 商品開発部課長○○様 お世話になっております。 本日インターンシップに参加する予定となっておりました○○○大学○○学部○年○○○○と申します。 申し訳ないのですが、身内に不幸があったため、本日のインターンシップは欠席させていただきます。貴重な機会を与えていただいているにもかかわらず、大変申し訳ございません。まことに勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。 本来なら直接伺うか電話でご連絡すべきところですが、帰郷の都合で時間が取れず、メールでの報告となってしまいました。重ねてお詫び申し上げます。 ○○○大学 ○○学部○○年 ○○○○(氏名)

欠席すると就活に影響はある?

17_51_3_31356478 インターンシップを欠席した場合、もちろん休まず参加することに比べれば、いくらか担当者からの印象が悪くなる可能性はあります。とはいえ、やむを得ない理由での欠席であれば、大きく評価が下がるということはないでしょう。ただし、インターンシップの期間のほとんどを欠席してしまうようなケースでは、さすがにイメージダウンは避けられません。また、ある程度余裕を持って欠席を報告するのと、当日の朝に突然欠席を伝えるのとでは、担当者に与える印象も違ってきますどんな理由による欠席であれ、就活になんらかの悪影響を与える可能性があるという覚悟を持っておいたほうがいいでしょう。そのため、謝罪の気持ちを伝えるメールは重要となります。

ビジネスマナーに則って誠意ある謝罪メールを送ろう!

インターンシップを欠席する際は、電話とメールで報告するのがマナーです。とりわけメールは欠席による悪い印象をカバーするために、重要な役割を果たしてくれます。どうしてもインターンシップを欠席しなければいけないというときは、ビジネスマナーに則ったメールで謝罪の気持ちを真摯に伝えて、イメージの回復を図りましょう。"
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