厳しい就活の末に内定を獲得すると、次のステップに進むことができます。
内定決定後に就活生が最初に行う作業は、内定承諾書の送付です。
これから社会人になるにあたって、ひいてはその会社の一員になるにあたって失礼があってはいけない重要な局面です。
そんな内定承諾書を送付する際、どうすれば失礼でないかという点を中心に、内定承諾書について詳しくご紹介していきます。
内定承諾書の役割
内定承諾書を送付する上で、先ずはその意味を説明していきます。
万一にでも、内定承諾書が一体何なのかを知らずして送付するような事態があっては大問題です。
内定承諾書は字の如く、その企業の内定を受けた旨を承諾する書類です。
つまり、大学卒業後にその企業で働くことに納得した、受け入れたという意思を伝える書類です。
企業によっては「内定誓約書」という風に書かれていることもありますが、役割としては内定承諾書と全く同じです。
承諾書、誓約書を書かせて捺印させることによって企業としては、内定を与えた学生を囲い込む狙いがあります。
それ故、内定承諾書を送付した時点で企業側はその学生があなたたちの会社で将来的に勤めるものだと認識しますし、学生側としても余程のことがない限り、内定承諾書を送ったらその企業で働くのが当たり前です。
ですが実際には承諾書、誓約書という風に書かれていても法的に明確な拘束力があるわけではありません。
通常であればするべきことではありませんが、もしも家族の事情、どうにも避けることのできない本当に緊急の事情によって内定承諾書を送付した後に内定を辞退したい、ということになったら、できる限り早めにその旨を企業担当者側に伝えるようにしましょう。
内定承諾書を送付する際には添え状を付ける
内定承諾書を送付する際には、添え状を一緒に送ることを忘れてはいけません。
これは内定承諾書に限った話ではなく、入社後に社外へ何らかの郵便物を送付する際にも必ず添え状を書くようにしましょう。
取引先に郵便物や書類を送る際に、添え状が抜けていると失礼にあたります。
内定を受けた学生が添え状を仮に忘れたからといって、内定取り消しになるようなことはありませんが、学生のうちから社会人のマナーをしっかり心得ておくと、後々にも生きてくるのは間違い無いでしょう。
添え状とは
添え状とは荷物を送る際にその内容を示す書類のことを指します。
他の会社に荷物や郵便物、資料を送る際や、個人から企業、企業から個人に荷物を送る際にも同封されるものです。
内容物の明記の他に日付や季節の宛先、電話番号、そして時候の挨拶などの簡単な文言が一緒に書かれています。
添え状のテンプレートについてはインターネット上で探すこともできるので、適当なものを見繕ってください。
また、添え状には荷物を送った側と受け取った側の双方が、内容物に漏れがないかを確認するという目的も含まれています。
当然内定承諾書を送る際にも内容物に漏れがあってはいけないので、マナーだけではなくそういった意味も込めて必ず同封しましょう。
封筒にも気を配る
内容物に問題がなければ次に気を使うのは封筒です。封筒に関しても、いくつかのポイントを押さえて選びましょう。封筒選びのポイントは、
- 中身が見えない
- シンプルな色
- 頑丈な作り
- 防水加工がされている
などです。 また、封筒の宛名は正式名称で書き、丁寧な字を心がけましょう。
書類を中に入れる際には、裸ではなくクリアファイルなどに入れ、上下に厚紙などを入れると傷つきにくいです。
受け取った人が最初に見るのは書類そのものではなく、封筒や、そこに書かれている字です。
当然丁寧な字で綺麗に梱包された書類であれば、担当者の印象も良く、送った書類も丁寧に扱ってもらえるはずです。
こういった細かな気配りが、会社同士の付き合いや会社と個人の付き合いを良好なものにしている、ということを学びながら内定者承諾書を作成してみてください。
終わりに
内定書承諾書の送付手続きをする際には、今回挙げた点を意識してみてください。
学生側から企業に送る最初の重要書類となりますので、字は丁寧に書けているか、納品物に漏れはないか、添え状はつけているかなどを、送る前に今一度確認してみてください。
