就活での面接をキャンセルしたい!メールでキャンセルは可能

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面接をキャンセルする必要があるときにはメールで辞退することが可能です。実は、就活における面接のキャンセルはそれほど特別なことではないため、繁忙期であればキャンセルメールはむしろ多くなります。キャンセルするときは、辞退する旨を的確に伝えることが何よりも大切です。マナーをきちんと守っておけば相手を不愉快にさせることはありません。そこで、今回は面接をキャンセルするときのメールの送り方やポイントについて紹介していきます。

面接をキャンセルする前に知っておきたいこと

面接をキャンセルするときに電話かメール、手紙を使うかで迷う人は多いでしょう。基本的に、面接を辞退するときにはメールで十分といわれています。ただし、面接を辞退するのが当日である場合にはメールではなく、電話を使う必要があります。当日になってしまったときは、辞退する旨をできるだけ早く伝えることが重要なので、電話で直接伝えるようにしましょう。就活性の中には失礼にならないように手紙で連絡しようと考える人がいますが、手紙を使ってお詫びする必要はありません。むしろ、手紙だと相手に届くのに時間がかかってしまうので、メールや電話で断りを入れるのが適切です。一番良くないのは無断でのキャンセルです。無断で行えば担当者が大学に連絡を入れる可能性もあります。信頼を損なわないためにも必ずキャンセルの連絡は入れましょう。

キャンセルメールを送るときの件名とあいさつについて

1910_1_98 (2) キャンセルメールを送るときに重要となるのは件名です。担当者に面接を辞退することをすぐにでも知ってもらうためには、面接をキャンセルするという内容にしなければいけません。就活性がやりがちなのがお詫びの気持ちを伝えようとして「申し訳ありません」だけの件名になってしまうことです。お詫びよりも先に内容を伝えることが先決なので、「面接辞退のご連絡」といったように分かりやすい件名にしましょう。その後に、大学名と名前を入れるとより伝わりやすくなるでしょう。件名を決めたら次は本文ですが、本文の前に担当者の会社名・部署・名前を書くのがマナーです。そして、大学名・学部・名前を名乗って挨拶文を書きます。挨拶文は面接の連絡のお礼を書くのが一般的です。

キャンセルメールを送るときの本文と締めの書き方について

本文は、キャンセルする旨を冒頭に持ってきます。「この度は、面接に伺う約束でしたが、○○(辞退理由)により、面接を辞退させて頂きたくご連絡しました」が一般的です。辞退理由は「一身上の都合」や「諸般の事情により」などぼかしても構いません。キャンセルすることを書いたら、丁寧にお詫びをします。まずは時間を割いて選考してもらったのに面接を受けることができないことに対して、次にメールで連絡をすることに対して重ねてお詫びをします。お詫びをするときは「申し訳ありません」では不十分であるため、「何卒お許しいただきたく~」や「誠に申し訳ございません」といった表現を使うのが適切です。最後は、断りの連絡を入れる際の定型句を使って文章を締めます。文章の最後に会社の発展を願う定型句を使うのが社会人としてのマナーです。

面接をキャンセルしたら辞退理由を詳しく聞かれることはある?

1910_1_98 (3) 一般的に、面接をキャンセルしてもその理由を聞かれるというケースはほとんどありません。電話であれば聞かれる可能性が高くなりますが、メールの場合はキャンセルの理由を書いてあるので、わざわざ聞いてくる企業は少ないです。万が一、メールで理由の返答を求められたときには本当のことを話しても構いません。相手に失礼のない断り方をしていれば、辞退の理由が「他社に内定をいただいたから」だと答えても何も問題はないのです。とはいっても、辞退理由を必ず話さなければならないという義務もないですし、最初のメールで正直に伝える必要はありません。特段理由を聞かれることがなければ「一身上の都合」など無難に答えておくのが正解です。

適切なマナーでスムーズに面接をキャンセルしよう

就活における面接のキャンセルは企業側の好意に反する行為なので、マナーに沿って丁重に断りを入れることが大切です。件名の書き方や本文の前に始まるあいさつ、お詫び、締めの言葉などメールを送るときのポイントを頭に入れてメールを作成しましょう。
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