説明会直前で体調不良になったら?正しいキャンセルの方法

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就活生にとって体調管理は不可欠です。せっかく説明会や面接の予定が入っても、当日に体調を崩したら後悔してしまうでしょう。それでも、どんなに気をつけても突然の怪我や病気に見舞われる可能性はあります。そんなときは無理をせずに、キャンセルするのも一つの方法です。万全ではない状態で就活を行っても実力は発揮できません。ただし、先方への連絡はきちんと済ませましょう。ここでは、体調不良で説明会をキャンセルするときのマナーを解説します。

体調不良の連絡は電話がいい?

体調不良で説明会を欠席する際は必ず担当者に連絡を入れましょう。不調を自覚し「これでは家を出られない」と思ったらすぐに連絡をします。連絡方法はメールでもかまいません。件名に名前や大学名を入れたうえで、「説明会のキャンセルのお願い」と書くと用件が伝わるでしょう。ただし、前日や当日など説明会まで時間がないときに連絡をするなら電話がおすすめです。直前のメールは担当者に見逃されるリスクがあります。担当者は説明会の準備に追われてゆっくりメールを見る時間がないかもしれません。電話なら確実にキャンセルの旨を伝えられます。メールでキャンセルのお願いをしたのに、「無断欠席するなんて失礼だ」と評価を落としてしまう事態を避けられます。

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説明会を休むときは「お願い」をする

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体調不良などの仕方ない理由があっても、説明会を休むことで企業に迷惑をかける事実には変わりがありません。企業は就活生のために時間を割いて案内してくれていたことを忘れないでおきましょう。突然、「今日は休みます」と連絡が来たら不愉快になるのも当然です。どんな理由であれ、説明会をキャンセルする際には「報告」するのではなく、「お願い」をするように心がけましょう。「報告」と「お願い」の違いは、相手に許可を求める点です。「休みます」と断定するのではなく、「休ませてください」「休んでもよろしいですか」と相手に判断を委ねましょう。もちろん、「ダメだ」と返す企業はまずないでしょうが、担当者への印象が大違いです。謙虚な気持ちで連絡をしましょう。

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説明会キャンセルは「体調不良」にしておくのが無難?

体調不良以外にも説明会をキャンセルする理由はありえます。「他社に内定をもらった」「身内に不幸があった」などの場合は説明会を欠席せざるをえません。ただし、理由を企業に説明するのがややこしいときもあるでしょう。もしも不要な誤解を受けそうなら「体調不良」にしておいてもかまいません。ただし、日程まで間があるのに「体調不良」では不審に思われます。ときには「私事により」にしてもかまいません。企業によっては詳しくキャンセル理由を追求してくることもあります。しかし、深く説明しようとすればするほど、行き違いが生じるリスクが高まります。キャンセル理由は詳しく伝えなくてもかまいません。シンプルにまとめるようにしましょう。

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体調不良で連絡するときの例文

以下は電話で説明会をキャンセルするときの例文です。

お世話になっております。○○大学の○○です。本日は御社の会社説明会、午前の部に参加させていただく予定でしたが、体調不良になってしまいました。まことに申し訳ないのですが、キャンセルさせていただけないでしょうか。また、本日は残念ながら欠席させていただきますが、改めて御社を志望した気持ちは変わりません。今後ともよろしくお願いいたします。

キャンセルをすると「やる気がなくなった」「面倒くさくなった」と誤解を受けがちです。連絡の際には「キャンセルが残念であること」「今後も志望したいと思っていること」も念押ししておきましょう。電話の印象次第では、キャンセルをしても大きく評価は落としません。

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説明会のルールは事前にリサーチ!

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説明会の当日はもちろん、担当者とのやりとりにもルールがあります。就活応援サイト「ジョブコミット」などで事前にリサーチしておくのがおすすめです。肝心な場面でも恥をかかず、ライバルに差をつけられる就活ができることでしょう。

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